Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – статья 198 «Отпуска в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних специальных учебных заведениях».
- Постановления Правительства РФ и разъяснения Роструда (например, письма от , ).
- Внутренние локальные нормативные акты организации (положение об отпусках, коллективный договор).
Согласно ст. 198 ТК РФ, работнику, обучающемуся по вечерней или заочной форме, предоставляется оплачиваемый учебный отпуск на период:
- вступительных экзаменов;
- промежуточной аттестации;
- итоговой аттестации (защита ВКР, сдача государственных экзаменов);
- подготовки и сдачи экзаменов по отдельным дисциплинам.
Кто имеет право на отпуск за счёт работодателя?
Форма обучения
Право на оплачиваемый учебный отпуск имеют сотрудники, обучающиеся:
- по вечерней форме;
- по заочной форме;
- по очно‑заочной форме (в зависимости от вида образования).
Для студентов очной формы учебный отпуск не оплачивается (см. разъяснения от ).
Уровень и характер образования
- Первое высшее или среднее профессиональное образование (платно или бесплатно).
- Если работник уже имеет высшее образование и получает второе, право на оплачиваемый отпуск сохраняется только при условии, что обучение ведётся по вечерней/заочной форме и является первым высшим образованием по данной специальности.
Сроки предоставления
Согласно ст. 198 ТК РФ максимальная продолжительность учебного отпуска составляет 2 месяца в течение учебного года. На практике распределение дней выглядит так:
- Промежуточная аттестация: 40 дней на младших курсах, 50 дней на старших.
- Вступительные экзамены: по факту их проведения (обычно 5‑10 дней).
Оплата отпуска за счёт работодателя
Основное правило: на период учебного отпуска работнику сохраняется средний заработок (ст. 198 ТК РФ). Это означает, что работодатель выплачивает отпускные, рассчитываемые по среднему дневному заработку за расчётный период (обычно 12 месяцев).
Что включает в себя выплата?
- Средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска.
- Удержания (НДФЛ, страховые взносы) производятся в обычном порядке.
- Если в течение отпуска работник получает стипендию или иные выплаты от учебного заведения, они не уменьшают размер отпускных, сохраняемых за счёт работодателя.
Особенности оплаты при платном обучении
Платность обучения не влияет на право на оплачиваемый отпуск. Даже если студент платит за обучение сам, работодатель обязан сохранить средний заработок на период отпуска (см. разъяснения Аскон от 2025 г.).
Порядок оформления учебного отпуска
- Подача заявления сотрудником. В заявлении указываются:
- ФИО, должность, структурное подразделение;
- форма обучения (вечерняя/заочная/очно‑заочная);
- наименование учебного заведения, специальность/направление, курс;
- вид аттестации (вступительная, промежуточная, итоговая, защита ВКР);
- желаемые даты начала и окончания отпуска;
- ссылка на ст. 198 ТК РФ как основание.
- Предоставление подтверждающих документов из учебного заведения:
- справка о зачислении и форме обучения;
- копия зачётной книжки или академической справки с указанием предстоящей аттестации;
- приказ учебного заведения о назначении промежуточной/итоговой аттестации (если требуется).
- Издание приказа работодателя о предоставлении учебного отпуска. В приказе указываются:
- номер и дата приказа;
- ФИО сотрудника;
- период отпуска (с … по …);
- основание (ст. 198 ТК РФ, справка из ВУЗа);
- указание на сохранение среднего заработка.
- Расчёт и выплата отпускных бухгалтерией не позднее дня выплаты заработной платы за месяц, в котором начинается отпуск.
- Ведение учёта: в табеле учета рабочего времени отмечается вид отпуска (учебный), в бухгалтерской отчетности – сумма отпускных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли разделить учебный отпуск на части?
- Да. Закон позволяет брать отпуск по частям в течение учебного года, соблюдая общий лимит 2 месяца.
- Что делать, если работодатель отказывает в предоставлении отпуска?
- Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить violated право (ст. 198 ТК РФ). На практике отказ считается незаконным.
- Нужно ли согласовывать отпуск с графиком отпусков?
- Учебный отпуск предоставляется вне графика основного отпуска, но работодатель может учесть его при планировании производственного процесса.
- Сохраняется ли средний заработок, если сотрудник совмещает работу и учёбу по договору ГПХ?
- Нет. Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает только при трудовых отношениях (трудовой договор). При гражданско‑правовом договоре такого права нет.
- Как быть, если сотрудник уже использовал основной отпуск?
- Учебный отпуск предоставляется дополнительно к основному отпуску и не уменьшает его продолжительность.
Практические рекомендации для работодателей
- Ввести в локальные нормативные акты чёткую процедуру подачи заявлений и выдачи справок (например, шаблон заявления и список необходимых документов).
- Обучить кадровую службу и бухгалтерию правилам расчёта среднего заработка для учебного отпуска (использовать среднедневной заработок за последние 12 месяцев).
- Вести отдельный учёт дней учебного отпуска, чтобы не превысить установленный лимит 2 месяца в год.
- Информировать сотрудников о их правах раз в полгода (например, через внутренний портал или рассылку).
- При возникновении споров стремиться к досудебному урегулированию, чтобы избежать репутационных рисков и штрафов.
Оформление отпуска за счёт работодателя для учащихся вечерних и заочных форм обучения регламентируется чётко прописанными нормами Трудового кодекса РФ. Основные условия – форма обучения (вечерняя/заочная/очно‑заочная), первое высшее или среднее профессиональное образование, подтверждение предстоящей аттестации и соблюдение лимита в два месяца учебного отпуска в год. При соблюдении этих требований работодатель обязан сохранить средний заработок сотрудника на период отпуска, выплатив отпускные в обычном порядке. Чёткое соблюдение процедуры подачи заявления, предоставления справок из учебного заведения и издания приказа позволяет избежать конфликтов и обеспечить законные права работающих студентов.
Следуя изложенным рекомендациям, как работодатели, так и сотрудники смогут эффективно использовать право на оплачиваемый учебный отпуск, совмещая работу и получение образования без финансовых потерь.