С 2022 года в России вступили в силу новые положения по учёту арендных операций (ФСБУ 25/2018, изменения в Налоговом кодексе, требования к регистрации договоров в Росреестре). Поэтому договоры аренды, заключённые до 2022 года, часто содержат «старые» формулировки, которые могут привести к налоговым, бухгалтерским и юридическим проблемам. Ниже перечислены самые распространённые ошибки и даны практические рекомендации, как их устранить перед тем, как подписать новый договор.
Отсутствие обязательной регистрации договора в Росреестре
Ошибка. Договоры аренды нежилых помещений, срок действия которых превышает 12 мес., подлежат обязательной регистрации в Росреестре (постановление Правительства РФ от № 1015). Многие арендодатели и арендаторы не регистрировали такие договоры, полагая, что это «необязательно».
Последствия.
- Недействительность договора в случае спора.
- Невозможность использовать договор в качестве основания для получения банковского кредита.
- Штрафы от налоговых органов за несоблюдение требований к учёту.
Как исправить.
- Подготовить актуализированную версию договора (с учётом всех изменений, которые произошли за время эксплуатации помещения).
- Собрать пакет документов: выписка из ЕГРН, согласие собственника, акт приёма‑передачи, справка о праве собственности арендодателя.
- Подать заявление в Росреестр через портал Госуслуги или через МФЦ. При подаче указать, что договор заключён до 2022 года, но регистрируется «ретроспективно».
- После получения свидетельства о регистрации приложить его к договору и к бухгалтерским документам.
Неуказанный или некорректно определённый срок аренды
Согласно ФСБУ 25/2018, срок аренды – один из ключевых параметров, от которого зависит признание аренды как финансового лизинга или операционной аренды. В старых договорах часто использовались формулировки типа «договор действует до расторжения одной из сторон», что делает срок неопределённым.
Последствия.
- Невозможность правильно классифицировать аренду в бухгалтерском учёте.
- Риск признания арендных платежей как расходов, а не как амортизации, что приводит к неверному налогообложению.
Как исправить.
- Установить конкретный конечный срок (например, «с по ») или чётко определить условия продления (период автоматического продления на 12 мес. с уведомлением за 30 дней).
- Если договор бессрочный, указать «договор считается бессрочным, но подлежит ежегодному пересмотру и обязательной регистрации продления в Росреестре».
- Внести изменения в пункт «Срок действия договора» и оформить их дополнительным соглашением.
Отсутствие акта приёма‑передачи и акта возврата помещения
В практике часто встречается ситуация, когда помещение передаётся без составления акта, а при окончании срока аренды акт возврата не оформляется. Это приводит к спорам о состоянии помещения и о том, какие ремонты обязан выполнить арендатор.
Последствия.
- Трудности в доказывании факта передачи помещения.
- Неопределённость в вопросе удержания обеспечительного платежа (депозита).
- Повышенный риск налоговых доначислений за «незарегистрированные» арендные платежи.
Как исправить.
- Составить акт приёма‑передачи с указанием:
- Дата и место составления.
- Перечень помещений, их площадь, техническое состояние, наличие оборудования.
- Подписи обеих сторон и печати (если есть).
- При окончании срока – оформить акт возврата с указанием:
- Фактического состояния помещения.
- Списка выполненных арендатором улучшений (если они подлежат компенсации).
- Согласовать возврат или удержание депозита.
- Приложить оба акта к бухгалтерским и налоговым документам, а также к новому договору.
Неправильное оформление обеспечительного платежа (депозита, аванса)
В старых договорах часто прописывали «аванс по договору аренды, который будет закрываться весь срок аренды». Такая формулировка не соответствует требованиям Налогового кодекса и ФСБУ 25/2018.
Последствия.
- Депозит может быть признан доходом арендодателя в момент получения, что приводит к двойному налогообложению.
- Отсутствие чёткого механизма возврата депозита при завершении аренды.
Как исправить.
- Разделить депозит (обеспечительный платеж, возвращаемый по окончании аренды) и аванс (предоплата за будущие арендные периоды);
- В договоре указать:
- Размер депозита (например, 1‑2 мес. арендной платы).
- Условия удержания (повреждения, неуплата коммунальных услуг).
- Сроки и порядок возврата депозита (в течение 10 рабочих дней после подписания акта возврата).
- Порядок списания аванса (ежемесячно, ежеквартально и т.д.).
- Оформить отдельный бухгалтерский документ «Депозит по договору аренды № …», чтобы отделить его от доходов.
Ошибки в определении предмета аренды и его целевого использования
Согласно ст. 452 ГК РФ, арендодатель обязан предоставить помещение в состоянии, пригодном для использования по назначению, указанному в договоре. Часто в старых договорах не указывали точный вид деятельности арендатора, что приводит к конфликтам с налоговыми органами (нецелевое использование).
Последствия.
- Налоговые доначисления за «нецелевое» использование (например, помещение, сданное под склад, используется как офис).
- Риск расторжения договора в одностороннем порядке.
Как исправить.
- Внести в договор пункт «Целевое назначение помещения», указав конкретный вид деятельности (например, «торговля розничная», «офисные услуги», «производственное использование»).
