С вхождением Донецкой Народной Республики (ДНР), Луганской Народной Республики (ЛНР), Запорожской и Херсонской областей в состав Российской Федерации (далее — новые регионы), работодатели столкнулись с необходимостью перестроить кадровый и бухгалтерский учет в соответствии с трудовым законодательством РФ. Переходный период завершился 1 января 2025 года, и сейчас действуют единые правила для всей территории страны.

Данная статья структурирует ключевые аспекты оформления листов нетрудоспособности (больничных) и отпусков, на которые необходимо обратить внимание HR-специалистам, бухгалтерам и руководителям организаций, работающих в новых регионах или нанимающих сотрудников оттуда.

Нормативная база: что регулирует процессы сейчас?

С года полностью вступают в силу нормы Трудового кодекса РФ (ТК РФ), ФЗ-255 («Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством») и подзаконные акты Минтруда и ФСС (СФР).

• Статья 320 ТК РФ (в ред. от № 332-ФЗ) — определяет особенности регулирования трудовых отношений в новых субъектах в переходный период (завершен).
• Федеральный закон от № 332-ФЗ — базовый закон о принятии новых регионов во Внутри РФ.
• Постановление Правительства РФ от № 2429, утвердило перечень нормативных правовых актов, действие которых распространяется на новые регионы.
• Распоряжения Минтруда и СФР — разъяснения по переходу на электронные больничные (ЭЛН) и единые правила расчета среднего заработка.

Важно: Локальные нормативные акты (ЛНА), принятые ранее по законам ДНР/ЛНР/областей, утратили силу, если они противоречат ТК РФ. Работодатель обязан привести внутренние документы (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, График отпусков) в соответствие с ТК РФ.

Оформление больничных листов (ЭЛН) в новых регионах

Полный переход на электронный формат (ЭЛН)

С 1 января 2022 года по всей территории РФ, включая новые регионы, действует обязательный электронный документооборот по нетрудоспособности. Бумажные бланки строгой отчетности (форма 040/у) не применяются (кроме случаев технической невозможности ЭЛН, зафиксированных в регламенте СФР).

Что нужно работодателю:

1. Регистрация в СФР (бывший ФСС): Организация должна быть зарегистрированным страхователем в Социальном фонде России. Если регистрация проходила ранее в фондах ДНР/ЛНР — необходима перерегистрация/обновление данных в территориальном органе СФР по новому региону.
2. Интеграция с ИС ЭЛН: Наличие доступа к информационной системе ЭЛН (через личный кабинет СФР, операторов ЭДО или интеграцию с 1С/КАМИН/Контур).
3. СНИЛС сотрудников: У каждого работника должен быть СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Если у сотрудника его нет — необходимо помочь оформить через СФР (МФЦ/Госуслуги/личный кабинет СФР). Без СНИЛС ЭЛН открыть нельзя.

Особенности расчета пособия по нетрудоспособности (ФЗ-255)

Расчет производится по единым правилам ФЗ-255:

• Стаж: Суммируется весь страховой стаж (в т.ч. стаж, накопленный до 2022 года на территории новых регионов, если он подтвержден документами, признанными РФ).
• Процент оплаты: 60% (стаж до 5 лет), 80% (5–8 лет), 100% (свыше 8 лет).
• Максимальная база: Ограничена пределом основы страховых взносов за два предшествующих календарных года (для 2024 года — 2 225 000 руб. в сумме за 2 года).
• Минимальный расчетный оклад: Не может быть ниже МРОТ, установленного на начало больничного (с, 22 440 руб.);

Ключевой момент: Дни оплаты работодателем (первые 3 дня) и СФР (с 4-го дня) не разделяются в документообороте — ЭЛН закрывается целиком, СФР само определяет дни оплаты за свой счет при назначении пособия.

Специфические случаи для новых регионов

• Ранние больничные (до 2022/2023 гг.): Если сотрудник предъявляет старый бумажный больничный, открытый по законам ДНР/ЛНР до вступления в силу российского законодательства, он оплачивается по старым правилам, но работодатель обязан принять его к расчету, если срок претензий не истек (3 года по общему правилу ст. 393 ТК РФ).
• Травмы на производстве: Оформление акта о несчастном случае строго по Постановлению Правительства РФ № 160 (Приказ Минтруда № 223н). Расследование проводит комиссия работодателя с участием профсоюза. Уведомление СФР — в сутки через ЭЛН/личный кабинет.
• Ковид/Карантин: Особенности оплаты карантинных листов (приказ 385н) действуют едино для всей РФ.

Оформление отпусков: переход на стандарты ТК РФ

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114, 115 ТК РФ)

Минимальная продолжительность — 28 календарных дней.

Дополнительные отпуска (за вредные/опасные условия, нерегулированный рабочий день, особые условия климата/работы — ст. 116, 117, 119 ТК РФ) предоставляются на общих основаниях, если они закреплены в ЛНА или трудовом договоре.

Особенность для новых регионов (п. 4 ст. 320 ТК РФ):

До года допускалось применение норм местного законодательства об отпусках, если они были более благоприятны для работника. Сейчас этот переходный период истек. Все отпуска предоставляются строго по ТК РФ.

График отпусков и уведомление

• График утверждается за 2 недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).
• Сотрудник уведомляется под роспись за не позднее 2 недель до начала отпуска.
• Нарушение сроков уведомления — основание для штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц за каждое нарушение).

