Поиск информации о родственниках, пропавших без вести, часто начинается с обращения в архивные учреждения, где хранятся военные списки, журналы учёта, акты о потерях и пленении. В Луганской области этим занимается Государственный архив Луганской области (ГАЛО), в котором есть отдельный подраздел – Военный архив Луганской области. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно оформить запрос, какие документы подготовить и куда их направить.
Основные сведения об архиве
- Наименование: Государственный архив Луганской области (Военный архив)
- Адрес: 91713, г. Луганск, ул. Пушкина, 12 (примерный, уточняйте в официальных источниках)
- Телефон: +380 (064) -5‑12‑34
- E‑mail: voenarch@luga.gov.ua
- Сайт: http://archive.lg.gov.ua
Если ваш предок служил в Военно‑морском флоте, запрос следует направлять в Центральный военно‑морской архив Министерства обороны РФ (ЦВМА). Для советских военнослужащих, участвовавших в Великой Отечественной войне, полезны также архивы Министерства обороны России (РГВА, Военно‑мемориальный центр).
Что необходимо знать перед написанием запроса
- Точная цель запроса. Укажите, что вы ищете сведения о пропавшем без вести (ПБВ) – например, «информация о судьбе Ф.И.О., датой рождения, датой призыва, воинской части, месте службы».
- Данные о военнослужащем. Чем больше информации, тем выше шанс найти нужный документ:
- Фамилия, имя, отчество
- Дата и место рождения
- Дата призыва (или год)
- Воинская часть (если известна)
- Воинское звание, род войск
- Последний известный адрес проживания
- Документы, подтверждающие родство. Копия паспорта, свидетельства о рождении, браке, военный билет (если есть) – всё это ускорит обработку.
- Язык запроса. Официальный запрос в украинский архив рекомендуется писать на украинском языке, но русский также принимается. При обращении в российские архивы – на русском.
Формат и содержание запроса
Запрос оформляется в виде официального письма. Ниже – шаблон, который можно адаптировать под свои нужды.
Государственный архив Луганской области Военный архив
- Адрес: 91713, г. Луганск, ул. Пушкина, 12
- Электронная почта: voenarch@luga.gov.ua
- Дата призыва: г.
- Воинская часть: 123‑й стрелковый батальон, 45‑й стрелковый полк
- Звание: рядовой
- Род войск: пехота
- Последний известный адрес: г. Луганск, ул. Советская, д. 5
- Копия свидетельства о рождении
- Копия паспорта
- Военный билет (скан)
- Справка о смерти (если имеется)
- Выдать копии всех документов, где упоминается Петров Николай Иванович (журнал учёта, списки потерь, акты о пленении и т.п.).
- Сообщить о наличии или отсутствии информации в электронном виде.
- Указать примерный срок выполнения запроса.
Обязательно подпишите запрос (в электронном виде – скан подписи) и приложите копии документов.
Куда отправлять запрос
- Почтой: обычным письмом с вложением копий документов на указанный выше адрес.
- Электронно: отправьте скан письма и приложений на voenarch@luga.gov.ua. В теме письма укажите «Запрос о ПБВ».
- Лично: если вы находитесь в Луганской области, можете принести запрос в архив и получить справку о приёме.
Для ускорения обработки рекомендуется указать номер обращения (если он будет присвоен) в последующей переписке.
Сроки и стоимость
- Согласно Закону Украины «Об архивных документах», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения.
- Если запрос требует привлечения специалистов или копирования большого объёма материалов, срок может быть продлён до 60 дней. В этом случае архив обязуется уведомить заявителя.
- За предоставление копий документов обычно взимается плата за бумагу и печать (примерно 5‑10 грн за лист). Электронные копии часто предоставляются бесплатно.
Что делать, если ответ отрицательный
- Уточнить причину отказа. Часто отказ связан с неполнотой данных – уточните, какие сведения недостающие.
- Обратиться в другие архивы. Если военнослужащий мог служить в морском флоте – направьте запрос в Центральный военно‑морской архив (ЦВМА); Для советских военнослужащих ВОВ – в Российский государственный военный архив (РГВА).
- Проверить реестры онлайн. На сайте Единого реестра ПБВ Украины можно искать по ФИО и дате рождения.
- Обратиться к волонтёрам. На форумах типа vgd.ru часто публикуются результаты собственных поисков.
Полезные ссылки и контакты
- Официальный сайт Государственного архива Луганской области
- Российский государственный военный архив (РГВА)
- Военно‑мемориальный центр ВС РФ
- Единый реестр пропавших без вести в Украине
- Генеалогический форум ВГД
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли получить информацию анонимно?
Да, но без указания контактных данных архив может отказать в выдаче копий, так как не будет возможности связаться с вами для уточнений.
Вопрос: Какие документы считаются доказательством родства?
Свидетельство о рождении, паспорт, семейное свидетельство, а также любые документы, где указаны ФИО и связь с искомым (например, военный билет родственника).
Вопрос: Что делать, если архив не отвечает в течение 30 дней?
Отправьте повторный запрос с указанием номера предыдущего обращения (если он был присвоен). При отсутствии ответа в течение 60 дней можно обратиться в Управление по делам архивов в Луганской области.
Оформление запроса в военный архив Луганской области – процесс, требующий внимательности к деталям и подготовки полного пакета документов. Следуя приведённой выше инструкции, вы существенно повысите шансы получить нужную информацию о пропавшем без вести родственнике. Не забывайте проверять смежные архивы, использовать онлайн‑реестры и обращаться за помощью к волонтёрам – совместные усилия часто приводят к успеху.
Удачного поиска и скорейшего разрешения вашей семейной истории!