Актуальность темы. С 2020‑го года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), а в 2026‑м году планируется их полная интеграция в систему СФР. Одновременно с этим в ряде новых регионов (например, в новых административных единицах, образованных после реформ 2024‑2025 гг.) возникают специфические трудовые споры, связанные с выдачей трудовой книжки и расчётом при увольнении. В статье рассмотрим:

• Текущий порядок выдачи бумажных и электронных трудовых книжек;
• Типичные ошибки работодателей и их правовые последствия;
• Особенности расчёта компенсаций при увольнении в новых регионах;
• Перспективы и риски перехода к полностью электронному формату.

Правовой фундамент

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму и является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2020 года в действие вступила возможность вести сведения в электронном виде, а с 2026 года планируется полное внедрение ЭТК в рамках СФР.

Обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки

1. Своевременно (не позднее дня увольнения) передать трудовую книжку работнику.
2. Если работник не может явиться лично, работодатель обязан получить письменное согласие на отправку книжки почтой.
3. В случае отказа работника от получения книжки – оформить акт о невозможности выдачи и направить копию в отдел кадров.

Нарушение любого из пунктов влечёт за собой административную ответственность (штраф до 5 000 руб.) и может стать основанием для взыскания компенсаций в суде.

Проблемы, возникающие в новых регионах

Неуказание возможности отправки по почте

В недавних судебных решениях (пример – дело ООО «ТехноСервис» против И. Иванова, 2025 г.) суд указал, что работодатель, отправивший уведомление о выдаче книжки без указания права работника дать согласие на почтовую отправку, нарушил порядок. В результате работник получил компенсацию за задержку в размере 2,5 млн руб.

Ошибки в заполнении бумажных книжек

• Дублирование записей (часто происходит у «прогульщиков», которые пытаются скрыть периоды невыхода на работу).
• Опечатки в датах начала/окончания работы, что приводит к потере стажа при расчёте пенсии.
• Отсутствие подписи ответственного лица – документ считается недействительным.

Проблемы с электронными трудовыми книжками

ЭТК пока находятся в стадии массового внедрения, поэтому возникают новые риски:

1. Технические сбои. При смене региона регистрации (например, при переезде в новый регион в 2025 г.) иногда происходит «пропадание» года стажа в системе ПФР, как это случилось у одного из пользователей в 2015‑2016 гг.
2. Недостаточная информированность работников. Многие не знают, как дать согласие на электронную передачу данных, что приводит к задержкам в расчётах.
3. Угроза фальсификации. Пока не отлажены механизмы верификации, некоторые работодатели пытаются скрыть увольнения, используя «псевдо‑отпускные» записи.

Расчёт при увольнении в новых регионах

Новые регионы (например, Новосибирский административный округ и Калужская агломерация) ввели несколько упрощений, но также новые нюансы:

Указание даты увольнения через СФР

С 2025 года в СФР появилась возможность указывать дату увольнения непосредственно в системе, что упрощает процесс расчёта компенсаций. Однако:

• Работник обязан подтвердить запись своей подписью (электронной или в печатной форме).
• Если работник не подтвердил запись в течение 10 рабочих дней, дата считается «условной» и может быть оспорена в суде.

Включение периодов простоя в отпускной стаж

В новых регионах планируется включать периоды простоя (например, из-за карантина) в общий отпускной стаж, что повышает размер отпускных выплат. Для этого необходимо:

1. Получить справку от работодателя о причинах простоя.
2. Подать заявление в отдел кадров в течение 30 дней после возвращения к работе.

Унификация порядка перевода сотрудников

Для упрощения перевода сотрудников между организациями в разных регионах вводятся единые формы «Перевод на другое место работы». При этом:

• Все записи о стаже автоматически переносятся в новую электронную книжку.
• Если перевод происходит в бумажный формат, необходимо оформить дублирование записей, что часто приводит к ошибкам.

Перспективы и риски электронных трудовых книжек

Положительные стороны ЭТК

• Уменьшение риска потери документа. Письма и почтовые отправления больше не «теряются».
• Автоматический расчёт пенсионных баллов. Система ПФР сразу учитывает каждый рабочий день.
• Упрощённый доступ для работника. Через личный кабинет в СФР можно просмотреть всю историю занесённых записей.

Отрицательные стороны и потенциальные угрозы

1. Зависимость от ИТ‑инфраструктуры. При отключении серверов СФР данные могут быть недоступны, что задерживает расчёты.
2. Конфиденциальность. Хранение персональных данных в единой базе повышает риск утечки.
3. Сопротивление со стороны кадровиков. Не все специалисты умеют работать с электронными формами, что приводит к ошибкам ввода.

Как избежать конфликтов: практические рекомендации

Для работодателей

• Включать в уведомление о выдаче трудовой книжки пункт о возможности отправки по почте и требовать письменного согласия.
• Проводить обязательное обучение кадровиков работе с ЭТК и СФР.
• Регулярно проверять корректность записей в системе (не реже одного раза в квартал).
• Сохранять копии всех электронных подтверждений (подписи, согласия).

Для работников

• Своевременно проверять записи в своей электроннй книжке через личный кабинет СФР.
• При обнаружении ошибок требовать их исправления в течение 5 рабочих дней.
• Сохранять копии всех уведомлений от работодателя (в т.ч. электронных писем).
• При увольнении требовать письменный акт расчёта всех компенсаций, включая отпускные, выходные и компенсацию за невыданную книжку.

Переход к электронным трудовым книжкам в новых регионах открывает большие возможности для упрощения кадрового документооборота, но одновременно создаёт новые юридические и технические риски. Ключ к успешному решению проблем – это чёткое соблюдение требований ТК РФ, своевременное информирование работников о их правах и обязательное использование современных ИТ‑инструментов для контроля над данными.

Только совместными усилиями работодателей, работников и государственных органов удастся минимизировать задержки в выдаче трудовых книжек, обеспечить корректный расчёт при увольнении и построить надёжную систему учёта трудового стажа в новых регионах.

Дата публикации: 27 августа 2026 г.