Дата принятия: 18 октября 2016 г. (Постановление Совета Министров ЛНР № 562).
Регистрационный номер: 562.

Содержание

1. Общее описание и цели инструкции
2. Нормативно-правовая база
3. Структура типовой инструкции
4. Регистрация входящих и исходящих документов
5. Обработка и исполнение документов
6. Хранение и учёт документов
7. Электронный документооборот (ЭДО)
8. Ответственность и полномочия сотрудников
9. Контроль и проверка соблюдения инструкции
10. Приложения и типовые формы
11. Список использованных источников

Общее описание и цели инструкции

Типовая инструкция — это нормативный документ‚ устанавливающий единые требования к организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики (ЛНР). Основные задачи инструкции:

• Обеспечить законность‚ достоверность и сохранность официальных документов;
• Упорядочить процесс их регистрации‚ обработки‚ хранения и использования;
• Снизить риск потери‚ искажения или несанкционированного доступа к документам;
• Создать основу для внедрения и развития систем электронного документооборота (ЭДО);
• Обеспечить контроль за исполнением документов и их своевременное списание.

Инструкция обязательна для всех органов исполнительной власти ЛНР‚ их подразделений и структурных подразделений‚ а также для организаций‚ получающих и передающие официальные документы в рамках их компетенции.

Нормативно-правовая база

Инструкция разрабатывается и утверждается в соответствии со следующими нормативными актами:

1. Постановление Совета Министров ЛНР от 18 октября 2016 г. № 562 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики».
2. Постановление Совета Министров ЛНР от 21 марта 2017 г. № 109/17 «Об утверждении Правил организации делопроизводства‚ комплектования‚ хранения‚ учёта и использования документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления‚ на предприятиях‚ в учреждениях‚ организациях».
3. Федеральный закон РФ от 9 июля 2007 г. № 229‑ФЗ «Об архивных документах» (применяется в части общих принципов).
4. Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти».
5. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Организационно‑распорядительная документация; Требования к оформлению документов».
6. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (используется как эталонный образец).

Все перечисленные акты учитываются при адаптации типовой инструкции к особенностям делопроизводства в ЛНР.

Структура типовой инструкции

Типовая инструкция состоит из следующих разделов:

• Общие положения – цели‚ сфера применения‚ основные понятия.
• Организационная структура делопроизводства – распределение функций между руководителями‚ ответственными за делопроизводство‚ и другими сотрудниками.
• Регистрация входящих документов – порядок приёма‚ учёта и распределения.
• Регистрация исходящих документов – подготовка‚ оформление‚ контроль отправки.
• Обработка и исполнение документов – резолюции‚ сроки исполнения‚ контроль выполнения.
• Хранение и учёт документов – номенклатура дел‚ сроки хранения‚ архивирование.
• Электронный документооборот (ЭДО) – требования к электронным документам‚ подписи‚ системы СЭД.
• Ответственность и контроль – дисциплинарные меры‚ внутренний аудит.
• Приложения – типовые формы‚ образцы регистрационных карточек‚ схемы документооборота.

Общие положения

Инструкция распространяется на все виды официальных документов‚ включая:

• распорядительные (приказы‚ распоряжения‚ указания);
• информационные (служебные записки‚ письма‚ отчёты);
• внутренние (служебные бланки‚ протоколы заседаний);
• электронные документы‚ созданные в системе СЭД.

Документы‚ содержащие сведения‚ составляющие государственную тайну‚ регулируются отдельными нормативными актами и не подпадают под действие данной инструкции.

Организационная структура делопроизводства

Ответственность за делопроизводство возлагается на:

1. Руководителя органа – утверждает регламенты‚ назначает ответственного за делопроизводство.
2. Ответственного за делопроизводство (делопроизводитель) – ведёт реестр входящих и исходящих документов‚ контролирует их движение‚ обеспечивает хранение.
3. Сотрудников‑исполнителей – получают резолюцию‚ исполняют указания‚ отчитываются о выполнении.
4. Отдела ИТ – обеспечивает работу СЭД‚ поддерживает техническую инфраструктуру.

Должностные регламенты‚ в которых фиксируются функции ответственного за делопроизводство‚ утверждаются приказом руководителя органа.

Регистрация входящих и исходящих документов

Входящие документы

1. Приём в регистратуре (бумажный или электронный).
2. Присвоение регистрационного номера в соответствии с нормативом нумерации (год/номер).
3. Внесение сведений в журнал входящей корреспонденции (дата‚ отправитель‚ тема‚ срок исполнения‚ ответственный).
4. Регистрация в электронном реестре (при наличии СЭД) – автоматическое формирование карточки документа.
5. Передача документа руководителю или уполномоченному лицу с указанием резолюции (если требуется).

