В последние годы в России активно развивается процесс легализации трудовых отношений в новых регионах – в т.ч. в тех, где ранее действовал особый порядок регулирования. Данная памятка поможет как работодателям, так и работникам понять правовые основы, собрать необходимые доказательства и избежать штрафов.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие легализацию трудовых отношений:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 15, 56, 67 и др.
2. Федеральный закон № 311‑ФЗ «О профилактике безнадзорной занятости».
3. Постановления Правительства РФ о особом порядке трудовых отношений на новых территориях (действует до 30 сентября 2022 г., а затем продлён до конца 2026 г.).
4. Письма региональных комитетов по труду (пример – письмо Комитета по труду и занятости населения Волгоградской области от  г.).
5. Изменения в Кодекс РФ об административных правонарушениях (повышенная ответственность за уклонение от оформления трудовых договоров).

Особый порядок для новых территорий

Согласно актуальному законодательству, особый порядок трудовых отношений может применяться до 30 сентября 2022 г., а затем был продлён до 31 декабря 2026 г. Это означает, что работодатели, нанимающие работников, не имеющих российского гражданства и проживающих на новых территориях, обязаны соблюдать обычные нормы ТК РФ, а не специальные упрощённые правила.

Уголовно‑административная ответственность

С 2023 года в Кодекс РФ об административных правонарушениях внесены поправки, усиливающие штрафы за:

• отсутствие официального трудового договора;
• оформление гражданско‑правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения;
• неуплату и несвоевременную выплату заработной платы.

Что может являться доказательством наличия трудовых отношений?

Разъяснения Пленума Верховного Суда РФ (статьи 15, 56 ТК РФ) указывают, что доказательствами могут быть любые фактические данные, подтверждающие:

• Факт личного выполнения работником трудовой функции за плату (в т.ч. дистанционно).
• Допуск работника на территорию работодателя и предоставление рабочего места.
• Наличие инструкций, расписаний, табелей учёта рабочего времени.
• Регулярные выплаты (выписки из банковских счетов, платежные ведомости).
• Корреспонденцию (служебные письма, электронные письма, сообщения в мессенджерах), где обсуждаются условия труда.
• Документы, подтверждающие подчинённость работника (приказы, должностные инструкции).
• Наличие постоянного характера отношений (длительность сотрудничества, повторные контракты).

Все перечисленные материалы могут быть использованы в суде или при проверке со стороны инспекции труда.

Пошаговая инструкция по легализации трудовых отношений

Для работодателя

1. Определить статус работника – гражданин РФ, иностранный гражданин, временно проживающий и т.д.
2. Собрать персональные документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, миграционная карта, если требуется).
3. Подготовить трудовой договор в соответствии с ТК РФ (указать должность, оклад, условия труда, график, испытательный срок).
4. Оформить приказ о приёме на работу и приказ о приёме на работу иностранных граждан (если применимо).
5. Зарегистрировать работника в ПФР (платёжные карточки, страховые взносы).
6. Открыть личный кабинет работодателя в Госуслугах и загрузить все необходимые сведения в Единый портал государственных услуг (ЕПГУ).
7. Обеспечить выплату заработной платы не реже чем раз в месяц, оформить расчётный лист и платёжные ведомости.
8. Провести обучение по охране труда и оформить соответствующие документы (инструктаж, журнал учёта инструктажей).
9. Вести учёт рабочего времени (табель, электронный журнал).
10. Своевременно отчитываться в ФНС и ПФР о начисленных и уплаченных взносах.

Для работника

1. Убедиться, что трудовой договор подписан и в нём указаны все обязательные реквизиты.
2. Получить приказ о приёме на работу и копию трудовой книжки (если она ведётся).
3. Контролировать своевременность выплаты заработной платы (проверять выписку из банка, расчётный лист).
4. Сохранять все документы, подтверждающие факт выполнения работы (письма, электронные сообщения, фотографии рабочего места).
5. При необходимости обратиться в профсоюз или трудовую инспекцию за консультацией.
6. Следить за тем, чтобы страховые взносы перечислялись в ПФР (можно проверить через личный кабинет ПФР).

Негативные последствия неформальной занятости

Неформальная (неоформленная) занятость влечёт за собой ряд рисков:

• Штрафы для работодателя – от 10 000 до 500 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения.
• Уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов и страховых взносов.
• Отсутствие пенсионных прав у работника – недополученные страховые баллы.
• Отсутствие социальных гарантий (больничные, декретные выплаты, отпускные).
• Репутационные потери – негативный имидж компании в глазах партнёров и клиентов.

Практический опыт муниципальных образований

В Волгоградской области, согласно письму от  г., был проведён комплексный комплекс мер по снижению неформальной занятости:

• Разработаны видеоматериалы и памятки для работодателей о легализации заработной платы.
• Организованы информационные семинары для работников, получающих зарплату «в конвертах».
• Созданы онлайн‑сервисы для подачи заявлений о регистрации работников в ПФР.

Эти меры позволили сократить количество нелегальных рабочих мест на 15 % за один год.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять трудовой договор, если работник получает зарплату в конвертах?

Да. Официальное трудоустройство обязательно, независимо от формы выплаты. Оформление договора защищает обе стороны и исключает административные штрафы.

Как доказать, что я работал на предприятии без договора?

Можно использовать:

• Табели учёта рабочего времени;
• Платёжные ведомости и банковские выписки;
• Электронную переписку, подтверждающую выполнение задач;
• Свидетельские показания коллег.

Что делать, если работодатель отказывается оформить меня официально?

Обратитесь в Трудовую инспекцию или в прокуратуру. При наличии доказательств (выписки, фотографии, свидетельства) дело будет рассмотрено в течение 30 дней.

Какие документы нужны для оформления иностранного работника?

Паспорт, миграционная карта, разрешение на работу (если требуется), СНИЛС, ИНН, трудовой договор, приказ о приёме на работу.

Легализация трудовых отношений – неотъемлемая часть социальной ответственности любого работодателя. На новых территориях особый порядок уже не действует, поэтому необходимо строго соблюдать нормы ТК РФ, своевременно оформлять договоры и уплачивать страховые взносы. Для работников важна осведомлённость о своих правах и готовность требовать официального оформления.

Соблюдая рекомендации из данной памятки, вы сможете:

• Избежать штрафов и административных санкций;
• Обеспечить работникам социальные гарантии (пенсия, больничные, отпуск);
• Повысить репутацию компании как надёжного работодателя;
• Сократить риски конфликтов и судебных разбирательств.

Помните: законность – залог стабильного развития бизнеса и благополучия ваших сотрудников.

Полезные ссылки

• Пенсионный фонд России (ПФР)
• Госуслуги – портал государственных услуг
• Министерство труда и социальной защиты РФ
• Федеральная служба государственной статистики (для получения региональных данных)

Дата актуализации: 26 августа 2026 г.