Оформление трудовой книжки – обязательная процедура при принятии сотрудника на работу. В городе Антрацит, как и во всей России, процесс регулируется федеральными нормативными актами, но есть и местные нюансы, связанные с работой территориальных органов труда и социальной защиты. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет нанимателю корректно оформить трудовую книжку и избежать типичных ошибок.

Нормативная база, которой следует руководствоваться

• Постановление Правительства РФ № 40 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении правил ведения трудовых книжек»;
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (требования по сдаче отчёта ЕФС‑1);
• Локальные нормативные акты Антрацитского городского совета (например, положения о взаимодействии с территориальным органом труда и социальной защиты).

Все записи в трудовой книжке должны выполняться строго в соответствии с указанными документами.

---

Подготовка к приёму сотрудника

Получение решения о приёме на работу

Перед тем как приступить к оформлению, руководитель должен издать приказ (распоряжение) о приёме на работу. В приказе указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата приёма;
• Должность и структурное подразделение;
• Условия трудового договора (срок, испытательный период, размер заработной платы и т.д.).

Знакомство с локальными НПА

Сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами компании (внутренними положениями, правилами внутреннего трудового распорядка, политикой конфиденциальности и т.д.). Подтверждение ознакомления оформляется подписью сотрудника на соответствующем листе.

---

Выдача и заполнение трудовой книжки

Выдача трудовой книжки

Если у newly hired сотрудника ещё нет трудовой книжки (первое трудоустройство или утрата предыдущего документа), работодатель обязан выдать новую книжку, утверждённую постановлением № 40. Выдача осуществляется в день подписания трудового договора или в течение первого рабочего дня.

Заполнение записи о приёме на работу

Запись вносится в соответствии с правилами Минтруда № 320н. Обязательные реквизиты:

1. Графа 1 – дата приёма на работу (день, месяц, год);
2. Графа 2 – наименование организации (полное, как в учредительных документах);
3. Графа 3 – место работы и должность, на которую принят сотрудник;
4. Графа 4 – ссылка на приказ о приёме на работу (номер и дата документа).

Пример записи:

 ООО «Антрацит‑Сервис» Инженер‑механик, отдел технического обслуживания Приказ № 125 от 

Указание реквизитов трудового договора (по желанию)

Если компания ведёт бумажную трудовую книжку, можно дополнительно указать реквизиты трудового договора в графе 3 или в отдельной примечании:

• Трудовой договор от № ТД‑2026/09;
• Срок действия: бессрочно;
• Испытательный период: 3 месяца.

---

Сдача отчёта ЕФС‑1

С 2023 года работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности newly hired сотрудника в составе отчёта ЕФС‑1. Сделать это необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления записи в трудовой книжке.

В отчёте ЕФС‑1 заполняются:

• Титульный лист;
• Подраздел 1 раздела 1 (сведения о работодателе);
• Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 (сведения о сотруднике: ФИО, СНИЛС, дата рождения, дата приёма, должность).

Отчёт подаётся электронно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему взаимодействия с ПФР/ФСС.

---

Сроки оформления трудовой книжки

Согласно пункту 2.1.2 Правил ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н), запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее 5 дней после фактического приёма сотрудника на работу. Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность нанимателя.

Что делать, если срок пропущен?

• Сделать запись задним числом, указав реальную дату приёма;
• Оформить пояснительную записку о причинах задержки;
• Уведомить территориальный орган труда и социальной защиты о нарушении (по требованию).

---

Хранение и учёт трудовых книжек

После оформления трудовая книжка остаётся у сотрудника, но работодатель обязан вести учёт выданных документов:

• Журнал регистрации трудовых книжек (номер, ФИО, дата выдачи, дата приёма);
• Хранение копий приказов о приёме, переводе и увольнении в личном деле сотрудника (не менее 50 лет после увольнения).

При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работодатель продолжает подавать сведения в ЕФС‑1, а сам документ хранится в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги».

---

Особенности оформления в городе Антрацит

Хотя федеральные правила одинаковы для всей территории РФ, в Антраците стоит учитывать следующее:

1. Территориальный орган труда и социальной защиты г. Антрацит может требовать предоставления копий приказов о приёме на работу для сверки с данными ЕФС‑1;
2. При приёме сотрудников, ранее работавших на территориях ДНР/ЛНР, необходимо проверить наличие у них трудовой книжки образца РФ; при отсутствии – оформить новую книжку по общим правилам;
3. В некоторых муниципальных учреждениях Антрацита принято вести дополнительный журнал учёта трудовой деятельности для внутреннего контроля (не заменяет обязательную трудовую книжку, но полезно для аудита).

---

Чек‑лист для нанимателя

• Издать приказ о приёме на работу;
• Ознакомить сотрудника с локальными НПА;
• Выдать трудовую книжку (если отсутствует) или принять имеющуюся;
• Внести запись о приёме (графы 1‑4) в соответствии с приказом № 320н;
• При желании добавить реквизиты трудового договора;
• Сдать отчёт ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня;
• Убедиться, что записана дата не позже 5‑го дня после приёма;
• Зарегистрировать выдачу в журнале учёта трудовых книжек;
• Хранить копию приказа и трудовой договор в личном деле сотрудника.

---

Оформление трудовой книжки при приёме на работу в городе Антрацит требует чёткого соблюдения федеральных нормативов и внимания к местным требованиям. Следуя представленному алгоритму, наниматель гарантирует законность трудовых отношений, избежит штрафов и обеспечит сотруднику надёжное документальное подтверждение его трудовой деятельности.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление совместителей, переводов или работы с электронной трудовой книжкой), рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или к специалисту территориального органа труда и социальной защиты г. Антрацит.