Бесплатная консультация юриста

+7 (800) -01-07-30

Реклама jurik.ru

С вступлением в силу Конституции Российской Федерации и интеграции Луганской Народной Республики (ЛНР) в правовое поле России, вопросы ведения воинского учета и архивного обеспечения документов регулируются федеральным законодательством РФ. Настоящая статья представляет подробное руководство по организации архива воинского учета, срокам хранения документов и правилам их оформления для передачи в архив, актуальное для организаций ЛНР на 2026 год.

Нормативная правовая база

Деятельность по архивному делу и воинскому учету в организациях ЛНР строится на следующих ключевых документах:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 2023–2024 гг.).
Федеральный закон от № 53-ФЗ «Воинская обязанность и военная служба» (ст. 11, 18 — обязанности организаций по воинскому учету).
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее — Перечень № 236).
Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Правил формирования архивных фондов организаций… и порядка их передачи в архивы» (Правила оформления дел).
Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах РФ (утв. Приказом Минобороны РФ) — применяется по аналогии для военизированных организаций и структур, ведущих воинский учет.
Постановления Главы ЛНР и Правительства ЛНР о гармонизации законодательства с РФ.

Категории документов воинского учета и сроки хранения

Согласно Перечню № 236 и отраслевым нормам, документы воинского учета делятся на три основные группы по срокам хранения:

Документы постоянного хранения (передаются в государственный архив навсегда).
Документы временного хранения свыше 10 лет (передаются в архив организации/государственный архив).
Документы временного хранения до 10 лет включительно (хранятся в организации до истечения срока, затем уничтожаются).

Ключевые сроки хранения (справочная таблица)

Наименование документа / серии дел	Срок хранения	Основание / Примечание
Личные карточки воинского учета (ф. № 10, № 10-у и др.)	75 лет — если делопроизводство закончено до . 50 лет — если делопроизводство закончено после .	Перечень № 236, раздел «Воинский учет». Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по карточке (увольнение, переезд, смерть).
Дела по личному составу уволенных работников (личные дела, служебные записки, справки)	75 / 50 лет (аналогично личным карточкам)	Относятся к документам по личному составу. Оформляются в отдельные дела при увольнении.
Списки работников, подлежащих воинскому учету	3 года	Хранятся в организации. Срок с 1 января года, следующего за годом составления.
Журналы проверок осуществления воинского учета	5 лет	С 1 января года, следующего за годом завершения ведения журнала.
Отчеты о воинском учете (ежегодные, квартальные)	5 лет (обычно)	Зависит от вида отчета. Методические рекомендации — до утраты актуальности, но не менее 5 лет.
Ведомости учета призывников, военнообязанных	10 лет и более	Если содержат уникальные данные, не дублируемые в личных карточках.
Акты проверки, справки о составе, уведомления военкомата	3–5 лет	В зависимости от вида документа по Перечню № 236.

Важное правило исчисления сроков: Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (закрыто дело, выписана карточка, завершен журнал).

Организация хранения документов в организации (до сдачи в архив)

Сроки хранения в структурном подразделении (кабинете воинского учета)

Дела со сроками хранения 10 лет и более (личные карточки, дела уволенных, ведомости длительного хранения) хранятся в организации (воинской части, военкомате, кадровой службе) — года после завершения делопроизводства.
Дела со сроками хранения до 10 лет (списки, журналы проверок, текущая переписка) хранятся в организации до истечения установленного срока.

По истечении 3-летнего срока (для дел 10+ лет) документы подлежат обязательной сдаче в архив организации (или в государственный архив ЛНР, если архива у организации нет).

Условия хранения

Обеспечение помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив (или ответственное лицо организации). Документы должны храниться в сухих, отапливаемых помещениях, защищенных от несанкционированного доступа, пожара и влаги.

Оформление дел для сдачи в архив (Формирование архивного фонда)

Процесс оформления регламентируется Приказом Росархива № 174 и Наставлением по архивному делу в ВС РФ.

Составление номенклатуры дел

Ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) утверждается Номенклатура дел. Она должна содержать три раздела:

Дела постоянного хранения.
Дела временного хранения свыше 10 лет (в т.ч. по личному составу).
Дела временного хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура утверждается руководителем организации. Без утвержденной номенклатуры сдача дел в архив недопустима.

Сборка и оформление единиц хранения (делов)

Обложки дел заполняются в соответствии с типовыми формами (по ГОСТ Р 7.0.97–2016 / Приказ № 174). На обложке указываются: название организации, номер фонда, номер описи, номер дела, заглавие дела, даты начала и конца, количество листов, срок хранения, подпись ответственного.
Пронумеровка листов — сквозная по делу (архивная нумерация), ставится в правом верхнем углу листа.
Сшивка — дела сшиваются прочной нитью (шнуром), узел прячется под прокладку из плотной бумаги с указанием числа листов и подписи сшивающего.

