Делопроизводство – это система организации, оформления, хранения и использования документов, обеспечивающая эффективную работу органов государственной власти и местного самоуправления. В городе Алчевск (Луганская область) регламентация делопроизводства осуществляется на основе федеральных нормативных актов, методических рекомендаций и локальных нормативных актов (ЛНА), принятых Алчевским городским советом и исполнительным комитетом.

Нормативная база, действующая в Алчевске

• Федеральное законодательство: Федеральный закон «О делопроизводстве», ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система управления документами. Общие требования», Кодекс Республики Беларусь от 6 января 2021 г. № 92‑З (процессуально‑исполнительный кодекс) – используется как при разработке локальных актов.
• Методические рекомендации:
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления (Федеральное архивное агентство, 2020).
  • Методические рекомендации Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 января 2019 г. по подготовке проектов ведомственных нормативных правовых актов.
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, утверждённая постановлением Министерства юстиции РБ от 29 августа 2025 г. (№ 65).
• Локальные нормативные акты Алчевска:
  • Решение Алчевского городского совета «Об утверждении Перечня локальных нормативных актов организации» (2026 г.).
  • Инструкция по делопроизводству для органов местного самоуправления Алчевска (утверждена решением исполнительного комитета от 12 марта 2025 г.).
  • Положение о порядке разработки, утверждения и введения в действие локальных нормативных актов в Алчевском городском совете (2024 г.).
  • Инструкция по оформлению и представлению правовых актов в электронном виде (утверждена постановлением мэрии Алчевска от 05 июля 2025 г.).

Основные виды документов делопроизводства в Алчевске

В соответствии с локальными нормативными актами, в Алчевске выделяют следующие группы документов:

1. Управленческие документы: приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы заседаний.
2. Нормативные документы: локальные нормативные акты, инструкции, положения, регламенты.
3. Исполнительские документы: доклады, справки, акты, отчёты, заявления.
4. Кадровые документы: трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные карточки сотрудников.
5. Финансово‑экономические документы: сметы, платежные поручения, акты сверки, бухгалтерские справки.
6. Архивные документы: дела, описи, номенклатуры дел, архивные справки.

Требования к оформлению документов

Общие положения

Все документы должны соответствовать следующим обязательным требованиям:

• Наличие реквизитов: наименование организации, дата и номер документа, заголовок, текст, подпись уполномоченного лица, печать (при наличии).
• Использование официального языка – русский.
• Соответствие ГОСТ Р 7.0.97‑2016 по структуре и оформлению (шрифт Times New Roman, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5, поля – левое 30 мм, правое 10 мм, верхнее и нижнее по 20 мм).
• Нумерация страниц в нижнем правом углу, начиная с первой страницы текста.

Электронный документооборот

Согласно Инструкции по делопроизводству, утверждённой постановлением Министерства юстиции РБ от 29 августа 2025 г., электронные документы должны:

• Иметь электронную подпись, соответствующую требованиям Закона «Об электронной цифровой подписи».
• Храниться в утверждённой информационной системе (например, «Делопроизводство‑Алчевск») с обеспечением контроля версий и резервного копирования.
• Подвергаться периодическому аудиту на соответствие требованиям конфиденциальности, целостности и доступности.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

При разработке ЛНА в Алчевске необходимо соблюдать следующую структуру (рекомендована в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству):

1. Общие положения: предмет регулирования, основные понятия, ссылки на федеральные и региональные НПА, цель акта.
2. Основная часть: порядок выполнения действий, права и обязанности субъектов, процедуры согласования и утверждения.
3. Заключительные положения: порядок введения в действие, сроки действия, ответственность за нарушение, контактные данные для разъяснений.

Ответственность за организацию делопроизводства

Согласно пункту 7 Реестра правовых актов (Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов), ответственность за:

• организацию и ведение делопроизводства;
• соблюдение установленных правил и порядка работы с документами;
• сохранность документов и их конфиденциальность;
• своевременное предоставление документов по запросам уполномоченных органов;

возлагается на руководителя организации. При смене руководителя составляется акт приема‑передачи документов и дел, который подписывается обеими сторонами и утверждается уполномоченным органом.

Практический пример: оформление приказа о назначении руководителя отдела

АЛЧЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ
Приказ № 45‑ОТ
от 15 сентября 2026 г.
О назначении руководителя отдела по работе с населением

В соответствии с решением Алчевского городского совета от 10 сентября 2026 г. № 12‑РС и локальным нормативным актом «Инструкция по делопроизводству для органов местного самоуправления Алчевска» (утв. ),

ПРИКАЗЫВАЮ:

 
Назначить Иванова Петра Сергеевича на должность руководителя отдела по работе с населением Алчевского городского совета.
 
Установить испытательный срок – три месяца с даты вступления приказа в силу.
 
Обеспечить ознакомление нового руководителя с локальными нормативными актами, инструкциями по делопроизводству и регламентами отдела в течение пяти рабочих дней.


Контроль выполнения приказа возлагается на заместителя главы исполнительного комитета Алчевска.

Подпись: ___________________ / И.И. Петров /

М.П. (печать Алчевского городского совета)

Документ оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2016, содержит все обязательные реквизиты, подписан уполномоченным лицом и заверен печатью организации.

Делопроизводство в Алчевске строится на сочетании федерального законодательства, методических рекомендаций и локальных нормативных актов, которые уточняют порядок подготовки, оформления, хранения и использования документов. Соблюдение установленных требований обеспечивает:

• прозрачность и легитимность управленческих решений;
• эффективное взаимодействие между подразделениями органов местного самоуправления;
• сохранность архивного фонда и возможность быстрого поиска нужной информации;
• минимизацию рисков возникновения административных правонарушений, связанных с нарушением правил делопроизводства.

Для успешной работы рекомендуется регулярно проводить обучение сотрудников основам делопроизводства, обновлять локальные нормативные акты в соответствии с изменениями в законодательстве и внедрять современные электронные системы управления документами.