- При необходимости добавить возможность изменения целевого назначения с согласия арендодателя (с указанием процедуры согласования).
- При перезаключении договора проверить, соответствует ли текущая деятельность арендатора заявленному назначению.
Неправильное отражение арендных операций в бухгалтерском учёте
С 2022 года в бухгалтерском учёте аренда должна классифицироваться в соответствии с ФСБУ 25/2018: финансовый лизинг (если срок аренды ≥ 75 % срока экономической жизни актива) или операционная аренда. В старых договорах часто не указывали срок, что затрудняло классификацию.
Как исправить.
- Определить срок аренды и срок полезного использования помещения (обычно 30‑50 лет).
- Если срок аренды ≥ 75 % от срока полезного использования – классифицировать как финансовый лизинг, признать актив и обязательство.
- Если срок аренды меньше – классифицировать как операционную аренду, учитывать арендные платежи как расходы.
- Внести соответствующие изменения в бухгалтерскую политику организации и отразить их в бухгалтерском учёте (проводки, примечания к финансовой отчётности).
Неоформленные продления и «молчаливое» продолжение аренды
Случаи, когда срок договора истёк, но арендатор продолжает пользоваться помещением без подписания нового договора, встречаются часто. Налоговые органы часто трактуют такие отношения как «бессрочная аренда», требующую регистрации.
Как исправить.
- Составить дополнительное соглашение о продлении с указанием нового срока и условий.
- Если стороны желают «молчаливое» продление, оформить это в виде отдельного договора‑продления с указанием срока «на 12 мес. с правом автоматического продления», и зарегистрировать его.
- Обновить все сопутствующие документы (акт приёма‑передачи, бухгалтерские проводки).
Ошибки в указании налоговых обязательств и НДС
В старых договорах часто упускали пункт о том, кто несёт обязанность по уплате НДС (арендодатель или арендатор). При этом налоговая проверка может признать, что НДС должен был быть начислен, но не был.
Как исправить.
- Внести в договор пункт «Налог на добавленную стоимость (НДС)». Пример формулировки:
«Стороны признают, что арендные платежи облагаются НДС в размере 20 %. Налоговый агентом по НДС является арендодатель. Арендатор уплачивает арендную плату с учётом НДС, а арендодатель обязуется перечислять НДС в бюджет в сроки, установленные Налоговым кодексом РФ.»
- Убедиться, что в бухгалтерском учёте отражены корректные суммы НДС (начисление, уплата, вычет).
- При необходимости оформить акт сверки расчётов по НДС с арендодателем.
Неучтённые изменения в объекте (ремонт, перепланировка)
Ремонтные работы, проведённые арендатором, часто не фиксируются в договоре. Это приводит к спорам о том, кто несёт расходы и какие улучшения остаются в собственности арендодателя.
Как исправить.
- В договор добавить пункт «Изменения и улучшения помещения», где указать:
- Какие виды работ допускаются без согласования.
- Процедуру согласования планов работ.
- Кто несёт расходы (арендатор или арендодатель).
- Условия передачи улучшений в собственность арендодателя (компенсация, амортизация).
- При уже выполненных работах оформить акт согласования изменений с указанием стоимости, даты и подписи сторон.
Неучтённые особенности прав третьих лиц
Иногда арендодатель не проверяет, нет ли обременений (залог, арест) на объект. При этом арендатор может стать «нежеланным» получателем прав третьих лиц.
Как исправить.
- Провести проверку в ЕГРН (выписка из реестра прав).
- Включить в договор пункт «Гарантии арендодателя», где арендодатель обязуется предоставить чистый титул и отсутствие обременений.
- Если обременения есть, оформить их в виде отдельного соглашения о согласовании с кредиторами.
Контрольный чек‑лист перед перезаключением договора
Перед тем как подписать новый договор аренды, пройдите следующий список:
- Проверить, зарегистрирован ли текущий договор в Росреестре; если нет – оформить регистрацию.
- Убедиться, что в договоре чётко указан срок аренды (конкретная дата или порядок продления).
- Подготовить и подписать актуальные акты приёма‑передачи и акты возврата.
- Разделить депозит и аванс, прописать условия их возврата и списания.
- Уточнить целевое назначение помещения и согласовать его с текущей деятельностью арендатора.
- Определить классификацию аренды (операционная/финансовый лизинг) и скорректировать бухгалтерские проводки.
- Оформить продление или новое соглашение, если срок истёк, и зарегистрировать его.
- Внести в договор пункт о НДС и уточнить налоговые обязательства.
- Зафиксировать все проведённые ремонтные работы и их финансовые условия.
- Проверить отсутствие обременений на объект и включить гарантии арендодателя.
Типичные ошибки в договорах аренды нежилых помещений, заключённых до 2022 года, часто связаны с изменившимися нормативными требованиями: обязательной регистрацией, более строгим учётом арендных платежей и требованием чёткой формулировки условий. Исправив перечисленные недостатки до перезаключения договора, вы избежите налоговых доначислений, судебных споров и финансовых потерь. При необходимости рекомендуется привлечь квалифицированного юриста и бухгалтера, чтобы гарантировать полное соответствие договора актуальному законодательству.
Помните: правильно оформленный договор – это защита интересов обеих сторон и залог стабильного бизнеса.