В Луганской Народной Республике (ЛНР) трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с действующим российским законодательством, поскольку трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса РФ и приказами Министерства труда и социальной защиты. Ниже представлен подробный обзор основных аспектов: оформление, хранение и восстановление трудовых книжек сотрудников ЛНР.

Оформление трудовой книжки

Первичное оформление при приёме на работу

• При принятии сотрудника на работу ответственный специалист (кадровик, бухгалтер) заполняет первую запись в трудовой книжке:
• дата приёма;
• наименование организации (полное и сокращённое);
• должность, структурное подразделение;
• вид трудового договора (срочный/бессрочный).
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
• Если у сотрудника ранее не было трудовой книжки, выдаётся новый бланк формы ТД-1 (или ТД-2 в зависимости от профессии).

Внесение записей о поощрении и увольнении

• Поощрение: запись делается в разделе «Сведения о поощрениях». Указываются вид награды (премия, благодарность, грамота и т.п.), основание (приказ № …, дата) и дата внесения записи.
• Увольнение: в разделе «Сведения об увольнении» фиксируются:
• дата увольнения;
• основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• номер и дата приказа об увольнении;
• выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск и т.п.).
• Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Исправление ошибок и выдача дубликата/вкладыша

• Если обнаружены неточности (опечатки в ФИО, датах, наименовании организации), оформляется исправительная запись:
• в поле «Исправления» указывается ошибочная запись, затем правильная;
• подпись ответственного лица и дата исправления;
• при необходимости ставится пометка «Исправлено верно».
• При утрате или порче трудовой книжки выдаётся дубликат или вкладыш:
• Дубликат – полная копия трудовой книжки с теми же записями, заверяется печатью и подписью;
• Вкладыш – дополнительный лист, в который переносятся утраченные записи; к основной книжке пришивается и заверяется.
• Для выдачи дубликата сотруднику необходимо подать заявление на имя руководителя (произвольной формы) и предоставить документы, подтверждающие стаж (справки с прежних мест работы, выписки из ПФР и т.д.).

Хранение трудовых книжек в организации

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 63748).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Актуальные требования на 2025‑2026 гг. включают ведение бумажных книг учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков, а также обязательное отчётное представление в бухгалтерию ежемесячно.

Требования к хранению

• Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном помещении (сейф, металлический шкаф) с ограниченным доступом.
• Ответственный за ведение и хранение (как правило, специалист отдела кадров) обязан:
• ежемесячно представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
• указывать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши (если организация оказывает такие услуги платно);
• обеспечивать сохранность документов от повреждения, влаги, огня и несанкционированного доступа.
• Книга учёта движения трудовых книжек ведётся на бумажном носителе и содержит колонки:
• дата приёма/выдачи;
• ФИО сотрудника;
• номер и серия трудовой книжки;
• подпись ответственного лица;
• примечания (например, «выдан дубликат»).

Особенности для ЛНР

• Поскольку ЛНР признаёт российское законодательство в сфере труда, порядок оформления и хранения полностью соответствует приказам Минтруда РФ.
• В случае, если сотрудник ранее имел трудовую книжку украинского образца, вопрос о её признании решается по соглашению сторон (как указано в Письме Минтруда от ); При необходимости проводится процедура переоформления – выдаётся новая российская трудовая книжка с переносом всех стажевых записей на основании справок с прежних мест работы.
• Важно учитывать, что при массовой утере трудовых книжек организация может быть привлечена к административной ответственности (штраф за ненадлежащее хранение) в соответствии с КоАП РФ.

Восстановление трудовой книжки при утере или повреждении

Пошаговая инструкция для работника

1. Написать заявление на имя руководителя организации (произвольной формы) с просьбой выдать дубликат трудовой книжки в связи с её утратой/порчей.
2. Приложить к заявлению:
• справки с предыдущих мест работы (о периодах работы, должностях, заработной плате);
• выписки из лицевого счёта ПФР (подтверждающие страховой стаж);
• иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из архива).
3. Кадровая служба формирует комиссию (как правило, из специалиста отдела кадров, бухгалтера и юриста), которая:
• проверяет представленные документы;
• сверяет их с внутренними архивами организации (приказы, личные дела, ведомости);
• при отсутствии противоречий составляет акт о восстановлении трудовой книжки.
4. На основании акта изготавливается новая трудовая книжка (или вкладыш) с внесением всех подтверждённых записей.
5. Сотрудник получает документ, проверяет его правильность и расписывается в получении.
6. Оригинал (или дубликат) сдаётся на хранение в отдел кадров согласно установленному порядку.

Восстановление через государственный архив

• Если организация ликвидирована или её архивы недоступны, работник может обратиться в государственный архив (например, Архив труда и социальной защиты ЛНР/РФ) за справками о периодах работы.
• Полученные из архива сведения служат законным основанием для внесения записей в новую трудовую книжку.
• При отсутствии архивных данных восстановление возможно только на основании показаний свидетелей и иных косвенных доказательств, однако в этом случае вероятность отказа выше.

Ответственность за ненадлежащее хранение

• Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил хранения трудовых книжек (отсутствие отчётов, утрата документов из‑за ненадлежащего хранения) влечёт штраф:
• на должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.
• Поэтому особенно важно соблюдать ежемесячную отчётность и вести книги учёта в строгом соответствии с Приказом 320н.

Краткие рекомендации для кадровой службы ЛНР

• Регулярно обновлять нормативную базу (следить за изменениями в Приказах Минтруда, особенно касающимися форм бланков и порядка ведения учёта).
• Обеспечить наличие достаточного запаса бланков трудовой книжки и вкладышей, а также вести точный учёт их движения.
• Проводить инструктаж сотрудников по правилам заполнения и хранения трудовых книжек, включая порядок действий при утере.
• При работе с сотрудниками, имеющими украинские трудовые документы, заранее уточнять порядок их признания и, при необходимости, инициировать процедуру переоформления.
• Вести электронный резерв копий ключевых записей (сканы приказов, личных дел) для ускорения восстановления в случае форс‑мажора.

Соблюдение изложенных правил позволит организациям ЛНР обеспечить корректное оформление, надёжное хранение и своевременное восстановление трудовых книжек сотрудников, что в свою очередь гарантирует защиту их трудовых прав и возможность подтверждения стажа для пенсионных и социальных выплат.