Зачем нужны архивные справки из ЗАГС?
Справки из актовых книг ЗАГС – один из самых надёжных источников информации для составления родословных, историко‑генеалогических исследований, розыска граждан и их родственников, а также поиска места захоронения. Кроме того, такие документы могут потребоваться при оформлении иммиграционных программ, получении наследства, восстановлении гражданства и в судебных разбирательствах.

Где хранятся архивные записи ЗАГС Луганска?

• Отделы ЗАГС Луганска – хранят записи, сделанные в последние 30‑40 лет. Запросы к этим отделам часто можно оформить онлайн.
• Государственный архив Луганской области (ГАЛО) – хранит актовые книги, датируемые 1918‑1991 гг. (в т.ч. советский период).
• Архивная служба Луганской Народной Республики – в текущих условиях часть архивных фондов может находиться в специальных хранилищах, доступ к которым регулируется отдельными нормативными актами.
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) – предоставляет доступ к оцифрованным метаданным и сканированным копиям актов.

Правовая база

Запрос архивных справок регулируется следующими нормативными актами:

1. Закон Украины «Об архивных фондах и архивном деле».
2. Закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» (с 1918 г.).
3. Постановления Кабинета Министров Луганской области о порядке доступа к архивным документам.
4. Регламент Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (ЕГР‑ЗАГС) – электронная база данных с 1926 г. по настоящее время.

Как оформить запрос на архивную справку?

Шаг 1. Определите, в каком архиве может находиться нужный документ

Если запись относится к 1918‑1991 годам – обращайтесь в Государственный архив Луганской области. Если запись новее (после 1991 г.) – в отдел ЗАГС по месту регистрации.

Шаг 2. Соберите необходимые сведения

Для ускорения поиска подготовьте как можно больше информации:

• ФИО полностью (с учётом возможных вариантов написания).
• Дата и место рождения, брака, смерти.
• Имена родителей (для записей о рождении).
• Номер акта (если известен).
• Паспортные данные заявителя (для подтверждения права доступа).

Шаг 3. Выберите форму подачи запроса

Существует два основных способа:

1. Онлайн‑запрос через официальный сайт ЗАГС Луганска или портал ЕГР‑ЗАГС. Для этого понадобится электронная подпись (ЭЦП) или подтверждение личности через Дія (украинская система электронных услуг).
2. Почтовый/личный запрос – отправка письма в архив или в отдел ЗАГС с приложением копий удостоверения личности и заявления.

Шаг 4. Оформление заявления

Пример заявления (можно использовать шаблон):

Заявление
о выдаче архивной справки из актовой книги ЗАГС

Я, ФИО заявителя, паспорт: серия ___ номер ___, проживающий(ая) по адресу: __________,
прошу выдать (выслать) копию (выписку) из актовой книги ЗАГС Луганска о:
- рождении (браке, смерти) ________________________
Дата (примерный период): __________
Место регистрации: ________________________
Дополнительные сведения: ________________________

 

Шаг 5. Оплата госпошлины

Ставка госпошлины зависит от типа справки и способа получения:

• Копия акта – от 30 до 100 гривен.
• Экспресс‑выписка (в течение 1‑3 дней) – дополнительный сбор 50‑150 гривен.
• Отправка по почте – стоимость пересылки оплачивается заявителем.

Шаг 6. Получение справки

После обработки запроса (обычно 5‑15 рабочих дней) вы получите:

• Электронный документ в формате PDF (если запрос был онлайн).
• Оригинал или заверенную копию, отправленную почтой.
• Уведомление о невозможности выдачи (например, если документ уничтожен).

Контактные данные основных учреждений

Полезные рекомендации для генеалогов

• Начинайте с живых родственников. Спросите у старших членов семьи даты, имена, места проживания – это сократит количество запросов.
• Проверяйте альтернативные написания фамилий. В советский период часто использовались русифицированные варианты (например, «Коваленко» – «Коваленков»).
• Сохраняйте копии всех полученных справок. Оригиналы могут потребоваться в суде, а копии – для дальнейших исследований.
• Используйте метаданные ЭБИД. Поиск по дате, месту и типу акта ускорит определение нужного тома актовой книги.
• Обращайтесь в соседние ЗАГСы. При переезде населения в советский период многие записи могли быть перенесены в ближайший к месту жительства отдел.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить справку о смерти родственника, умершего в 1975 году?

Да. Такие записи находятся в архиве ЗАГС (ГАЛО). Потребуется заявление, копия паспорта заявителя и оплата госпошлины.

Вопрос: Как узнать, в каком архиве хранится запись до 1918 года?

Записи до 1918 года в Луганской области обычно хранятся в Национальном историческом архиве Республики Беларусь или в Центральном государственном архиве Украины. Для Луганска такие документы могут быть в Государственном архиве Луганской области в виде микрофильмов.

Вопрос: Сколько времени занимает поиск в архиве?

Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней. При необходимости экспресс‑выписки (1‑3 дня) взимается дополнительный сбор.

Вопрос: Можно ли получить справку онлайн без посещения ЗАГС?

Да. Через портал ЕГР‑ЗАГС можно подать электронный запрос, загрузить скан паспорта и оплатить госпошлину онлайн. После обработки документ будет доступен в личном кабинете.

Получение архивных справок из ЗАГС Луганска – процесс, требующий точного определения места хранения, подготовки полного пакета документов и соблюдения установленного порядка подачи заявлений; При правильном подходе вы сможете быстро восстановить семейную историю, получить необходимые юридические документы и даже воспользоваться ими в иммиграционных программах.

Помните: чем точнее и полнее исходные сведения, тем быстрее архивный сотрудник сможет найти нужный акт. Не бойтесь обращаться за помощью к профессиональным генеалогам или к сотрудникам архивов – они часто могут подсказать дополнительные источники информации.

Дата публикации: