Внеплановые проверки Росархива – это инструмент федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. В условиях особого правового статуса ЛНР (самопровозглашённой, но де‑факто действующей территории) подготовка к такой проверке требует учёта как общероссийских нормативных актов, так и региональных особенностей.

Правовая база, регулирующая проверку

• Приказ Росархива от № 62 «Об утверждении формы проверочного листа (списка контрольных вопросов)», зарегистрированный в Минюсте РФ № 69460. Именно этот документ определяет перечень вопросов, ответы на которые фиксируют соблюдение или несоблюдение требований.
• Федеральный закон «Об архивном деле» (от № 73‑ФЗ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок создания, хранения и использования архивных фондов.
• Закон РФ «О государственных и муниципальных архивах» (от № 73‑ФЗ) и подзаконные акты (приказы, методические рекомендации).
• В ЛНР действует локальная нормативно‑правовая база, принятая органами самоуправления, но в рамках проверки Росархива она считается внутренним нормативным документом, который не отменяет федеральные требования.

Почему проверка может быть внеплановой?

Внеплановая проверка инициируется по одной из причин:

1. Получение жалобы гражданина или организации о нарушении архивного законодательства.
2. Обнаружение фактов нарушения в ходе плановой проверки другого контролирующего органа (например, Роскомнадзора).
3. Сигналы о возможных утечках, уничтожении или искаженном хранении архивных документов.

В ЛНР такие сигналы часто поступают от мемориальных общественных организаций и от органов государственной власти, которые требуют подтверждения законности действий с архивными материалами.

Этапы подготовки к проверке

Предварительный аудит (самопроверка)

• Соберите внутренний чек‑лист (см. ниже) и пройдите его совместно с юридическим отделом.
• Определите «узкие места» – документы, которые могут вызвать вопросы.
• Назначьте ответственного за взаимодействие с проверяющими (обычно главный архивный специалист + юрист).

Формирование пакета документов

• Официальные акты, регламентирующие деятельность архива (устав, положения, регламенты).
• Копии всех разрешений на создание, пополнение и использование архивных фондов.
• Реестр архивных фондов (по видам, датам создания, объёмам);
• Документы, подтверждающие соблюдение сроков хранения (планы, графики, акты приёма‑передачи).
• Кадровые документы: штатное расписание, должностные инструкции, протоколы аттестации архивных работников.
• Договоры с подрядчиками (сканирование, цифровизация, хранение).
• Политика информационной безопасности (защита персональных данных, классификация сведений).
• Отчёты о проведённых внутренних аудиторских проверках за последние 12 мес.

Техническая подготовка

• Проверьте работоспособность систем электронного архива (ЭА): резервные копии, журналы доступа, сертификаты подписи.
• Убедитесь, что все физические архивные помещения соответствуют требованиям (температура, влажность, система контроля доступа).
• Подготовьте план эвакуации и восстановления архивных материалов в случае чрезвычайных ситуаций.

Обучение персонала

• Проведите инструктаж по правилам поведения при проверке (что говорить, какие документы предоставлять).
• Разъясните права и обязанности сотрудников в момент визита (право на запрос копий протокола, право на присутствие представителя юридического отдела).

Чек‑лист юриста для внеплановой проверки Росархива в ЛНР

Ниже – детализированный список вопросов, основанный на форме проверочного листа Приказа № 62, адаптированный к условиям ЛНР.

Документальное обеспечение

1. Имеются ли у архива официальные лицензионные документы (разрешение Минкультуры РФ и локальные акты ЛНР) на осуществление архивной деятельности?
2. Существует ли утверждённый регламент создания и пополнения архивных фондов (положения, инструкции)?
3. Ведётся ли реестр архивных фондов в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивном деле» (указание номеров, дат, объёмов, категории доступа)?
4. Оформлены ли акты приёма‑передачи архивных документов при их перемещении между подразделениями?
5. Есть ли документы, подтверждающие соблюдение сроков хранения (планы, графики, протоколы пересмотра сроков)?

Кадровый вопрос

6. Составлен ли штабный список сотрудников, ответственных за архивные фонды, с указанием квалификации?
7. Подписаны ли должностные инструкции, в которых прописаны обязанности по соблюдению требований архивного законодательства?
8. Проводилась ли аттестация архивных работников в течение последних 3 лет?
9. Есть ли договоры о конфиденциальности с персоналом, имеющим доступ к закрытой информации?

