Формирование архивного фонда – это системный процесс, направленный на выявление, комплектование, учёт и хранение документов, имеющих историческую, правovou и культурную ценность․ В ЛНР порядок формирования архивного фонда регламентируется нормативными актами республиканского уровня, а также учитывается опыт российского и украинского законодательства в области архивного дела․
Нормативно‑правовая база
- Закон ЛНР «Об архивном деле» (принят Народным Советом ЛНР) – определяет цели, задачи и принципы организации архивного фонда․
- Распоряжение Главы ЛНР Плотницкого И․В․ от № 387/02 «Об архивном фонде Луганской Народной Республики, порядке и сроках передачи на государственное хранение архивных документов и организации их использования»․
- Постановление Совета Министров ЛНР от № 408 «Об утверждении Порядка формирования Архивного фонда Луганской Народной Республики, выявления, приема на государственное хранение архивных документов и организации их использования»․
- Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах (Федеральное архивное агентство) – используются как методическая база для работы с документами․
- Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» № 3814‑XII от (с изменениями 2026 г․) – полезен для сравнительного анализа и заимствования лучших практик․
Этапы формирования архивного фонда ЛНР
Процесс формирования фонда можно разделить на несколько последовательных этапов, каждый из которых имеет свои нормативные требования и практические действия․
Выявление и идентификация документообразователей
На этом этапе определяются организации, учреждения и лица, которые являются источниками комплектования (фондообразователями)․ К ним относятся:
- государственные органы ЛНР;
- органы местного самоуправления;
- предприятия, учреждения и организации всех форм собственности;
- общественные объединения и частные лица, обладающие документами архивной ценности․
Для каждого фондообразователя устанавливаются:
- юридическая самостоятельность;
- хронологические рамки деятельности;
- перечень видов документов, подлежащих передаче на архивное хранение․
Составление номенклатуры дел и отбор документов
В соответствии с утверждённой номенклатурой дел проводится предварительный отбор документов:
- выделяются дела, имеющие постоянную или длительную ценность;
- исключаются копии, черновики и материалы, не обладающие архивной значимостью;
- формируются списки документов, рекомендованных к передаче на государственное хранение;
Оформление передачи документов в архив
Передача оформляется следующими действиями:
- Составление акта приёма‑передачи (в двух экземплярах) с указанием:
- наименования фондообразователя;
- наименования и индекса дела;
- количества листов;
- даты составления документа;
- оценки архивной ценности․
- Подписание акта представителями фондообразователя и архивного учреждения․
- Регистрация переданных документов в учёте архивного фонда (ввод в электронную базу данных или картотеку)․
Комплектование и формирование архивных фондов
После получения документов архивное учреждение выполняет:
- фундаментальную обработку (сортировка по фондам, подфондам, описям);
- уточнение фондовой принадлежности и хронологических границ;
- создание описей дел и аннотаций;
- назначение индексов и шифров в соответствии с Общероссийским классификатором документов (ОКУД) или аналогичной системой, принятой в ЛНР․
Хранение и обеспечение сохранности
Документы размещаются в специализированных хранилищах, где соблюдаются:
- температурный режим (18 ± 2 °C) и относительная влажность (45 ± 5 %);
- защита от света, пыли и биологических поражений;
- система противопожарной безопасности и контроля доступа․
Периодически проводится ревизия состояния документов и при необходимости – реставрация или микрофильмирование․
Учёт и использование архивных документов
Для обеспечения доступности фонда реализуются следующие мероприятия:
- ведение электронного каталога и поисковых систем;
- организация читальных залов и предоставление копий документов;
- публикация справочников, указателей и тематических подборок;
- содействие научным исследованиям, genealogical и правовым запросам․
Особенности формирования архивного фонда в ЛНР
В условиях Луганской Народной Республики формирование архивного фонда имеет ряд специфических черт:
- Необходимость учета документов, связанных с периодом становления республики (2014‑настоящее время) – приказы, распоряжения, протоколы заседаний органов власти․
- Интеграция опыта российского архивного законодательства (Федеральное архивное агентство) с сохранением национальной специфики․
- Активное взаимодействие с архивами соседних регионов (РФ, ДНР) для обмена методическими рекомендациями и совместных проектов по цифровизации․
- Особое внимание к документам личного происхождения (дневники, переписка, фотоматериалы), отражающим социально‑культурную жизнь населения․
Порядок формирования архивного фонда Луганской Народной Республики построен на чёткой нормативной базе, включающей республиканские законы и подзаконные акты, а также на передовых методиках, заимствованных из российского и украинского архивного опыта․ Последовательное выполнение этапов – выявление фондообразователей, отбор документов, оформление передачи, комплектование, хранение и использование – обеспечивает создание надёжного, доступного и исторически значимого архивного фонда, способного служить интересам государства, общества и будущих поколений․
Источники информации:
- Закон ЛНР «Об архивном деле»;
- Распоряжение Главы ЛНР Плотницкого И․В․ от № 387/02;
- Постановление Совета Министров ЛНР от № 408;
- Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах (Федеральное архивное агентство);
- Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» № 3814‑XII от (с изменениями 2026 г․)․