Дата публикации: 27 августа 2026 г.

Закрытие коммерческих и общественных организаций часто сопровождается необходимостью передачи их документации на хранение в архив. В небольших населённых пунктах, таких как Перевальск и Стахан, этот процесс сталкивается с рядом специфических трудностей, связанных с отсутствием правопреемника, недостаточной информированностью ликвидационных комиссий и проблемами с оформлением печатей и сопроводительных документов.

Нормативная база

Основным регулирующим актом является Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно статье 23, часть 10 данного закона:

При закрытии негосударственных организаций ликвидационная комиссия передает документы на хранение в архив (государственный или муниципальный) на основании подписанного между ликвидатором или конкурсным управляющим договора.

Если организация не является источником государственного комплектования архивов, договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключается на договорной основе.

Какие документы подлежат передаче?

В первую очередь речь идёт о документах по личному составу:

• приказы по личному составу;
• личные карточки и личные дела;
• лицевые счета и трудовые книжки;
• книги списочного состава и другие кадровые документы.

Эти материалы хранятся в специализированных фондах, например, в Центральном государственном архиве документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений и организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб).

Основные проблемы в Перевальске и Стахане

Отсутствие правопреемника и вышестоящего органа

В случае ликвидации небольших предприятий часто не остаётся организации‑правопреемника, которая могла бы принять на себя обязанности по хранению архива. Согласно пункту 11 инструкции по обеспечению сохранности документов, в таких ситуациях ответственность ложится на государственную архивную службу, но на практике она сталкивается с недостатком финансирования и кадров.

Недостаток информации о порядке передачи документов

Ликвидационные комиссии зачастую не знают, что необходимо оформить договор на хранение, а также какие именно документы требуют заверения печатью и подписями должностных лиц. Это приводит к:

• передаче неполного комплекта документов;
• отсутствию сопроводительного письма или акта приёма‑передачи;
• невозможности позже подтвердить подлинность архивных материалов.

Проблемы с печатями и подписями

Для придания юридической силы документам о передаче архива необходимо:

1. поставить подписи уполномоченных лиц ликвидационной комиссии;
2. поставить печать организации (круглая печать компании);
3. при отсутствии печати – оформить доверенность на представителя, заверенную нотариально.

В Перевальске и Стахане многие малые предприятия либо утратили свои печати в процессе банкротства, либо никогда не имели их (например, индивидуальные предприниматели, работающие без печати). Это создаёт препятствия при оформлении обязательных сопроводительных документов.

Сложности с доступом к архивным фондам после передачи

Даже если документы успешно переданы в муниципальный или государственный архив, заявители из Перевальска и Стахана сталкиваются с:

• длительными сроками обработки запросов;
• требованием нотариально заверенного переводa документов (например, при подаче на загранпаспорт, если оригиналы на украинском языке);
• отсутствием электронных копий, что усложняет удалённый доступ.

Последствия проблем с архивами и печатями

Несвоевременная или некорректная передача архивных материалов приводит к следующим негативным последствиям:

• Затруднения при подтверждении трудового стажа для назначения пенсии или получения социальных выплат;
• Отказ в выдаче справок о несудимости, необходимых для трудоустройства или выезда за границу;
• Потеря доказательной базы в судебных спорах (например, при взыскании задолженности по заработной плате);
• Дополнительные финансовые затраты на восстановление утерянных документов через судебные инстанции.

Рекомендации для ликвидационных комиссий и архивных служб

Для ликвидационных комиссий

• Заблаговременно изучить требования ст. 23 ч. 10 ФЗ 125‑ФЗ и подготовить перечень документов, подлежащих передаче.
• Составить акт приёма‑передачи, в котором указать:
  • наименование организации;
  • список передаваемых дел с индексами и описанием;
  • данные о лице, ответственном за передачу (ФИО, должность);
  • подписи и печать организации (или нотариально заверенную доверенность).
• При отсутствии печати оформить доверенность на представителя, заверенную у нотариуса, и приложить её к пакету документов.
• Сохранить копию всех передаваемых документов в электронном виде (сканированные PDF/ TIFF) для собственного контроля.

Для государственных и муниципальных архивов

• Разработать типовые договоры на хранение документов постоянного хранения, адаптированные под малые предприятия.
• Обеспечить консультирование ликвидационных комиссий по телефону или через онлайн‑чаты по вопросам оформления печатей и подписей.
• Ввести упрощённую процедуру приёма документов в случае отсутствия печати, предусмотрев возможность принять нотариально заверенную доверенность в качестве замены.
• Создать электронный каталог передаваемых дел с возможностью удалённого доступа для заинтересованных сторон (по запросу и после подтверждения личности).

Проблемы с архивами и печатями при закрытии предприятий в Перевальске и Стахане носят системный характер и связаны с недостатком правовой осведомлённости, отсутствием правопреемника и трудностями в оформлении необходимых атрибутов подлинности документов. Соблюдение требований ФЗ 125‑ФЗ, правильное оформление сопроводительных актов и взаимодействие с архивными службами позволят минимизировать риски потери важной информации и обеспечат защиту прав бывших сотрудников и кредиторов.

Автор статьи: специалист по архивному делу, 2026 г.