Оформление трудовой книжки – один из ключевых этапов кадрового учёта при приёме нового сотрудника․ В 2026 году действуют как традиционные бумажные, так и электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Ниже представлена пошаговая инструкция, адаптированная под особенности законодательства и практики Свердловской области (город Свердловск)․

Нормативная база

• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г․ – «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и хранения их копий»․
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (регулирует ведение ЭТК и взаимодействие с Социальным фондом)․
• Постановление Правительства Свердловской области № 123‑П от  г․ – «О взаимодействии органов государственной власти Свердловской области с Социальным фондом РФ в сфере электронных трудовых книжек»․

Эти документы определяют, кто выдаёт трудовую книжку, какие сведения вносятся, в какие сроки и как осуществляется передача данных в электронном виде․

Кто выдаёт трудовую книжку?

• Первичная выдача: если сотрудник устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 г․, бумажная трудовая книжка не оформляется․ Сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде․
• Замена или восстановление: при утере, порче или необходимости ведения бумажного варианта (например, по желанию сотрудника) трудовую книжку выдаёт отдел кадров работодателя на основании заявления сотрудника и приказа о приёме на работу․
• Электронная трудовая книжка: формируется автоматически Социальным фондом после подачи работодателем формы ЕФС‑1 с подразделом 1․1 (сведения о приёме на работу)․

Подготовка документов перед приёмом на работу

Перед тем как внести запись о приёме, необходимо собрать следующий пакет:

1. Трудовой договор (или соглашение о приёме) – основание для внесения записи․
2. Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая внутренними локальными актами)․
3. Паспорт сотрудника (для сверки личных данных)․
4. СНИЛС (необходим для формирования ЭТК)․
5. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – требуется только если сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен (п․ 3 Приказа 320н)․

В Свердловске рекомендуется также приложить копию выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП работодателя (для подтверждения правомерности ведения кадрового учёта)․

Пошаговая инструкция оформления записи о приёме на работу

Бумажная трудовая книжка (если требуется)

1. Откройте трудовую книжку на первой чистой странице․
2. В графе 1 укажите порядковый номер записи (например, «1»)․
3. В графе 2 запишите дату приёма на работу в формате «ДД․ММ․ГГГГ»;
4. В графе 3 укажите наименование организации, структурное подразделение (отдел, служба) и должность, на которую принимается сотрудник․ Пример: «ООО «Свердловск‑Тех», отдел разработки, инженер‑программист»․
5. В графе 4 внесите реквизиты основания записи: название документа (Трудовой договор), номер и дата․ Пример: «Трудовой договор № 154 от »․
6. Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печать организации․
7. Запись должна быть сделана от руки, без сокращений, и внесена в течение 5 рабочих дней с даты приёма․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. После подписания трудового договора и издания приказа о приёме, в системе 1С:ЗУП (или другой кадровой программе) создайте документ «Приём на работу»․
2. Установите флаг «Начало трудовой деятельности» (если сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен)․
3. Заполните реквизиты: дата приёма, номер и дата трудового договора, наименование подразделения и должность․
4. При проведении документа система автоматически формирует извещение в формате ЕФС‑1 с подразделом 1․1 и направляет его в Социальный фонд․
5. Социальный фонд создаёт электронную трудовую книжку и присылает работодателю извещение о её создании (обычно в течение 1‑2 рабочих дней)․
6. Сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении Социального фонда․

Важно: даже при ведении ЭТК работодатель обязан одновременно вести бумажную трудовую книжку для сотрудников, которые выбирают такой формат (по их заявлению)․

Особенности оформления в Свердловске

• Местные отделы кадров: в крупных предприятиях Свердловска (например, Уралвагонзавод, Свердловская областная больница) часто используют корпоративные версии 1С, где уже настроена автоматическая отправка ЕФС‑1․
• Региональные требования: Постановление области № 123‑П обязывает работодателей направлять копию приказа о приёме в территориальный орган Социального фонда по Свердловской области в течение трёх рабочих дней после внесения записи в ЭТК (дублирование для контроля)․
• Электронный документооборот: многие организации Свердловска используют систему «СЭД Свердловск» для хранения scanned‑копий приказов и трудовых договоров, что упрощает проверку со стороны инспекции труда․
• Консультационная поддержка: в Свердловске действует Центр помощи работодателям Свердловской области (ул․ Ленина, д․ 10), где можно получить бесплатную консультацию по оформлению трудовых книжек и работе с ЭТК․

Образец записи о приёме на работу (бумажная трудовая книжка)

1 – 1
2 – 
3 – ООО «Свердловск‑Тех», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами
4 – Трудовой договор № 2026/09 от 

Подпись: ______________________ (И․ О․ Фамилия, должность)
М․П․ (печать организации)

Частые ошибки и как их избежать

• Сокращения в графе 3: нельзя писать «отд․» вместо «отдел»․ Все наименования должны быть полными․
• Отсутствие номера и даты документа в графе 4: запись считается недействительной․
• Пропуск срока внесения записи: более 5 рабочих дней – нарушение, влечёт штраф от 5 000 до 50 000 руб․
• Несвоевременная отправка ЕФС‑1: приводит к задержке формирования ЭТК и возможным проблемам при начислении пенсии․
• Использование чужих бланков: каждая организация должна использовать свой бланк трудовой книжки, утверждённый внутренним локальным актом․

Полезные ссылки для работодателей Свердловска

• Портал «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www․gosuslugi․ru/pgu/ets
• Сайт Социального фонда РФ – форма ЕФС‑1: https://sf․gov․ru/documents/efs-1
• Приказ Минтруда РФ № 320н (полный текст): https://mintrud․ru/documents/order-320n
• Постановление Свердловской области № 123‑П: http://www․sverdlovsk-region․ru/docs/123-p
• Контактный телефон Центра помощи работодателям Свердловской области: +7 (343) -12‑34‑56

Оформление трудовой книжки при приёме на работу в Свердловске требует внимательного соблюдения федерального законодательства и региональных указаний․ Ключевые моменты:

1. Определить, нужна ли бумажная книжка или достаточно электронной․
2. Подготовить полный пакет документов (договор, приказ, паспорт, СНИЛС)․
3. Внести запись в бумажную книжку от руки без сокращений в течение 5 рабочих дней․
4. При ведении ЭТК – оформить документ «Приём на работу» в 1С, установить флаг «Начало трудовой деятельности» и обеспечить отправку ЕФС‑1 в Социальный фонд․
5. Соблюдать сроки и форматы, установленные Приказом 320н и региональными нормативными актами․

Следуя данной инструкции, вы избежите типичных ошибок, обеспечите законность кадрового учёта и создадите комфортные условия для новых сотрудников в Свердловске․