Расчет отпускных: единые правила (Постановление Госстата № 922 / Приказ Минтруда № 100)

Формула расчета среднего заработка едина для всей РФ:

1. Расчетный период: 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск.
2. Учет заработка: Включаются все выплаты по системе оплаты труда (оклады, премии, надбавки, региональные коэффициенты — если они есть). Исключаются: пособия, диетические питание, суточные, подарки и т.д. (п. 5 Постановления № 922).
3. Региональные коэффициенты и надбавки за стаж (Дальний Север/Приравненные районы): В новых регионах на данный момент районные коэффициенты НЕ ПРИМЕНЯЮТСЯ (нет указу Президента/Постановления Правительства о присвоении статуса Крайнего Севера или приравненных районов к ДНР, ЛНР, Запорожской, Херсонской областям). Следовательно, «северные» надбавки к отпускным не начисляются, если только они не закреплены как стимулирующие в ЛНА организации.
4. Исключение периодов: Периоды нетрудоспособности, отпусков, простоя не по вине работника и т.д. исключаются из расчетного периода, а заработок за них — из заработка (пп. 16, 17 Постановления № 922).

Сроки выплаты отпускных (ст. 136 ТК РФ)

Не позднее 3 дней до начала отпуска. При нарушении — работник имеет право перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ), а работодатель платит неустойку за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ).

Разделение и перенос отпуска

• Разделение на части возможно по соглашению сторон. Одна из частей не может быть менее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
• Перенос на следующий год — только в исключительных случаях (производственная необходимость, болезнь, исполнение гос. обязанностей) и с письменным согласием работника (ст. 124 ТК РФ). Накопление отпусков более чем за 2 года недопустимо (кроме особых категорий).

Отпуск без сохранения содержания (ст. 128 ТК РФ)

Предоставляется по письменному заявлению работника по уважительным причинам (зачисление в вуз, рождение ребенка, регистрация брака, смерть близких родственников — до 5 дней) или по соглашению сторон (любая причина, любой срок). В трудовую книжку/СТД-Р запись не вносится, в табеле, код «ОД» (или «37»).

Кадровое оформление: чек-лист для HR

Распространенные ошибки и риски (Аудит рисков)

Взаимодействие с Социальным фондом России (СФР)

СФР является единственным органом, назначающим и выплачивающим пособия по нетрудоспособности и материнству.

Основные каналы взаимодействия:

• Личный кабинет страхователя (ЛК СФР): Просмотр ЭЛН, подача сведений для расчета (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), получение решений о назначении/отказе.
• ЭДО (Электронный документооборот): Для крупных организаций — интеграция через операторов (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО).
• МФЦ / Клиентский сервис СФР: Для очных консуляций, подачи бумажных документов (если ЭЛН невозможен).

Важные отчеты для СФР (актуальны для новых регионов):

1. СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (ежемесячно, до 15-го числа след. месяца). Критично для формирования стажа.
2. СЗВ-СТАЖ, сведения о стаже (ежегодно, до 1 марта след. года).
3. ДВ-1 (Расчет страховых взносов) — ежемесячно/квартально.

Практические рекомендации (Best Practices)

1. Проведите «аудит переходного периода»: Проверьте все приказы об отпусках и больничных за 2022–2024 гг. на предмет корректности применения норм (были ли применены нормы ДНР/ЛНР после истечения срока их действия). При необходимости — сделайте перерасчет и доплату.
2. Автоматизируйте расчет среднего заработка: Настройте 1С:ЗУП / КАМИН / Контур.Персонал на схему расчета по Постановлению № 922 с учетом исключаемых периодов. Проверьте справочник «Виды расчетов», все ли выплаты включены в базу для отпускных/больничных.
3. Обучите линейных руководителей: Они часто являются инициаторами «устных» отпусков или отказов в больничных. Проводите инструктажи: «Никаких устных согласований — только заявление + приказ + ЭЛН».
4. Работа с архивами: Если у организации есть архивы кадровых документов, сформированных по законам ДНР/ЛНР, организуйте их систематизацию для подтверждения стажа сотрудников при запросах СФР/судов.
5. Мониторинг нормативной базы: Подпишитесь на рассылки Минтруда, СФР, КонсультантПлюс/Гарант по тегам «Новые регионы», «Трудовое право», «Страховые взносы».

Оформление больничных и отпусков в новых регионах с 1 января 2025 года не имеет принципиальных отличий от процедур в «старых» регионах России. Главный вызов — качественное завершение переходного периода: приведение локальных актов в соответствие с ТК РФ, полная цифровизация больничных (ЭЛН), корректный расчет среднего заработка по Постановлению № 922 и учет всего страхового стажа работников.

Работодателям рекомендуется не откладывать внутренний аудит кадровых процессов. Стоимость ошибки (штрафы, суды, репутационные риски, недовольство персонала) несоизмеримо выше затрат на настройку учетных систем и консультации с профильными юристами/бухгалтерами.

Нужна индивидуальная консультация?

Ситуация в каждой организации уникальна (специфика производства, состав персонала, история перехода). Для разбора конкретных спорных моментов (стаж до 2014 года, особые условия труда, споры с СФР) рекомендуется обратиться к квалифицированному трудовому юристу или аудитору по зарплатам, специализирующемуся на законодательстве новых регионов.

Статья подготовлена в информационных целях и не является правовым консультированием в конкретном деле. Нормативная база может меняться, сверяйтесь с актуальными редакциями законов на день принятия решения.