С 24 декабря 2023 года вступил в силу Закон Украины № 3494‑ІХ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно упорядочения предоставления и использования отпусков, а также других вопросов». Этот нормативный акт напрямую влияет на порядок, основания и алгоритмы оформления почти всех видов отпусков, включая отпуск муниципальных служащих.

Ключевые положения закона, касающиеся муниципальных служащих

• Статья 19 – ежегодный отпуск муниципального служащего предоставляется с сохранением замещаемой должности и денежного содержания. Размер отпуска определяется в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными нормативными актами.
• Статья 21 – уточняет порядок расчёта продолжительности отпуха за выслугу лет и условия его предоставления.
• Введен дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный служебный день – 3 календарных дня для муниципальных служащих.
• О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
• Если служащий поступил на службу после утверждения графика отпусков, он идёт в отпуск по отдельному заявлению.
• График отпусков на следующий год утверждается минимум за две недели до конца текущего года (например, на 2025 год – не позднее 16 декабря 2024 года).

Пошаговая инструкция подачи заявления на отпуск

1. Ознакомление с утверждённым графиком отпусков
   • Получите копию графика отпусков на текущий календарный год из отдела кадров или через внутренний портал муниципального учреждения.
   • Убедитесь, что выбранные вами даты не конфликтуют с уже утверждёнными периодами отпусков коллег.
2. Подготовка заявления
   • Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
   • Наименование учреждения (например, «Отдел по делам молодежи Луганской городской администрации»).
   • Должность, ФИО заявителя.
   • Вид отпуска (ежегодный, за выслугу лет, без сохранения зарплаты и т.д.).
   • Период отпуска (начальная и конечная даты).
   • Просьба о сохранении должности и денежного содержания (если применимо).
   • Подпись и дата подачи.
   • При необходимости к заявлению прилагаются:
   • Справка о выслуге лет (для отпуска за выслугу).
   • Медицинская справка (если отпуск связан с лечением).
   • Согласие руководителя на перенос отпуска (в случае изменения графика).
3. Согласование с непосредственным руководителем
   • Передайте заявление руководителю подразделения для предварительного согласования.
   • Руководитель ставит свою подпись и указывает дату рассмотрения.
4. Подача в отдел кадров
   • После получения подписи руководителя заявление сдаёться в отдел кадров (или уполномоченное лицо) лично либо через электронную систему документооборота.
   • Сотрудник отдела кадров регистрирует заявление в журнале incoming documents и выдаёт заявителю копию с отметкой о принятии.
   • Срок рассмотрения – не более трёх рабочих дней.
5. Извещение о времени начала отпуска
   • После утверждения заявления отдел кадров извещает заявителя о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
   • Извещение оформляется в виде служебной записки или уведомления в электронном виде с требованием подписи получателя.
6. Выход на отпуск и возвращение
   • В первый день отпуска сотрудник сдаёт дела и получает отпускное удостоверение (при необходимости).
   • По окончании отпуска сотрудник обязан выйти на работу в первый рабочий день following the отпуск и предоставить отдел кадров справку о фактическом использовании отпуска (если требуется внутренним регламентом).

Образец заявления на отпуск

Луганская городская администрация
Отдел по делам молодежи

Заявление


Я, Иванов Иван Иванович, занимаю должность главного специалиста отдела по делам молодежи.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июля 2026 года по 28 июля 2026 года (14 календарных дней) с сохранением замещаемой должности и денежного содержания.

Основание: ст. 19 Закона Украины № 3494‑ІХ от .

Подпись: _____________________ Дата: 

Примечание: если отпуск запрашивается за выслугу лет, в заявлении указывается соответствующая статья (например, ст. 21) и прилагается справка о выслуге лет.

Сроки и важные напоминания

• График отпусков на следующий год утверждается не позднее 16 декабря текущего года.
• Заявление на отпуск подаётся за две недели до желаемого начала отпуска, если даты уже включены в утверждённый график.
• Если сотрудник принят на работу после утверждения графика, он подаёт заявление в обычном порядке; отпуск предоставляется по отдельному решению руководителя.
• Извещение о начале отпуска должно быть получено под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
• При невозможности согласовать даты из-за производственной необходимости руководитель может предложить альтернативные периоды, которые должны быть согласованы с сотрудником и оформлены дополнительным соглашением к заявлению.

Соблюдение установленного порядка подачи заявления на отпуск обеспечивает прозрачность процесса, соблюдение трудовых прав муниципальных служащих и бесперебойную работу городских структур Луганской области. Рекомендуется регулярно ознакамливаться с обновлениями законодательства и внутренними нормативными актами, а также использовать образцы документов, приведённые выше, для минимизации ошибок при оформлении отпуска.