Вопрос переноса (совмещения) неиспользованной части ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год является одним из самых частых в кадровой практике бюджетных учреждений. В отличие от коммерческих организаций, где действует в основном ТК РФ, в бюджетной сфере порядок предоставления отдыха детально регламентируется Постановлением Правительства РФ от № 1492 («Об утверждении Типового положения о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам государственных (муниципальных) учреждений»), а также Федеральным законом от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (для госслужащих) и локальными нормативными актами (ЛНА) конкретного учреждения.

Ниже представлена подробная инструкция по порядку действий, оформлению документов и нюансам расчета сроков для сотрудников бюджетных учреждений города.

Нормативная база: что регулирует процесс

Основными документами, руководствуясь которыми необходимо действовать кадровикам и руководителям бюджетных учреждений, являются:

• Ст. 124, 125, 126, 127 ТК РФ, общие гарантии права на отдых, порядок предоставления, разделения и переноса отпуска (базовый уровень).
• Постановление Правительства РФ № 1492 (Типовое положение) — основной регламент для работников учреждений (пункты 10, 11, 12, 13, 14).
• ФЗ № 79-ФЗ (ст. 18, 19) — специальные нормы для государственных гражданских служащих (если учреждение относится к госслужбе).
• Локальные нормативные акты учреждения — Положение об оплате труда, График отпусков, Коллективный договор, Положение о порядке предоставления отпусков (утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации).

Основные основания для совмещения (переноса) отпуска

Согласно п. 12 Постановления № 1492 и ст. 124 ТК РФ, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска частями или его перенос на следующий рабочий год допускается в следующих случаях:

1. По инициативе работника (заявление о переносе/разделении), с согласия руководителя.
2. По инициативе работодателя — в исключительных случаях, связанных с производственной необходимостью (недопускающим прерывания работы), при условии предоставления отпуска не позднее чем через 6 месяцев после окончания рабочего года (п. 13 Постановления № 1492).
3. В связи с временной нетрудоспособностью (больничным), отпуск продлевается на дни болезни или переносится на другое время (п. 11 Постановления № 1492, ст. 124 ТК РФ).
4. В связи с выполнением государственных или общественных обязанностей (суд присяжных, призыв на учения и т.д.).
5. Для отдельных категорий работников (несовершеннолетние, работники с вредными условиями, педагогические работники и др.) — предоставление отпуска в удобное для них время (в т.ч. совмещением с последующим годом) является гарантированным правом (ст. 267 ТК РФ, спец. нормативные акты).

Порядок действий: пошаговая инструкция

Этап 1: Анализ и планирование (Декабрь, Январь)

Кадровая служба формирует список работников с неиспользованными днями отпуска за истекающий рабочий год. На основании этого списка:

• Готовится проект Графика отпусков на новый год с учетом «хвостов» прошлого года.
• Определяются сотрудники, чей отпуск за прошлый год не может быть перенесен (например, педагоги, работники вредных производств — им отпуск предоставляется обязательно в установленные сроки).

Этап 2: Получение заявления от работника

Работник пишет заявление на имя руководителя учреждения. Образец содержания:

«Прошу предоставить мне неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска за 2024 рабочий год (14 календарных дней) в совмещении с ежегодным оплачиваемым отпуском за 2025 рабочий год (28 календарных дней) общим сроком 42 календарных дня с по ».

Срок подачи: Желательно не позднее чем за 2 недели до предполагаемого начала отпуска (для своевременного расчета и выплаты отпускных).

Этап 3: Согласование и утверждение Графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем учреждения не позднее чем за две недели до начала календарного года (п. 9 Постановления № 1492). В график вносятся даты предоставления основного отпуска текущего года и переносимой части прошлого года. Изменения в график вносятся по соглашению сторон (заявление работника + служебная записка руководителя структурного подразделения).

Этап 4: Издание приказа (распоряжения)

На основании заявления, графика отпусков и служебной записки изготавливается приказ по форме Т-6 (или Т-6а) «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска».

Ключевые нюансы заполнения приказа при совмещении:

• Основание: «Заявление от № 12, График отпусков на 2026 год, п. 12 Постановления Правительства РФ № 1492».
• Срок отпуска: Указывается общий срок (например, 42 дня).
• Период работы, за который предоставляется отпуск: В приказе (или в приложении к нему/карточке учета отпусков Т-2) обязательно разделяются периоды:
  • За 2024 г. (рабочий год: – ) — 14 дней.
  • За 2025 г; (рабочий год: – ) — 28 дней.
• Дата начала и окончания: Непрерывный период отдыха (например, – ).

Этап 5: Расчет и выплата отпускных

Согласно ст. 136 ТК РФ и п. 16 Постановления № 1492, отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

Порядок расчета при совмещении двух рабочих лет:

1. Расчетный период определяется отдельно для каждого рабочего года (12 месяцев, предшествующих началу каждого отпуска). Поскольку отпуск единый, расчетный период для «хвоста», это 12 месяцев перед началом рабочего года, за который он дается, а для текущего, 12 месяцев перед началом текущего отпуска. На практике часто используется единый расчетный период — 12 месяцев перед началом совмещенного отпуска, если разница в заработной плате незначительна, но строго по закону — раздельно.
2. Средний заработок считается по правилам Постановления № 922 (для бюджетников часто применяются отраслевые методики).
3. Выплата: Обычно производится одной суммой за весь период отпуска (42 дня), но в ведомости/платёжке строки разделяются: «Отпускные за 2024 г.» и «Отпускные за 2025 г.» для корректного отражения в отчетности (форма 1-У, 6-НДФЛ) и начисления НДФЛ.