Электронные архивы и ИТ‑инфраструктура

10. Существует ли политика информационной безопасности в соответствии с ФЗ‑152 (персональные данные) и ФЗ‑149 (архивные сведения)?
11. Обеспечено ли регулярное резервное копирование электронных архивов (не реже 1 раз в сутки) и хранение копий в отдельном месте?
12. Ведётся ли журнал доступа к электронным архивам (логирование, подпись, время доступа)?
13. Имеются ли сертификаты электронной подписи у сотрудников, осуществляющих подпись электронных документов?
14. Проведён ли аудит уязвимостей ИТ‑систем за последние 12 мес.?

Договорная и правовая база

15. Заключены ли договоры с подрядчиками (сканирование, цифровизация, хранение) с обязательством соблюдения архивного законодательства?
16. Содержат ли договоры положения о передаче прав собственности на архивные материалы?
17. Имеются ли разрешения на обработку персональных данных в случае, если в архивах содержатся такие сведения?
18. Существует ли план реагирования на утрату или повреждение архивных материалов (проект восстановления, уведомление контролирующего органа)?

Взаимодействие с проверяющими

19. Получено ли официальное извещение о проверке (в письменной форме, с указанием цели и сроков)?
20. Назначен ли ответственный представитель (юрист + главный архивный специалист) для взаимодействия с инспекторами?
21. Подготовлен ли протокол встречи (регистрация присутствующих, запись вопросов и ответов)?
22. Есть ли у организации право запросить копию протокола проверки и право на обжалование результатов в установленный срок?

Специфика ЛНР

23. Согласованы ли локальные нормативные акты (приказы, регламенты) с требованиями федерального законодательства?
24. Имеются ли документы, подтверждающие передачу архивных материалов в центральный архив РФ (если такие передачи осуществлялись)?
25. Обеспечена ли защита информации, классифицируемой как государственная тайна в соответствии с законом РФ «О государственной тайне»?

Как вести себя на проверке: практические рекомендации

• Сохраняйте спокойствие и вежливость. Не допускайте конфликтов, отвечайте только на задаваемые вопросы.
• Предоставляйте документы только после их проверки юристом (чтобы исключить случайную передачу конфиденциальных сведений).
• Ведите протокол встречи (дата, время, ФИО проверяющих, перечень предоставленных документов).
• Если запрос превышает ваши полномочия, вежливо уточните правовую основу требования (статья закона, приказ).
• По окончании проверки попросите подписать акт приёма‑передачи документов и получите копию протокола.

Последствия несоблюдения требований

В случае выявления нарушений возможны следующие меры:

1. Вынесение предписания о устранении нарушений в установленный срок (обычно 30 дней).
2. Наложение штрафов в соответствии с частью 5 статьи 12.1 ФЗ «Об архивном деле» (до 5 млн руб. для юридических лиц).
3. Возможность приостановления деятельности архива до устранения критических нарушений.
4. В случае нарушения режима доступа к сведениям, отнесённым к государственной тайне, – уголовная ответственность по ст. 275 УК РФ.

• Регулярно проводите внутренний аудит по чек‑листу, а не только в преддверии проверки.
• Обновляйте внутренние регламенты в соответствии с изменениями федерального законодательства (особенно после принятия новых приказов Росархива).
• Поддерживайте постоянный диалог с региональными органами ЛНР, чтобы своевременно получать разъяснения по спорным вопросам.
• Создайте цифровой архив с автоматизированным контролем доступа и журналом операций – это существенно упрощает доказательство соблюдения требований.
• Обучайте персонал практическим сценариям взаимодействия с проверяющими: ролевые игры, тренинги.

Помните: цель проверки – убедиться, что архивные материалы находятся под надёжной охраной и доступны только уполномоченным лицам. Чётко выстроенный процесс документирования и открытая коммуникация с контролирующим органом позволяют минимизировать риски и избежать штрафных санкций.

Контактные данные юридической поддержки

Если у вас возникли вопросы по подготовке к проверке или требуется помощь в составлении ответов на запросы Росархива, свяжитесь с нами:

• Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: legal@archive‑support.ru
• Сайт: archive-support.ru