Эффективное делопроизводство – фундамент любой организации. На предприятиях Луганской Народной Республики (ЛНР) оно регулируется рядом нормативных актов, а также внутренними инструкциями, утверждёнными руководством. В статье представлена пошаговая методика создания и внедрения системы делопроизводства, адаптированная под особенности бизнеса в Луганске.

Правовая база делопроизводства в Луганске

Для того чтобы система документооборота была законной и надёжной, необходимо опираться на следующие нормативные документы:

• Приказ Министерства юстиции ЛНР от № 1243‑ОД – «Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции ЛНР и его территориальных органах».
• Приказ генерального директора предприятия от № 125 – утверждение локальной инструкции по делопроизводству.
• Трудовой кодекс ЛНР и нормативные акты по кадровому делопроизводству.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы. Общие требования к оформлению».
• Закон «О государственной регистрации юридических лиц» (для регистрации юридических документов).

Все внутренние регламенты (инструкция, положение, регламент) должны быть оформлены в виде локального нормативного акта и подписаны первым лицом предприятия.

Пошаговое руководство по построению делопроизводства

1. Анализ текущего состояния
   • Соберите существующие документы: входящие, исходящие, кадровые, бухгалтерские.
   • Определите «узкие места»: дублирование, отсутствие регистрации, потеря бумаг.
   • Сформируйте комиссию по делопроизводству (представитель руководства, главный бухгалтер, специалист по кадрам, ИТ‑специалист).
2. Разработка локальной инструкции по делопроизводству

   Инструкция – основной нормативный документ, который регламентирует технологию работы с документами. Структура типовой инструкции (по образцу приказа Минюста ЛНР):

   Раздел	Содержание
   Общие положения	Цели, сфера применения, ссылки на нормативные акты.
   Термины и определения	Понятия «входящий документ», «исходящий», «дело», «регистратура» и т.д.
   Организационная структура	Ответственные лица, их функции.
   Порядок регистрации документов	Регистрационные журналы, нумерация, сроки.
   Оформление и хранение	Требования к шапке, реквизитам, подписи, архиву.
   Кадровое делопроизводство	Личное дело, приём‑на‑работу, больничные, увольнение.
   Электронный документооборот	Системы ЭДО, подпись, резервное копирование.
   Контроль и аудит	Периодические проверки, ответственность.
   Порядок внесения изменений	Как утверждать дополнения к инструкции.

   Образец шаблона можно взять из Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах ЛНР (регистрация ).

3. Утверждение инструкции
   • Подготовьте проект инструкции и представьте его на рассмотрение совета директоров или первого лица.
   • После одобрения оформите приказ генерального директора (пример: № 125 от ).
   • Опубликуйте инструкцию в положении о внутреннем документообороте и разместите в отделах.
4. Создание регистратурных журналов

   Для каждого вида документа (входящие, исходящие, служебные, кадровые) заведите отдельный журнал:

   • Номер документа
   • Дата регистрации
   • Краткое содержание
   • Ответственный исполнитель
   • Срок исполнения

   Журналы могут быть как бумажными, так и электронными (в Excel/1С).

5. Оформление входящих и исходящих документов
   1. Входящие – фиксируются в журнале, присваивается регистрационный номер, копия направляется в соответствующее подразделение.
   2. Исходящие – готовятся согласно шаблону (шапка, реквизиты, подпись), регистрируются в журнале, копия хранится в архиве.

   Обязательно указывайте ГОСТ Р 7.0.97‑2016 в шапке: «Наименование организации», «Дата», «Номер документа».

6. Кадровое делопроизводство

   Включает:

   • Оформление личных дел сотрудников (паспортные данные, трудовой договор, аттестации).
   • Регистрация больничных листов, отпусков, командировок.
   • Ведение картотеку личных дел (по алфавиту, с указанием срока хранения – обычно 5 лет после увольнения).

   Для упрощения используйте электронный кадровый журнал (1С:Зарплата и Управление Персоналом).

7. Внедрение электронного документооборота (ЭДО)

   В Луганске активно применяется система «Электронный архив» и локальные решения на базе Microsoft SharePoint или отечественного «Электронный документооборот – ДЕЛО». Шаги внедрения:

   1. Выбор программного продукта, соответствующего требованиям безопасности.
   2. Настройка ролей доступа (директор, бухгалтер, кадровик, ИТ‑служба).
   3. Миграция бумажных документов в электронный вид (сканирование, индексация).
   4. Обучение персонала работе с системой.
   5. Подписание электронных документов с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
8. Контроль, аудит и совершенствование

   Регулярно проводите внутренний аудит делопроизводства (раз в квартал):

   • Проверка полноты регистрации всех документов.
   • Сравнение фактического хранения с нормативными сроками.
   • Анализ количества ошибок в оформлении (отсутствие подписи, неверный номер).

   Результаты фиксируются в отчете аудита и вносятся в инструкцию в виде изменений и дополнений.

9. Обучение персонала

   Для поддержания качества делопроизводства необходимо:

   • Провести вводный курс для новых сотрудников (1‑2 часа).
   • Организовать ежегодные «повторные» тренинги.
   • Создать «Справочник по делопроизводству» в электронном виде (PDF) и разместить в общем доступе.

Практический пример: оформление приказа о приёме на работу

<!-- Шапка документа -->
<h3>ПРИКАЗ</h3>
<p>№ ___ от «__» _______ 2026 г.</p>
<p>Генеральный директор ООО «Луганский Технопарк»</p>

<h4>О приёме на работу</h4>

<p>В соответствии с Трудовым кодексом ЛНР и локальными нормативными актами приказываю:</p>
<ol>
 <li>Принять на работу Иванова Ивана Ивановича, паспорт № 123456, г.р., на должность «Инженер‑технолог» с г.;</li>
 <li>Оформить трудовой договор согласно образцу № ТД‑01;</li>
 <li>Внести сведения в личное дело сотрудника (раздел «Трудовая деятельность»);</li>
 <li>Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров.</li>
</ol>

<p>Генеральный директор ___________________ (подпись) / Петров П. П.</p>

После подписания приказа:

• Регистрация в журнале «Исходящие распоряжения» (№ 12, дата ).
• Копия хранится в архиве отдела кадров.
• Электронный вариант загружается в систему ЭДО с КЭП.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как часто нужно обновлять инструкцию по делопроизводству? – минимум раз в год или при изменении законодательства/процессов.
2. Можно ли использовать только электронный документооборот? – Да, если система соответствует требованиям к хранению (не менее 5 лет) и имеет электронную подпись.
3. Кому подчиняется служба делопроизводства? – Обычно подчиняется директору по административным вопросам или непосредственно генеральному директору.
4. Что делать с утерянными документами? – Оформить акт утери, провести расследование, при необходимости восстановить документ из резервной копии.

Оформление делопроизводства на предприятии в Луганске – это последовательный процесс, который начинается с анализа текущего состояния и заканчивается постоянным контролем и совершенствованием. Ключевые моменты:

• Опирайтесь на нормативные акты ЛНР (приказ Минюста от № 1243‑ОД, приказ гендиректора от № 125).
• Разработайте и утвердите локальную инструкцию по делопроизводству.
• Ведите регистратурные журналы и соблюдайте правила оформления (ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
• Внедрите электронный документооборот и обеспечьте квалифицированную электронную подпись.
• Регулярно проводите аудит и обучайте персонал.

Следуя этому руководству, вы создадите надёжную систему документооборота, минимизируете риски юридических ошибок и повысите эффективность управленческих процессов на вашем предприятии.

Автор статьи – специалист по делопроизводству, консультант по нормативному регулированию в ЛНР.