Составление описей дел

Опись дел, главный учетный и справочный документ архива. Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у сдатчика/в организации).

Колонки описи: № п/п, шифр дела (присваивается после включения в опись), заглавие дела, даты, кол-во листов, срок хранения, примечание.
Дела в описи расставляются в порядке номенклатуры (по разделам и пунктам).

Присвоение архивного шифра (Критически важно!)

Каждой единице хранения (делу) после включения в годовой раздел описи присваивается архивный шифр, состоящий из трех элементов (п. 60 Правил № 174):

Номер архивного фонда (присваивается архивом-приемником, например: Ф-123).
Номер описи дел (порядковый номер описи в фонде, например: Оп-1).
Номер единицы хранения (порядковый номер дела в описи, например: Д-45).

Формат шифра: Ф-123 / Оп-1 / Д-45

На обложках дел (бумажные носители) шифр наносится:

В правом верхнем углу (основное место).
В левом нижнем углу (дублирующее для идентификации в стеке).

Акт приема-сдачи дел

Оформляется в 2-х экземплярах. В акте указываются: фонд, опись, номера дел, количество листов, сроки хранения. Подписывается руководителем организации, главным архивариусом (ответственным за архив) и представителем архива-приемника.

Особенности электронных документов воинского учета

С переходом на электронный воинский учет (ЕВУ, АИС «Воинский учет») актуальны требования к электронным архивам:

Составляются Описи электронных документов (отдельный вид описи).
Присваивается архивный шифр электронной единице хранения (файлу/папке/базе).
Обеспечивается целостность, подлинность и читаемость ЭД на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, проверка ЭЦП/Хэш-сумм).
Метаданные ЭД должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0;100–2018.

Порядок сдачи дел в архив: пошаговый алгоритм

Инвентаризация: Проверить наличие всех дел по номенклатуре за отчетный год.
Отбор: Выделить дела с истекшим сроком хранения в организации (3 года для дел 10+ лет, или истечение срока для дел до 10 лет).
Оформление: Собрать дела, пронумеровать листы, сшить, заполнить обложки.
Номенклатура: Утвердить номенклатуру дел за год.
Опись: Составить опись дел (бумажную и/или электронную).
Шифровка: Получить номер фонда в архиве-приемнике (если сдача впервые) и нанести шифры на обложки и в опись.
Акт: Составить Акт приема-сдачи.
Передача: Передать дела в архив (архив организации или Госархив ЛНР).
Отметка в инвентарной книге: После получения описи от архива (с подписью архива) сделать отметку в инвентарной книге учета дел организации: «Сдано в архив [Название архива], Акт № [Номер] от [Дата]».

Ответственность за нарушения

Нарушение сроков хранения, правил оформления или условий хранения документов воинского учета влечет за собой:

Административную ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение законодательства об архивном деле), штрафы на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб.
Дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, увольнение) для ответственных лиц (воинских комиссариатов, кадровых офицеров, архивариусов).
Уголовную ответственность (ст. 293 УК РФ, халатность) — в случае утраты документов, повлекшей тяжкие последствия (невозможность подтверждения стажа, права на пенсию, воинского учета).

Резюме: Чек-лист для ответственного за воинский учет

[ ] Знание актуального Перечня № 236 и отличия сроков 50/75 лет для личных карточек.
[ ] Ежегодное утверждение Номенклатуры дел в 3 разделах.
[ ] Хранение дел 10+ лет в организации ровно 3 года (не раньше 1 года, не позже 3 лет — сдача в архив).
[ ] Правильная сборка дел: нумерация листов, сшивка, заполнение обложек по ГОСТу.
[ ] Составление описи дел ДО передачи в архив.
[ ] Получение номера фонда в архиве и нанесение Архивного шифра (Фонд/Опись/Дело) в правом верхнем и левом нижнем углах обложки.
[ ] Оформление Акта приема-сдачи и отметка в инвентарной книге организации.
[ ] Контроль за сохранностью ЭД воинского учета (резервное копирование, проверка ЭЦП).

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ, применяемых на территории ЛНР (Приказ Росархива № 236, № 174, ФЗ-125, ФЗ-53, Наставление по архивному делу в ВС РФ). Рекомендуется сверяться с актуальными редакциями документов и местными нормативными актами Минобороны ЛНР / Госархива ЛНР.