Дата публикации:

Запрос в архив – это официальное обращение физического или юридического лица, направленное на получение архивных справок, выписок или копий документов, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан. В Центре города Луганска (архивный отдел) действуют требования, регламентированные:

• Административным регламентом Федерального архивного агентства (Росархива) по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов…»;
• Постановлением Правительства Луганской Народной Республики «Об утверждении Порядка исполнения архивами запросов юридических, физических лиц…»;
• Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально‑правового характера.

Соблюдение этих норм обеспечивает своевременную обработку запроса и получение достоверной информации.

Общие требования к запросу

Форма обращения

Запрос может быть подан:

• в письменном виде (на бумажном носителе);
• в электронном виде (через официальный e‑mail архива или портал госуслуг).

Независимо от способа подачи документ должен содержать все обязательные реквизиты, указанные ниже.

Язык и стиль

Текст запроса составляется на русском языке, деловом стиле, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, г., ул., д.).

Подпись и дата

В конце документа ставится личная подпись заявителя (или уполномоченного представителя) и дата подачи запроса.

Состав заявления‑запроса

Заявление должно включать следующие блоки:

1. Шапка документа – реквизиты заявителя и адресата.
2. Наименование документа – «Запрос о предоставлении архивной справки (выписки, копии)»;
3. Основная часть – описание запрашиваемой информации и основания для её получения;
4. Перечень прилагаемых документов (при наличии);
5. Подпись и дата.

Шапка документа

• Наименование организации, в которую направляется запрос: Архивный отдел Центра города Луганска;
• ФИО заявителя полностью (или наименование организации, её ИНН/ОГРН);
• Почтовый адрес для ответа (или электронный адрес);
• Контактный телефон.

Основная часть

В данном разделе необходимо чётко указать:

• Предмет запроса – какие именно документы требуются (справка о состоянии civil‑status, выписка из метрических книг, копия решения суда и т.п.);
• Период, за который нужна информация (например, «с по »);
• Основания для запроса – ссылка на нормативный акт, судебное решение, необходимость получения пенсии, льготы, подтверждения родства и т.д.;
• Желаемый формат ответа – архивная справка, выписка, копия документа (указать, нужен ли заверенный вариант).

Перечень прилагаемых документов

К заявлению могут прилагаться:

• копия паспорта (стр. с фото и пропиской);
• документ, подтверждающий право на получение информации (например, решение суда, выписка из ЕГРН, справка о родстве);
• доверенность, если запрос подаёт представитель;
• квитанция об оплате государственной пошлины (если предусмотрена тарифом).

Форма и оформление запроса

Общие правила оформления

• Текст набирается односторонним интервалом, шрифт Times New Roman, размер 12 pt;
• Поля: верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см;
• Нумерация страниц начинается со второй страницы (первая – ьный лист);
• В случае электронной подачи – файл формата PDF или DOCX, название файла содержит фамилию заявителя и дату (например, Ivanov_20260828.pdf).

<h2>ЗАПРОС</h2>
<p><b>Кому:</b> Архивный отдел Центра города Луганска</br>
<b>От:</b> Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234 567890, выдан ОВД г. Луганска </br>
<b>Адрес для ответа:</b> ул. Ленина, д. 10, кв. 5, г. Луганск, 943000</br>
<b>Телефон:</b> +7 (999) -23-45-67</br>
<b>E‑mail:</b> ivanov@example.com</p>

<h3>Наименование документа</h3>
<p>Запрос о предоставлении архивной справки о состоянии civil‑status на период с по </p>

<h3>Основная часть</h3>
<p>Прошу предоставить архивную справку, подтверждающую факт брака Ивана Иванова и Марии Петровой, зарегистрированного в отделе ЗАГС г. Луганска в 1992 году. Справка необходима для подачи заявления на получение пенсии по потере кормильца в соответствии с Федеральным законом № 400-ФЗ «О страховых пенсиях».</p>

<h3>Перечень прилагаемых документов</h3>
<ul>
 <li>Копия паспорта (стр. с фото и пропиской);</li>
 <li>Копия свидетельства о браке (если имеется);</li>
 <li>Доверенность (если запрос подаёт представитель).</li>
</ul>

<p><b>Дата:</b> </br>
<b>Подпись:</b> _____________ /Иванов И.И./</p>

Способы подачи запроса

1. Личное посещение – в приёмной архива (ул. Архивная, д. 5, г. Луганск). Необходимо взять с собой паспорт и все прилагаемые документы.
2. Почтовая отправка – заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива.
3. Электронная почта – на официальный e‑mail архива (например, archive@lugansk.gov) с приложением сканов документов в формате PDF.
4. Через портал госуслуг ЛНР – в разделе «Архивные услуги» заполнить электронную форму и загрузить требуемые файлы.

При подаче электронным способом рекомендуеться дублировать запрос бумажным вариантом, если архив требует оригиналы документов.

Сроки рассмотрения запроса

Согласно административному регламенту Росархива:

• Стандартный срок – не более 30 рабочих дней с даты регистрации запроса;
• В случае необходимости дополнительного уточнения информации срок может быть продлен на 15 рабочих дней с уведомлением заявителя;
• Для срочных запросов (например, связанных с выплатой пособий) возможен ускоренный порядок – срок до 10 рабочих дней при наличии оснований.

Статус запроса можно отслеживать через личный кабинет на портале госуслуг или по телефону справочной службы архива.

Пример заполнения заявления (кратко)

Правильное оформление запроса в архив Центра города Луганска по гражданским делам существенно ускоряет процесс получения необходимых справок и документов. Соблюдение установленных требований – залог того, что ваш запрос будет зарегистрирован без задержек, а ответ будет предоставлен в установленные сроки и в требуемом формате.

Если у вас возникли вопросы по подготовке заявления, рекомендуется обратиться в справочную службу архива или воспользоваться образцами форм, размещёнными на официальном сайте архива Луганской Народной Республики.