Дата подготовки:
Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел – это перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием их кодов, структурных подразделений, в которых они ведутся, и сроков хранения․ Она является основой документального фонда и позволяет:
- систематизировать документы;
- упростить поиск и учёт;
- обеспечить соблюдение нормативных сроков хранения;
- снизить риск потери или дублирования информации․
Нормативно‑правовая база в Луганской Народной Республике
Разработка и утверждение номенклатуры дел регулируются следующими актами:
- Постановление Совета Министров ЛНР о праве создания, подписания, согласования и утверждения документов․
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (часть вторая)․
- Методические рекомендации к Правилам Минкультуры РФ (разделы 1․1․11․1․1․6)․
- Внутренние уставы и положения о структурных подразделениях конкретных организаций․
Общий алгоритм разработки номенклатуры дел
Этап подготовки проекта
Согласно инструкции по организации делопроизводства в государственных бюджетных дошкольных учреждениях (пример – детский сад‑ясли №30 «Ладушки»), в графе 1 номенклатуры указываются индексы дел, состоящие из:
- кода управления (цифровое обозначение);
- кода отдела (цифровое обозначение);
- порядкового номера заголовка дела в пределах подразделения․
Сбор требований от подразделений
Каждое структурное подразделение формирует список дел, которые образуются в процессе его деятельности․ При отсутствии чётко выделенных подразделений в номенклатуре могут использоваться основные функции управления (документационное обеспечение, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учёт и т․д․)․
Формирование типовой структуры
Для унификации в организации рекомендуется использовать типовую номенклатуру дел, которая включает:
- Разделы (функциональные группы)․
- Подразделы (конкретные отделы или группы дел)․
- Коды и порядковые номера․
- Сроки хранения (в соответствии с нормативными актами)․
Согласование проекта
Проект номенклатуры проходит согласование в несколько этапов:
- Согласование с руководителями структурных подразделений․
- Экспертиза ценности документов (первый этап экспертизы)․
- Проверка соответствия требованиям архивного законодательства․
Утверждение руководством
После согласования проект направляется руководителю организации (директору, начальнику управления)․ Утверждение оформляется приказом, в котором указываются:
- Дата и номер приказа;
- Ответственное лицо за ведение номенклатуры;
- Период пересмотра (обычно раз в 3–5 лет)․
Специфика разработки номенклатуры дел в разных районах ЛНР
Район Луганск
В Луганском районе, где сосредоточено большинство государственных учреждений, номенклатура дел часто делится по крупным управленческим блокам:
| Код управления | Код отдела | Наименование дела | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| 01 | 01 | Документация по образованию | 10 лет |
| 01 | 02 | Кадровый учет | 5 лет |
| 02 | 01 | Бюджетные операции | 10 лет |
Район Северо‑Курылёвский
В сельских районах (например, Северо‑Курылёвский) часто отсутствуют отдельные отделы, поэтому номенклатура формируется по функциональным направлениям:
- Документационное обеспечение управления․
- Кадровое обеспечение․
- Финансирование и бухгалтерский учёт․
- Лицензирование и разрешительные документы (особенно актуально для сельского хозяйства)․
Район Анненковское сельское поселение
Пример из Организации и номенклатуры дел юридического отдела показывает, что в юридических отделах необходимо включать:
- Дела, связанные с коммерческими сделками и проектами․
- Разработку и анализ статутов и уставов․
- Лицензирование и получение разрешительных документов․
Практический пример оформления номенклатуры дел (форма из приложения 2 к Правилам)
| № п/п | Код управления | Код отдела | Порядковый номер | Наименование дела | Срок хранения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01 | 01 | 001 | Документы по организации учебного процесса | 10 лет |
| 2 | 01 | 02 | 002 | Кадровые карточки сотрудников | 5 лет |
| 3 | 02 | 01 | 003 | Бюджетные отчёты | 10 лет |
Сроки хранения и архивирование
Согласно правилам организации хранения архивных документов, сроки хранения дел определяются их ценностью и типом:
- Документы, имеющие историческую ценность – бессрочно (например, учредительные документы)․
- Бухгалтерские и финансовые документы – 10 лет․
- Кадровые документы – 5 лет (за исключением документов о пенсионных правах – 30 лет)․
- Документы, подлежащие уничтожению после 10 лет, могут быть удалены только после получения соответствующего приказа․
Ответственные лица и контроль
Для эффективного функционирования номенклатуры дел необходимо назначить:
- Ответственного за разработку и ведение номенклатуры (обычно – главный специалист по делопроизводству)․
- Контролёра сроков хранения (служба архивного управления)․
- Секретаря‑делопроизводителя в каждом подразделении, который вносит изменения в номенклатуру в соответствии с приказом․
Пересмотр и актуализация номенклатуры
Номенклатура дел подлежит пересмотру:
- При изменении структуры организации (создание/ликвидация подразделений)․
- При изменении нормативных требований (новые сроки хранения, новые виды дел)․
- Не реже, чем раз в 3–5 лет – в рамках планового аудита делопроизводства․
Разработка и утверждение номенклатуры дел – ключевой элемент эффективного управления документами в организациях Луганской Народной Республики․ Унификация кодов, чёткое распределение ответственности и соблюдение нормативных сроков хранения позволяют:
- Сократить время поиска нужных документов;
- Обеспечить законность и прозрачность делопроизводства;
- Снизить риски потери информации и штрафных санкций;
- Создать надёжный архивный фонд, пригодный для исторических и юридических целей․
Следуя изложенному алгоритму и учитывая региональные особенности (различия в структуре управлений районов), каждая организация сможет построить надёжную систему номенклатуры дел, отвечающую требованиям законодательства ЛНР и международных стандартов архивного дела․
Автор: виртуальный помощник ChatGPT, 2026