Исходящие документы

1. Подготовка проекта документа (используя типовые формы из приложения).
2. Согласование текста с профильными подразделениями.
3. Утверждение руководителем (подпись‚ печать).
4. Присвоение регистрационного номера и внесение записи в журнал исходящей корреспонденции.
5. Отправка (почтовая‚ курьерская‚ электронная) и оформление подтверждающих документов (накладные‚ электронные квитанции).
6. Регистрация факта отправки в системе СЭД.

Обработка и исполнение документов

После получения резолюции документ проходит следующие стадии:

• Раздача исполнителям – документ передаётся лицу‚ ответственному за выполнение.
• Составление плана действий – определяются сроки‚ необходимые ресурсы.
• Контроль исполнения – ответственный за делопроизводство фиксирует статус (в работе‚ исполнено‚ отложено).
• Отчётность – по завершении исполнения формируется акт исполнения‚ который направляется руководителю.
• Списание – документ переводится в архив или уничтожается в соответствии с установленными сроками.

Для контроля соблюдения сроков используется регистрационно‑контрольные карточки (РКК)‚ которые могут быть как бумажными‚ так и электронными.

Хранение и учёт документов

Номенклатура дел

Все документы классифицируются по номенклатуре дел (по тематикам‚ видам деятельности). Номенклатура утверждается ежегодно руководителем органа.

Сроки хранения

Хранение бумажных документов

1. Размещение в специально отведённых шкафах/сейфах‚ защищённых от доступа посторонних лиц.
2. Маркировка полок и ящиков согласно номенклатуре дел.
3. Периодическая сверка наличия документов (ежегодно).
4. Составление актов сверки и передача документов в архив по истечении срока хранения.

Электронное хранение

Электронные документы хранятся в системе СЭД с резервным копированием на отдельные носители. Доступ к документам регулируется правами пользователей (роль‑based access).

Электронный документооборот (ЭДО)

Для повышения эффективности в органах исполнительной власти ЛНР внедряется система СЭД (Система электронного документооборота). Основные требования:

• Документ считается официальным после цифровой подписи‚ соответствующей требованиям Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
• Все операции (регистрация‚ согласование‚ подписание‚ отправка) фиксируются в журнале событий системы.
• Электронные документы могут быть распечатаны только по официальному запросу.
• Система обеспечивает автоматическое формирование регистрационных номеров и контроль сроков исполнения.
• Для документов‚ содержащих ограниченную информацию («Для служебного пользования»)‚ применяется отдельный уровень доступа.

Ответственный за делопроизводство совместно с ИТ‑отделом контролирует корректность настройки СЭД и проводит обучение персонала.

Ответственность и полномочия сотрудников

В соответствии с инструкцией:

1. Руководитель органа несёт организационную ответственность за соблюдение требований инструкции.
2. Ответственный за делопроизводство отвечает за правильность регистрации‚ учёта и хранения документов; за своевременное предоставление отчётов о состоянии дел.
3. Сотрудники‑исполнители обязаны выполнять резолюции в установленные сроки и своевременно информировать ответственного о статусе исполнения.
4. За утрату‚ порчу или несанкционированное раскрытие документов предусмотрена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом ЛНР и внутренними нормативными актами.
5. В случае обнаружения нарушений проводится внутренний аудит‚ а при необходимости – привлечение к ответственности в рамках уголовного или административного законодательства.

Контроль и проверка соблюдения инструкции

Контроль осуществляется в несколько уровней:

• Внутренний контроль – ежемесячные проверки делопроизводителей руководителями подразделений.
• Внутренний аудит – плановые проверки отделом контроля и аудита (раз в квартал) с составлением актов проверки.
• Внешний контроль – проверки государственных инспекций‚ органов архивного надзора.

Результаты проверок фиксируются в актах проверки‚ где указываются выявленные нарушения и рекомендации по их устранению. Срок исправления нарушений не превышает 30 дней.

Приложения и типовые формы

В типовую инструкцию включены следующие приложения:

1. Форма журнала входящей корреспонденции (бумажный и электронный варианты).
2. Форма журнала исходящей корреспонденции.
3. Образец регистрационно‑контрольной карточки (РКК) для отслеживания исполнения.
4. Шаблоны распоряжений и приказов (с указанием реквизитов‚ подписи‚ печати).
5. Схема электронного документооборота в системе СЭД.
6. Перечень документов‚ подлежащих обязательному архивированию.

Все формы доступны в электронном виде на внутреннем портале органов исполнительной власти ЛНР.

Список использованных источников

• Постановление Совета Министров ЛНР от 21 марта 2017 г. № 109/17 «Об утверждении Правил организации делопроизводства…». Источник
• Федеральный закон РФ от 9 июля 2007 г. № 229‑ФЗ «Об архивных документах». КонсультантПлюс
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ
• Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». КонсультантПлюс

Данная статья представляет собой обобщённый обзор типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики‚ отражающий её структуру‚ основные положения и практические рекомендации по применению. При реализации инструкций рекомендуется обращаться к полному тексту нормативного акта и учитывать специфические требования конкретного органа.