Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «отпуск за свой счет») — это важный инструмент трудового права, позволяющий работнику решить личные вопросы, не теряя место работы. Однако процедура его оформления наполнена юридическими нюансами: в одних случаях работодатель обязан предоставить такой отпуск, в других, имеет право отказать. Ошибки в оформлении могут привести к спорам, штрафам и даже восстановлению на работе через суд.

В этой статье мы подробно разберем правовое регулирование, категории работников, порядок оформления, влияние на стаж и ответственность сторон на актуальном для 2026 года законодательстве.

Правовая природа: право или обязанность?

Согласно ст. 128 ТК РФ, основанием для предоставления отпуска без сохранения зарплаты являются:

1. Случаи, установленные законодательством (обязательное предоставление). Работодатель не имеет права отказать определенным категориям работников.
2. Случаи, установленные коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовой договором.
3. По соглашению сторон. Во всех остальных случаях отпуск предоставляется только при взаимном согласии. Работодатель вправе отказать, работник, не брать его.

Важно: Даже если основание предусмотрено законом (п. 1 ст. 128 ТК РФ), работник должен написать заявление, а работодатель — издать приказ. Автоматического предоставления не происходит.

Кому работодатель ОБЯЗАН предоставить отпуск (ст. 128 ТК РФ)

Закон жестко фиксирует категории работников и максимальную продолжительность обязательного отпуска «за свой счет». Отказ в этих случаях влечет ответственность.

Категории работников и сроки (базовые нормы ТК РФ):

• Работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год.
• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Участники ВОВ, трудовой фронт и т.д., до 35 календарных дней в год.
• Родители (супруги) военнослужащих, получивших травму/контузию или заболевших — до 14 календарных дней.
• Работники, ухаживающие за инвалидом I группы / ребенком-инвалидом / больным по заключению ВК, до 14 календарных дней ежегодно (п. 2 ст. 128 ТК РФ в ред. от 2024-2025 гг.).

Семейные и иные уважительные причины (п. 1 ч. 1 ст. 128 ТК РФ):

Работодатель обязан предоставить отпуск (срок определяется соглашением, но обычно не более 5 дней, если иное не установлено ЛНА) в случаях:

• Рождения ребенка;
• Регистрации брака;
• Смерти близких родственников (родители, супруг(а), дети, братья, сестры, усыновители, усыновленные);
• Иных случаях, предусмотренных законодательством (например, сдача экзаменов у работников, совмещающих работу с обучением).

> Практический совет: Если работник относится к «обязательным» категориям, в заявлении обязательно ссылайтесь на конкретную норму ТК РФ (например, «Прошу предоставить отпуск без сохранения зарплаты на 14 календарных дней в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ в связи с выходом на пенсию по старости»). Это лишает работодателя оснований для отказа.

Отпуск по соглашению сторон: свобода договора

Если работник не входит в перечень ст. 128 ТК РФ (например, хочет поехать за границу, сделать ремонт, подготовиться к экзаменам во втуне), отпуск предоставляется только по соглашению сторон.

• Срок: Определяется по соглашению (в календарных днях или часах). ТК РФ не устанавливает максимального предела для таких случаев.
• Основание: Взаимная заинтересованность.
• Риск: Работодатель может отказать без объяснения причин (если иное не прописано в Коллективном договоре/ЛНА).

Пошаговая процедура оформления (алгоритм 2026 года)

Юридически грамотное оформление защищает обе стороны. Пропуск этапа — риск признания прогула или нарушения трудового законодательства.

Этап 1. Заявление работника

Письменное заявление — обязательный атрибут (даже при обязательном предоставлении). Устная просьба не имеет юридической силы.

Обязательные реквизиты:

• Кому (ФИО руководителя/наименование организации);
• От кого (ФИО работника, должность, подразделение);
• Название документа: «Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы»;
• Основание: Ссылка на ст. 128 ТК РФ (для обязательных категорий) или фразу «по семейным обстоятельствам / по соглашению сторон»;
• Срок: Конкретные даты («с по ») или количество дней;
• Дата и подпись.

Этап 2. Рассмотрение и принятие решения

• Обязательные случаи: Работодатель проверяет принадлежность к категории (пенсионное удостоверение, справка МСЭ, свидетельство о рождении/смерти/браке). Отказ недопустим.
• По соглашению: Руководитель согласовывает/отказывает. Отказ лучше зафиксировать письменно (на заявлении или служебной записке) для доказательной базы.

Этап 3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Основной юридический документ. Издается на основании заявления.

Структура приказа (ф. Т-6 или собственной формы):

1. Основание: «Заявление работника от № 123».
2. Текст: «Предоставить Иванову И.И. отпуск без сохранения заработной платы с по (11 календарных дней) в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ».
3. Ответственное лицо за контроль сроков (обычно HR/кадры).
4. Подпись руководителя, печать (если есть), ознакомительная подпись работника.

