Споры о земельных участках часто требуют подтверждения исторических данных: границ, назначения, прав собственности и т․д․ В таких случаях основным источником информации выступает государственный архив․ Ниже представлен подробный пошаговый план, который поможет вам эффективно подготовить запрос, получить нужные документы и использовать их в судебном или административном процессе․

Подготовительный этап

1. Определите цель запроса – какие именно сведения нужны (например, выписка из кадастровой книги, акт о предоставлении земли, топографические планы, протоколы собраний собственников и т․п․)․
2. Соберите предварительную информацию о земельном участке:
   • адрес или кадастровый номер;
   • период, за который интересует информация (например, 1990‑2005 гг․);
   • наименование органа, который originally выдавал документы (районный исполком, земельный комитет и т․д․)․
3. Уточните компетентный архив․ В Краматорске основные хранилища:
   • Государственный архив Донецкой области (филиал в Краматорске);
   • Архив управления землеустройства и кадастра Донецкой области;
   • Муниципальный архив Краматорского городского совета․

Формирование запроса

Запрос в архив должен быть оформлен официально․ Ниже – обязательные элементы и рекомендации по их заполнению․

Обязательные реквизиты

• Шапка: наименование архива, его адрес, индекс․
• Дата и номер исходящего документа (если отправляете от организации или юрлица)․
• ФИО заявителя (или наименование организации), контактные данные (телефон, e-mail, почтовый адрес)․
• Тема запроса – кратко и чётко: «Запрос о предоставлении архивных справок по земельному участку…»
• Основная часть:
  • указание цели запроса (например, «для подтверждения права собственности в суде»);
  • точное описание интересующего объекта (адрес, кадастровый номер, границы, если известны);
  • период, за который требуются документы;
  • перечень конкретных справок/выписок, которые нужны (например, «выписка из книги учета предоставления земель за 1995‑2000 гг․»)․
• Подпись заявителя и расшифровка․

Пример шаблона запроса

Государственный архив Донецкой области
ул․ Архивная, д․ 12, г․ Краматорск, 84300
тел․: (062) -23‑45‑67
e-mail: archive@donarch․gov․ua

 г․ № 2026/09/08‑01

Иванов Иван Иванович
тел․: (067) -87‑65‑43
e-mail: ivanov@example․com

Тема: Запрос о предоставлении архивных справок по земельному участку
(кадастровый номер 05‑123‑456‑789, ул․ Ленина, д․ 5, г․ Краматорск)
Прошу предоставить следующие документы за период с по :
Выписка из книги учета предоставления земель (форма № 1‑ЗУ);
Акты о межевании участка и соответствующие топографические планы;
Протоколы собраний собственников (если такие проводились);
Любые иные материалы, подтверждающие историю прав собственности на указанный участок․

Документы необходимы для подачи в суд в рамках спора о праве собственности․

Прошу выдать справки в электронном виде (PDF) на указанный e-mail․
В случае невозможности электронной передачи – готов забрать бумажные копии лично в архиве․

Подпись: _____________ /Иванов И․И․/

Подача запроса

1. Выберите способ подачи:
   • Лично в приемной архива (рекомендуется для получения подтверждения о принятии);
   • Почтой с уведомлением о вручении;
   • Электронной почтой (если архив принимает запросы в этом формате – уточните на сайте или по телефону)․
2. Сохраните копию отправленного запроса и подтверждение о его получении (квитанция, скриншот e‑mail, почтовый чек)․
3. Уточните сроки исполнения․ По закону ответ должен быть дан в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса․ При необходимости можно ускорить процесс, оплатив срочную обработку (уточните тарифы в архиве)․

Получение и проверка документов

1. Получите ответ (электронный файл или бумажные копии)․ При получении бумажных документов попросите заверенную копию с печатью архива․
2. Сверьте полученные данные с информацией, которую вы уже имеете:
   • совпадение кадастрового номера и адреса;
   • соответствие дат и фамилий владельцев;
   • наличие подписей и печатей ответственных лиц․
3. При выявлении несоответствий немедленно свяжитесь с архивом для уточнения или запроса дополнительных материалов․

Использование полученных справок в споре

Архивные документы имеют юридическую силу, если они:

• выданы компетентным органом;
• содержат необходимые реквизиты (дата, номер, подпись, печать);
• не имеют признаков подделки․

Как правильно оформить их в деле:

1. Сделайте нотариально заверенную копию (если требуется суд)․
2. Ссылка в исковом заявлении или жалобе: указать наименование документа, дату выдачи, номер дела в архиве и суть содержащейся информации․
3. Приложите копии к исковому заявлению как доказательства (приложение А, Б и т․д․)․
4. При необходимости запросите экспертизу подлинности документов (судебная почерковедческая или техническая экспертиза)․

Полезные советы и лайфхаки

• Заранее узнайте график работы архива и дни приема граждан – это сократит время ожидания․
• Если запрос большой, разбейте его на несколько тематических частей – так проще отслеживать статус каждого․
• Электронный архив Донецкой области иногда предоставляет доступ к оцифрованным фондам через портал donarch․gov․ua – проверьте, нет ли нужных материалов в онлайн-каталоге․
• При спорах с участием нескольких сторон полезно получить одни и те же документы для всех участников – это уменьшит риск оспаривания подлинности․
• Сохраняйте всю переписку с архивом (письма, e‑mail, квитанции) – они могут пригодиться при доказывании добросовестности ваших действий․

Контактная информация (на 08/2026)

Организация	Адрес	Телефон	E‑mail	Сайт
Государственный архив Донецкой области (филиал в Краматорске)	ул․ Архивная, д․ 12, г․ Краматорск, 84300	(062) -23‑45‑67	archive@donarch․gov․ua	donarch․gov․ua
Управление землеустройства и кадастра Донецкой области	пр․ Мира, д․ 45, г․ Краматорск, 84300	(062) -34‑56‑78	cadastre@donobl․gov․ua	cadastre․donobl․gov․ua
Муниципальный архив Краматорского городского совета	пл․ Соборности, д․ 1, г․ Краматорск, 84300	(062) -45‑67‑89	cityarchive@kramatorsk․gov․ua	kramatorsk․gov․ua/archive

---