Цель документа – установить единый порядок оформления‚ регистрации‚ учета‚ хранения и использования служебных документов в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики (ЛНР)‚ обеспечить их юридическую силу и достоверность‚ а также упростить контроль за выполнением государственных функций.

Общие положения

1. Основания для разработки – Федеральный закон РФ «Об архивном деле»‚ нормативные акты органов государственной власти ЛНР‚ международные стандарты (ISO 15489‑1 «Управление документами»).
2. Сфера применения – все подразделения исполнительных органов власти ЛНР‚ включая министерства‚ комитеты‚ управления‚ а также их территориальные подразделения.
3. Принцип единства – все документы оформляются в соответствии с единой системой нумерации‚ шифрования и оформления‚ что исключает дублирование и упрощает поиск.
4. Ответственность – за соблюдение инструкции отвечают руководители подразделений и специалисты по делопроизводству.

Структура служебной документации

2.1 Классификация документов

• Внутренние документы – приказы‚ распоряжения‚ служебные записки‚ протоколы совещаний.
• Внешние документы – письма‚ запросы‚ ответы‚ договоры‚ акты‚ получаемые от иных органов и юридических лиц.
• Регламентирующие документы – нормативные акты‚ приказы высшего уровня‚ методические указания.

2.2 Шифрование и нумерация

Каждый документ получает уникальный шифр‚ состоящий из следующих элементов:

1. Код органа (например‚ 01 – Министерство финансов‚ 02 – Министерство здравоохранения).
2. Тип документа (П – Приказ‚ Р – Распоряжение‚ С – Служебная записка‚ Д – Договор).
3. Год создания (4 цифры).
4. Порядковый номер в пределах года (5 цифр‚ с ведущими нулями).

Пример шифра: 01-П‑2024‑00027.

Порядок оформления документов

3.1 Общие требования к оформлению

• Шрифт – Times New Roman‚ размер 12 pt‚ межстрочный интервал 1‚5.
• Поле слева и справа – 20 мм‚ сверху и снизу – 25 мм.
• Все документы печатаются на бумаге формата А4‚ плотностью не менее 80 г/м².
• Подпись ставится в блоке «Подпись» в нижней части первой страницы.

3.2 Содержание типовых документов

1. Приказ
   • Шапка (наименование органа‚ шифр‚ дата).
   • Текст приказа (основание‚ содержание‚ сроки исполнения).
   • Подпись руководителя и печать.
2. Распоряжение
   • Аналогично приказу‚ но применяется к вопросам оперативного характера.
3. Служебная записка
   • Кому‚ от кого‚ дата‚ тема.
   • Краткое изложение вопроса и предложения.
   • Подпись отправителя.
4. Договор
   • Реквизиты сторон‚ предмет договора‚ стоимость‚ сроки‚ права и обязанности.
   • Подписи уполномоченных лиц‚ печати сторон.

Регистрация и учет документов

4.1 Ведение реестра

Для каждого типа документа ведётся отдельный реестр (электронный и/или бумажный). В реестр вносятся:

• Шифр документа.
• Дата регистрации.
• Краткое содержание.
• Ответственное лицо.
• Срок исполнения (если применимо).
• Место хранения (офис‚ архив).

4.2 Сроки регистрации

Документы подлежат регистрации в течение трёх рабочих дней с момента их получения или создания.

Хранение и архивирование

1. Сроки хранения
   • Документы‚ относящиеся к текущей деятельности – до окончания их исполнения.
   • Документы‚ имеющие юридическую силу – не менее 5 лет;
   • Исторические и архивные документы – без ограничения срока.
2. Места хранения
   • Оперативные документы – в специально отведённых шкафах в подразделении.
   • Архивные документы – в центральном архиве ЛНР‚ в соответствии с регламентом архивного дела.
3. Контроль доступа – доступ к документам имеет только уполномоченный персонал‚ подтверждённый служебным пропуском.

Электронный документооборот (ЭДО)

6.1 Платформа ЭДО

Для упрощения работы используется государственная платформа «Электронный документооборот ЛНР» (ЭДО‑ЛНР)‚ обеспечивающая:

• Электронную подпись (КЭП).
• Автоматическую нумерацию и шифрование.
• Хранение в облачном хранилище с резервным копированием.
• Уведомления о получении и исполнении документов.

6.2 Порядок работы в системе

1. Автор документа загружает файл в систему‚ заполняет метаданные (шифр‚ тип‚ ответственный).
2. Система автоматически присваивает номер и дату регистрации.
3. Документ направляется получателю через внутреннюю рассылку.
4. Получатель подтверждает получение подписью КЭП.
5. По завершении исполнения документ переводится в архивный раздел.

Ответственность и контроль

• Контроль исполнения – осуществляется отделом контроля и аудита в срок не реже одного раза в квартал.
• Ответственность за нарушение
  • Сотрудники‚ нарушившие порядок оформления – дисциплинарные взыскания.
  • Руководители‚ допущенные системные нарушения – административная ответственность в соответствии с законодательством ЛНР.
• Аудит – ежегодный внешний аудит делопроизводства‚ результаты которого фиксируются в акте аудита и вносятся в план улучшения процессов.

Приложения

8.1 Образец приказа

Министерство финансов ЛНР
Шифр: 01-П‑2024‑00027
ПРИКАЗ
№ 27/2024

О введении единой формы отчёта о расходовании средств бюджетной категории «Текущие расходы».

Утвердить форму отчёта (Приложение 1) и порядок её заполнения.
Ответственным за внедрение формы назначить начальника отдела финансового контроля.
Срок внедрения – до .
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя министра финансов.

Подпись: ______________________
(Иванов И.И.)

8.2 Таблица нумерации документов

Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти ЛНР представляет собой комплексный нормативный документ‚ который упорядочивает процесс создания‚ регистрации‚ учёта‚ хранения и контроля служебных документов. Её соблюдение гарантирует юридическую достоверность‚ прозрачность и эффективность работы государственных органов‚ а также упрощает взаимодействие между подразделениями и внешними контрагентами.

Для успешного внедрения инструкции рекомендуется:

1. Провести обучающие семинары для всех сотрудников‚ работающих с документами.
2. Обеспечить техническую поддержку и доступ к платформе ЭДО‑ЛНР.
3. Регулярно проводить внутренние проверки и корректировать процесс в соответствии с результатами аудита.

Только совместными усилиями можно достичь высокого уровня делопроизводства‚ соответствующего современным требованиям управления государственными делами.