Этап 4. Учет рабочего времени

• В табеле учета рабочего времени (ф. Т-12/Т-13) ставится код «ОЗ» (код 26) — «Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)».
• В личной карточке работника (ф. Т-2) запись вносится не обязательна (по розъяснениям Роструда), но рекомендуется для истории трудовой деятельности.

Этап 5. Трудовая книжка / СТД-Р

В трудовую книжку (бумажную) запись НЕ вносится. В СТД-Р (электронная трудовая) запись также не формируется, так как это не перевод и не увольнение. Однако период отражается в сведениях о стаже (СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ).

Влияние на трудовой стаж и социальные гарантии

Это один из самых обсуждаемых вопросов. Правила разные для разных видов стажа:

Частые ошибки работодателей и риски (Судебная практика)

Ошибка 1: Отказ пенсионеру/инвалиду ссылаясь на «производственную необходимость»

Последствие: Нарушение ч. 1 ст. 128 ТК РФ. Инспекция труда выносит предписание, налагает штраф (ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 тыс. руб. для юрлиц), работник может потребовать компенсацию морального вреда через суд.

Ошибка 2: Принуждение писать заявление на ОЗ вместо ежегодного оплачиваемого

Ситуация: «Напиши на свой счет, а то отпускного нет / не по графику».

Последствие: Квалифицируется как нарушение срока предоставления ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ). Штрафы, компенсация за непредоставленный отпуск при увольнении, возможна дисквалификация руководителя.

Ошибка 3: Неиспользование кода «ОЗ» в табеле (ставим «НН» или «Я»)

Риск: Нарушение учета рабочего времени. Для ПФР/СФР это сигнал: период не засчитан в стаж. Работник потеряет пенсионные коэффициенты.

Ошибка 4: Отзыв из отпуска ОЗ без согласия работника

Работодатель не имеет права односторонне отозвать работника из отпуска без сохранения зарплаты (в отличие от ежегодного оплачиваемого). Только по соглашению сторон.

Новые тренды и изменения 2024–2026 гг.

• Расширение категории ухаживающих: Законодательно закреплено право на 14 дней отпуска ОЗ ежегодно для ухаживающих за инвалидами I группы, детьми-инвалидами, а также пожилыми людьми (80+), нуждающимися в посторонней помощи (п. 2 ст. 128 ТК РФ).
• Электронный документооборот: Заявление и приказ могут оформляться в ЭДО (СЭД) с использованием ЭЦП. Это равносильно бумажному документу (ст. 309.2 ТК РФ).
• Часовой учет: Возможность предоставить отпуск ОЗ не целыми днями, а часами (по соглашению сторон), что удобно для решения краткосрочных вопросов (виза, врач, школа). В табеле учитывается как часы невыхода.
• СФР и СЗВ-ТД: Работодатель обязан сдавать СЗВ-ТД ежемесячно. Периоды ОЗ свыше 14 дней в год должны корректно отражаться в отчете (код основания), иначе у работника возникнут пробелы в стаже.

Чек-лист для HR-специалиста и юриста

1. [ ] Получено письменное заявление с указанием основания (ст. 128 ТК РФ или «по соглашению»).
2. [ ] Проверена категория работника (пенсионер, инвалид, рождение ребенка и т.д.) — при наличии основания отказ запрещен.
3. [ ] Срок отпуска согласован / соответствует закону (до 14/35/60 дней для обязательных категорий).
4. [ ] Издан приказ (ф. Т-6 или своя форма) со ссылкой на заявление и норму закона.
5. [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись (или ЭЦП).
6. [ ] В табеле учета рабочего времени проставлен код «ОЗ» (26) на весь период.
7. [ ] При расчете зарплаты за период отпуска начисления НЕ производились (только НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются).
8. [ ] Данные корректно отражены в СЗВ-ТД (длительность, основание).
9. [ ] Проинформирован работник о последствиях для стажа (если отпуск > 14 дней в год).

Юридическая поддержка оформления отпуска без сохранения зарплаты — это не просто «напечатать приказ». Это:

• Квалификация основания (обязательное или факультативное);
• Соблюдение процедуры (заявление → приказ → табель → отчетность);
• Анализ последствий для стажа и выплат (пенсия, больничный, ежегодный отпуск);
• Защита интересов работодателя от претензий инспекций и судов.

Главное правило 2026 года: Если закон говорит «обязан предоставить» (ст. 128 ТК РФ) — отказ невозможен. Если «по соглашению», документально фиксируйте волю сторон. Грамотное оформление сегодня экономит месяцы судебных споров завтра.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, ФЗ-400, Постановлений Пленума ВС РФ и актуальной судебной практики на 2026 год. Материал носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.