Акт о выделении к уничтожению документов – это официальный бланк, фиксирующий решение о том, какие дела и документы подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения. Для предприятий Луганской Народной Республики (ЛНР) важно соблюдать как общероссийские нормативные акты, так и локальные требования, действующие на территории республики. Ниже представлен подробный разбор порядка оформления такого акта, типовые формы и рекомендации по их адаптации под конкретную организацию.
Нормативная база, актуальная для ЛНР
- Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) – «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (приложение № 6 содержит образец акта о выделении документов к уничтожению).
- Инструкция по делопроизводству (утв. Приказом Минкультуры России) – приложение 17 содержит форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Правила работы архивов – приложение 14 также включает типовой бланк акта.
- Локальные нормативные акты ЛНР (например, Постановление Совета Ministers ЛНР «О порядке ведения архивного дела в организациях ЛНР» от 2021 г.) предписывают использовать указанные федеральные формы, адаптируя их под реквизиты предприятия (наименование, ИНН, ОГРН и т.д.).
Таким образом, для предприятий ЛНР достаточно взять федеральный образец акта и заполнить его своими данными, соблюдая при этом требования локального законодательства о сроках хранения и порядке уничтожения.
Структура типового акта о выделении к уничтожению документов
Акт состоит из нескольких обязательных блоков. Ниже представлена типовой макет, который можно скопировать в Word или любой другой текстовый редактор и заполнить под свою организацию.
Шапка документа
Наименование организации ______________________________________________ ИНН _______________________ ОГРН _______________________ Юридический адрес ______________________________________________ АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ № ___________ от «__» __________ 20__ г.
Основание для составления акта
В данном разделе указывают нормативный акт, на основании которого проводится выделение документов к уничтожению (например, приказ руководителя организации, внутренний регламент по архивному делу, перечень сроков хранения).
Основание: Приказ директора № ___ от «__» __________ 20__ г. «Об утверждении перечня документов, подлежащих уничтожению».
Состав комиссии
Комиссия, которая проводит выделение и подписывает акт, обычно включает:
- председателя (руководитель подразделения или ответственный за архив);
- секретаря (специалист по делопроизводству);
- членов – представителей бухгалтерии, юридического отдела, ИТ‑службы (при необходимости).
Таблица с перечнем документов, выделенных к уничтожению
Таблица является частью акта. В ней фиксируются:
- номер позиции;
- наименование дела или документа;
- индекс по номенклатуре дел;
- срок хранения (годы);
- дата окончания срока хранения;
- статья Перечня 2019 года (или иного действующего перечня);
- примечание (например, «подлежит уничтожению путем shredder‑утилизации»).
| № | Наименование документа/дела | Индекс по номенклатуре | Срок хранения, лет | Дата окончания срока | Статья Перечня 2019 г. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказы о приеме на работу (2016‑2018 гг.) | 1‑01‑01 | 75 | 1.1 | Уничтожение – shredder |
Решение комиссии
После таблицы приводится формулировка решения:
Решение: Признать документы, перечисленные в таблице выше, подлежащими уничтожению в связи с истечением установленного срока хранения. Уничтожение произвести в присутствии членов комиссии путем shredder‑утилизации (или иным утвержденным способом) с последующим составлением акта об уничтожении.
Подписи членов комиссии
Председатель комиссии _____________________ /__________________/ Секретарь комиссии _____________________ /__________________/ Член комиссии _____________________ /__________________/ Член комиссии _____________________ /__________________/
Дата и место составления
Составлен в г. ___________________ «__» __________ 20__ г.
Особенности заполнения для предприятий ЛНР
- Указание локальных реквизитов – в шапке обязательно прописывают полное наименование предприятия согласно учредительным документам ЛНР, ИНН и ОГРН, присвоенные налоговыми органами ЛНР.
- Ссылка на локальный нормативный акт – если в организации принят внутренний приказ о порядке архивного дела, его номер и дата указываются в разделе «Основание».
- Учет особенностей перечня сроков хранения – с 2021 года предприятия ЛНР руководствуются Перечнем 2019 года (утв. Приказом Минкультуры России № XXX). При заполнении таблицы необходимо указывать точную статью этого перечня, соответствующую каждому документу.
- Способ уничтожения – в ЛНР наиболее распространённым считается механическое shredder‑разрушение с последующей утилизацией отходов в соответствии с санитарными нормами. При ином способе (например, сжигание в специализированной печи) необходимо указать лицензию организации, выполняющей уничтожение.
- Хранение акта – сам акт о выделении к уничтожению хранится в отделе делопроизводства не менее 10 лет (по правилам архивного хранения документов управленческого характера).
Пример заполненного акта (упрощённый вариант)
Наименование организации ООО «Луганский завод металлоконструкций» ИНН 0815001234 ОГРН 1190815001234 Юридический адрес 943000, ЛНР, г. Луганск, ул. Пролетарская, д. 12 АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЖТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ № 2026/08 от «28» августа 2026 г. Основание: Приказ директора № 45 от «15» марта 2026 г. «Об утверждении перечня документов, подлежащих уничтожению». Составившая комиссия: Председатель – Иванов И.И., начальник отдела кадров Секретарь – Петрова А.С., специалист по делопроизводству Член комиссии – Сидоров В.В., главный бухгалтер Член комиссии – Козлова Н.П., ведущий юрист
| № | Наименование документа/дела | Индекс по номенклатуре | Срок хранения, лет | Дата окончания срока | Статья Перечня 2019 г. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Личные карточки сотрудников (2008‑2010 гг.) | 2‑03‑05 | 75 | 2.3 | Уничтожение – shredder | |
| 2 | Приказы о премировании (2015‑2017 гг.) | 1‑02‑01 | 50 | 1.2 | Уничтожение – shredder |
Рекомендации по адаптации формы под свою организацию
- Сохраните структуру шапки и таблицы – они обязательны для юридической силы акта.
- Изменяйте только реквизиты организации, номера приказов и состав комиссии.
- При наличии большого количества документов удобно формировать несколько таблиц по годам или по типам дел, нумеруя их последовательно.
- После подписания акта о выделении к уничтожению необходимо составить акт об уничтожении (форма также утверждена в приложении к Инструкции по делопроизводству). Оба документа хранятся вместе в деле «Архивные мероприятия».
- Электронный вариант акта можно вести в системе электронного документооборота (ЭДО) с электронной подписью руководителя и членов комиссии, однако печатный вариант с «живыми» подписями остаётся обязательным для архивного хранения.
Составление акта о выделении к уничтожению документов – важный этап архивного управления, позволяющий соблюдать требования законодательства и оптимизировать объёмы хранимых дел. Для предприятий ЛНР достаточно использовать федеральные типовые формы (Приказ Минюста России № 394, Инструкция по делопроизводству и др.), заполнив их своими реквизитами и указав соответствующие статьи Перечня 2019 года. Следуя представленной выше структуре и рекомендациям, вы сможете оформить акт корректно, избежать претензий контролирующих органов и обеспечить прозрачную процедуру уничтожения документов.
Готовый бланк можно скачать в форматах DOC и PDF с официальных сайтов Минюста России или портала «Госархив». После заполнения и подписания акт следует передать на хранение в архив предприятия, а копию – в отдел кадров или бухгалтерии для контроля за соблюдением сроков хранения.