Вопрос восстановления трудовой книжки становится особенно актуальным, когда документ уничтожен в результате чрезвычайных ситуаций – пожара, затопления, кражи и т.п. В данном материале мы подробно разберём, какие действия необходимо предпринять работнику и работодателю, какие документы нужны, какие сроки установлены законом, а также какие особенности существуют для района Северный (г. Северный, Пермский край).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок восстановления трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 183, 184, 236, 236‑1).
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 354н).
• Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 266‑267 ГПК РФ) – порядок обращения в суд за установлением фактов.
• Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (при наличии электронных записей).

В частности, пункт 32 Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек гласит, что вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. При уничтожении книжки (в т.ч. её вкладыша) необходимо оформить дубликат.

Кто несёт ответственность за восстановление?

Согласно ответу экспертов на портале Онлайн‑инспекция.рф (вопрос № 1320), в случае утраты трудовой книжки в результате чрезвычайных ситуаций обязанность выдавать дубликаты возлагается на работодателя. При этом работник обязан своевременно уведомить работодателя о факте утраты.

Пошаговый порядок действий работника

1. Сразу после пожара зафиксировать факт уничтожения книжки (фото, акт пожарной службы, справка из МЧС).
2. Составить письменное заявление в отдел кадров (пример заявления см. в разделе 9).
3. Предоставить работодателю копии документов, подтверждающих пожар:
   • акт пожарной службы;
   • справка из МЧС о стихийных бедствиях;
   • при наличии – акт о порче имущества от страховой компании.
4. Если у работодателя нет возможности сразу выдать дубликат, подать заявление в суд о признании факта утраты и требовании восстановления (ст. 266‑267 ГПК РФ).
5. Получить от работодателя дубликат трудовой книжки (вкладка) и, при необходимости, восстановить записи о предыдущих местах работы.

Пошаговый порядок действий работодателя

1. Принять заявление работника и оформить акт приема‑передачи (в случае, если оригинал книжки всё ещё находится у работодателя).
2. Сформировать дубликат трудовой книжки в соответствии с образцом, установленным Минтрудом (форма № Т‑2).
3. Внести в дубликат все записи, которые были в оригинале, используя:
   • внутренние кадровые журналы;
   • копии приказов о приёме, переводе, увольнении;
   • вкладки, если они сохранились у работника.
4. Выдать дубликат работнику в течение трудового месяца (обычно 30 дней) с подписью и печатью организации.
5. Если восстановление невозможно (утрачены все подтверждающие документы), оформить судебное решение о признании факта трудовой деятельности и предоставить его в отдел кадров.

Сроки и порядок выдачи дубликата

Особенности района Северный

Район Северный (г. Северный, Пермский край) имеет несколько специфических моментов, которые следует учитывать:

• В 2025‑2026 гг. в Северном был проведён модернизационный проект по переходу части предприятий на электронные трудовые книжки. Если ваш работодатель уже использует электронный формат, восстановление происходит в электронном виде через портал Госуслуги.
• Местный отдел по труду (ГУ «Труд и занятость Пермского края») регулярно публикует образцы заявлений и инструкции по восстановлению трудовых книжек после стихийных бедствий. Их можно скачать на официальном сайте permkray.ru.
• В случае, если пожар произошёл в жилом доме, где проживает несколько работников разных организаций, каждый работодатель обязан самостоятельно оформить дубликат для своих сотрудников, но может использовать общий акт о пожаре, выданный МЧС, как подтверждающий документ.

Как правильно оформить заявление о восстановлении

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• ФИО работника, должность, подразделение;
• Дата и место утраты (описание пожара, дата получения акта МЧС);
• Перечень прилагаемых документов (акт пожарной службы, копии приказов, справка из страховой компании);
• Просьбу о выдаче дубликата трудовой книжки;
• Подпись работника и дата.

Возможные проблемы и способы их решения

Пример заявления работника

Заявление


в отдел кадров



Я, Иванов Иван Иванович, г.р., занимающий должность инженер‑технолог в подразделении «Производственный отдел» ООО «СеверТех», прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её уничтожением в результате пожара, произошедшего г. в здании по адресу: г. Северный, ул. Лесная, д. 15.


К заявлению прилагаю:

 
акт пожарной службы № 45/2026 от г.;
 
копию приказа о приёме на работу № 12/2019 от г.;
 
копию приказа о повышении в должности № 34/2022 от г.;
 
справку из МЧС о стихийных бедствиях в районе Северный за август 2026 г.

Прошу оформить дубликат в срок, установленный Трудовым кодексом РФ, и предоставить его мне для подписи.


Подпись: ___________/Иванов И.И.

Восстановление трудовой книжки после пожара в районе Северный – процесс, требующий согласованных действий обеих сторон. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Работник обязан незамедлительно уведомить работодателя и предоставить подтверждающие документы о пожаре.
• Работодатель обязан в течение 30 календарных дней выдать дубликат трудовой книжки.
• При отсутствии возможности восстановить записи в дубликате следует обращаться в суд или в Пенсионный фонд за подтверждением трудового стажа.
• Для жителей Северного актуальны местные инструкции, размещённые на портале ГУ «Труд и занятость Пермского края», а также возможность перехода на электронную трудовую книжку.

Соблюдение всех формальностей позволит быстро восстановить трудовую книжку, сохранить права работника и избежать дополнительных финансовых потерь для работодателя.