Этап 6: Оформление в личной карточке и табеле

• Табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13): Код «ОТ» (или 20) ставится на все календарные дни совмещенного отпуска;
• Карточка учета отпусков (Т-2): Заводится две отдельные строки:
  1. Строка 1: Период работы за 2024 г., дней 14, даты отпуска (начало совмещенного периода), Приказ №…
  2. Строка 2: Период работы за 2025 г., дней 28, даты отпуска (продолжение совмещенного периода), Приказ №…
• Трудовая книжка / СТД-Р: Записи об отпусках в трудовую книжку не вносятся. Информация отражается в СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) при увольнении или по запросу.

Особенности для отдельных категорий работников бюджетной сферы

Частые ошибки и риски при проверках (ГИТ, Счетная палата, прокуратура)

• Отсутствие заявления работника. Приказ издан, а заявления нет — грубое нарушение ст. 123 ТК РФ (отпуск предоставляется на основании заявления).
• Слияние периодов работы в одной строке Т-2. Невозможно проверить, за какой рабочий год даны дни, корректно ли рассчитан средний заработок за разные расчетные периоды.
• Нарушение срока выплаты отпускных (менее 3 дней до начала). Частая ошибка: «забудут» перевести деньги до 31 декабря, если отпуск начинается 3 января.
• Перенос отпуска за два и более года подряд. Наличие «хвостов» за 2023, 2024, 2025 годы одновременно — основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлица).
• Отказ в переносе педагогическому работнику на лето. Нарушение ст. 334 ТК РФ.
• Некорректный расчет среднего заработка. Исключение из расчетного периода дней прошлого отпуска, больничных, простоя по вине работодателя (п. 5 Постановления № 922).

Образец алгоритма действий кадровика (Чек-лист)

1. [ ] Выявить работников с неиспользованными днями за прошлый рабочий год (сверка с Т-2, 1С).
2. [ ] Проверить категорию работника (есть ли запрет на перенос/обязательство дать в определенное время).
3. [ ] Получить письменное заявление от работника (или служебную записку руководителя отдела — если инициатива работодателя).
4. [ ] Внести изменения в График отпусков (утвердить дополнение/изменение приказом).
5. [ ] Подготовить Приказ Т-6 с разделением периодов работы в тексте или приложении.
6. [ ] Рассчитать отпускные отдельно за каждый рабочий год (два расчетных листа или один с разделением строк).
7. [ ] Выплатить отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отдыха.
8. [ ] Отметить в Табеле (Т-12/Т-13) код «ОТ» на весь период.
9. [ ] Заполнить Карточку Т-2, две отдельные записи за разные рабочие годы.
10. [ ] Передать данные в бухгалтерию для отражения в 6-НДФЛ (раздельно по годам начисления) и отчетности по форме 1-У.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли совместить «хвост» прошлого года с отпуском текущего года, если суммарно получается более 56 дней?

Да, можно. Закон (ст. 124 ТК РФ, п. 12 Постановления № 1492) не устанавливает верхнего предела суммарной продолжительности совмещенного отпуска. Ограничение 56 дней (ст. 125 ТК РФ) касается разделения основного отпуска на части (одна часть не менее 14 дней). При совмещении двух полных годовых отпусков (например, 28 + 28 = 56 или 42 + 28 = 70 для педагогов) сумма может быть любой, если это неиспользованные за разные годы дни.

Что делать, если работник заболел в период совмещенного отпуска?

По общему правилу (п. 11 Постановления № 1492, ст. 124 ТК РФ): дни временной нетрудоспособности не включаются в срок отпуска и не оплачиваются как отпускные. Отпуск продлевается на соответствующее число дней (за счет дней отпуска текущего года) или переносится на другое время по желанию работника. Больничный оплачивается отдельно. Важно: если больничный пришелся на период «хвоста» прошлого года, продлевается/переносится именно эта часть.

Нужно ли согласовывать перенос с профсоюзом?

Согласно ст. 124 ТК РФ и п. 12 Постановления № 1492, предоставление отпуска частями или перенос на следующий год производится по соглашению сторон. Если в учреждении есть профсоюз, ЛНА (Коллективный договор, Положение об отпусках) могут устанавливать обязательную процедуру согласования с выборным органом профсоюза. Если профсоюза нет — достаточно заявления работника и приказа руководителя.

Как оформить, если работник хочет взять «хвост» прошлого года в январе, а основной отпуск текущего года, в июле?

Это не совмещение, а разделение/предоставление частями. Оформляются два разных приказа (или один приказ с двумя отдельными периодами дат и разрывом).

1. Приказ 1: Отпуск за 2024 г. (14 дней) с по .
2. Приказ 2: Отпуск за 2025 г. (28 дней) с по .

В Т-2 делаются две записи с разными датами. Отпускные выплачиваются два раза (за 3 дня до каждого начала).

Грамотное оформление совмещения части отпуска с последующим годом в бюджетном учреждении требует строгого соблюдения процедуры: заявление → график → приказ с разделением периодов работы → раздельный расчет среднего заработка → своевременная выплата → корректное заполнение Т-2;

Главный принцип: прозрачность для контролирующих органов. Каждая цифра (количество дней, сумма, расчетный период) должна быть привязана к конкретному рабочему году. Это исключает накопление неиспользованных дней, нарушения сроков выплаты и ошибки в налогообложении (НДФЛ, страховые взносы). Регулярный мониторинг «хвостов» отпусков и своевременное их включение в График на следующий год — залог спокойной прохождения ревизий и соблюдения прав работников.