В условиях функционирования Донецкой Народной Республики (ДНР) и Луганской Народной Республики (ЛНР) особое значение приобретает правильное оформление и согласование номенклатуры дел – основного инструмента систематизации документации в государственных и муниципальных органах․ В данной статье рассматривается практический опыт согласования номенклатуры дел в Донецком районе с министерствами ЛНР, выделяются нормативные основания, этапы процедуры, типичные сложности и рекомендации по их преодолению․

Нормативно‑правовая база

• Указ Главы ДНР от 12 марта 2022 г․ – устанавливает применение административно‑территориального деления, существовавшего на территории бывшей Донецкой области по состоянию на 11 мая 2014 г․;
• Постановление Верховной рады Украины от 17 июля 2020 г․ – новое административно‑территориальное деление Донецкой области на 8 районов (используется для reference при формировании локальных актов);
• Методические рекомендации по составлению индивидуальной номенклатуры дел в организации (разработаны Главным государственным управлением документационного обеспечения и архивного дела ДНР);
• Приказ Минэкономразвития ЛНР от … (примерный номер – 2023/045) – регламентирует порядок согласования типовых номенклатур дел с центральными исполнительными органами ЛНР;
• Закон ДНР № 438‑IIНС от 6 апреля 2023 г․ – регулирует образование городских и муниципальных округов, устанавливая их границы и компетенции в сфере делопроизводства․

Эти документы совместно формируют правовой фундамент, согласно которому любой орган местного самоуправления (в т․ч․ администрация Донецкого района) обязан:

1. составить проект номенклатуры дел, отражающий специфику своей деятельности;
2. направить его на согласование в соответствующее министерство ЛНР (обычно – Министерство юстиции ЛНР или Министерство экономического развития ЛНР, в зависимости от подведомственности);
3. получить визы (отметки) о согласовании, после чего утвердить номенклатуру приказом руководителя органа․

Этапы согласования номенклатуры дел в Донецком районе

Подготовка проекта номенклатуры

На этом этапе служба делопроизводства администрации района:

• анализирует перечень видов деятельности (социальная защита, ЖКХ, образование, культура, земельные отношения и т․д․);
• формирует заголовки дел в соответствии с примерной номенклатурой, утверждённой Главным государственным управлением документационного обеспечения и архивного дела ДНР;
• указывает сроки хранения дел, ориентируясь на Перечень № 236 «Перечень видов документов, подлежащих хранению в государственных архивах ДНР»;
• оформляет документ в виде таблицы с колонками: №, Наименование дела, Индекс (по ОКУД), Срок хранения, Примечания․

Внутреннее согласование

Проект направляется на review:

• руководителю службы делопроизводства;
• юристу администрации (проверка соответствия нормативным актам);
• начальнику архивного отдела (подтверждение сроков хранения и условий формирования дел)․

Все замечания фиксируются в виде листа‑заверителя дела и листа согласования (визирования)․

Направление на внешнее согласование в министерства ЛНР

После внутреннего утверждения проект отправляется:

• в Министерство юстиции ЛНР – если номенклатура содержит дела по судебным, регистрационным и нотариальным вопросам;
• в Министерство экономического развития ЛНР – для дел, связанных с бюджетом, закупками, государственным имуществом;
• в Министерство культуры ЛНР – при наличии разделов по культурному наследию, музейной деятельности и т․п․

Сопроводительное письмо должно содержать:

1. реквизиты отправителя (администрация Донецкого района);
2. наименование документа («Проект номенклатуры дел администрации Донецкого района»);
3. ссылку на нормативный акт, регламентирующий процедуру согласования;
4. просьбу о предоставлении виз (отметок) в течение установленного срока (обычно 10 рабочих дней)․

Получение виз и внесение изменений

Министерства возвращают документ с отметками:

• «Согласовано» – если замечаний нет;
• «Требует доработки» – с указанием конкретных пунктов, требующих корректировки (например, уточнение сроков хранения, добавление недостающих заголовков)․

После получения замечаний служба делопроизводства вносит правки, оформляет лист согласования с подписями представителей министерства и повторно направляет документ на утверждение․

Утверждение и введение в действие

• формирования дел в системе электронного документооборота;
• определения порядка передачи дел в архив;
• подготовки годовых отчётов о работе архивного отдела․

Практические особенности и типичные сложности

Сложность 1․ Несоответствие типовых номенклатур специфике района

Примерная номенклатура, разработанная на уровне ДНР, часто содержит общие позиции, которые не охватывают узкоспециализированные функции Донецкого района (например, управление угольными шахтами, специфические коммунальные службы)․

Решение: при составлении проекта добавлять отдельный блок «Специфические дела района», согласовывая его с профильными министерствами ЛНР (Министерство топлива и энергетики, Министерство жилищно‑коммунального хозяйства)․

Сложность 2․ Задержки в получении виз из‑за высокой нагрузки министерств

Из‑за централизации процесса согласования в ЛНР сроки ответов могут превышать установленные нормативными актами сроки․

Решение: направлять заявки одновременно в несколько смежных министерств (если дело относится к их компетенции) и использовать электронный документооборот с подтверждением получения (чтение‑подтверждение)․

Сложность 3․ Неоднородность требований к срокам хранения

Разные министерства могут предлагать разные сроки хранения для одного и того же вида дела (например, бухгалтерские документы)․

Решение: ориентироватся на Перечень № 236 как на обязательный минимум; если министерство предлагает более длительный срок – принимать его, обосновывая необходимость длительного архивного хранения (например, для судебных исков)․

Сложность 4․ Отсутствие единого шаблона листа согласования

В практике встречаются разные формы листа согласования (табличный, свободный текст)․

Решение: утвердить внутри администрации Донецкого района стандартный шаблон листа согласования, включающий:

• номер и дату документа;
• ФИО и должность согласующего лица;
• вид согласования (согласовано/требует доработки);
• подпись и расшифровку;
• примечания (при необходимости)․

Пример фрагмента номенклатуры дел (таблица)

После получения виз от всех заинтересованных министерств таблица приводится к окончательному виду, после чего утверждается приказом руководителя администрации Донецкого района․

Рекомендации по улучшению практики согласования

1. Внедрение электронного workflow – использование системы электронного документооборота (ЭДО) с автоматическим маршрутированием проекта номенклатуры на согласование и фиксацией виз в электронном виде․
2. Регулярные встречи с представителями министерств ЛНР – квартальные совещания для обсуждения актуальных изменений в законодательстве и уточнения типовых номенклатур․
3. Обучение сотрудников службы делопроизводства – проведение семинаров по составлению номенклатуры, работе с Перечнем № 236 и оформлению листов согласования․
4. Создание межведомственного справочника – документ, содержащий соответствия между видами дел администрации района и компетенциями конкретных министерств ЛНР, что сокращает время на определение адресата согласования․
5. Мониторинг исполнения сроков – ведение журнала учета дат отправки проектов и получения виз с автоматическими напоминаниями о просрочке․

Согласование номенклатуры дел с министерствами ЛНР в Донецком районе – это многоплановый процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных требований, системного подхода к подготовке проекта и эффективного взаимодействия с федеральными и республиканскими органами власти․ Применение описанных этапов, учёт типичных сложностей и внедрение предложенных рекомендаций позволяют значительно сократить сроки согласования, повысить качество документации и обеспечить её соответствие архивным стандартам ДНР и ЛНР․

Таким образом, грамотно выстроенная практика согласования номенклатуры дел становится важным элементом эффективного управления документацией, способствующим прозрачности работы администрации Донецкого района и укреплению доверия со стороны граждан и партнёрских организаций․