В условиях Луганской Народной Республики (ЛНР) вопросы кадрового учёта и хранения трудовых книжек регулируются как действующим законодательством Донецкой и Луганской областей‚ так и нормативными актами‚ принятыми органами власти ЛНР. Ниже представлен подробный обзор учреждений и структур‚ где можно получить информацию о трудовых книжках‚ а также где хранятся архивные материалы‚ связанные с кадровым учётом.

Нормативная база

• Закон ЛНР «О труде» (принят в 2022 г.) – определяет порядок ведения трудовых книжек‚ их хранения и выдачи.
• Постановление Совета Ministers ЛНР № 45/2023 «О ведении кадрового учёта и архивного дела» – регламентирует функции органов исполнительной власти в сфере кадрового учёта.
• Инструкция по работе с трудовыми книжками (утверждена Министерством труда и социальной защиты ЛНР‚ 2024 г.) – содержит пошаговые рекомендации для работодателей и сотрудников архивов.

Где хранятся трудовые книжки

Отделы кадров предприятий и организаций

Основное место хранения трудовых книжек – отдел кадров (или служба персонала) конкретного работодателя. Здесь:

• Книжки находятся в личных делах сотрудников;
• Ведётся журнал движения трудовых книжек (приём‚ выдача‚ передача);
• При увольнении книжка выдаётся сотруднику под расписку.

Территориальные отделы труда и социальной защиты

Если предприятие ликвидировано или реорганизовано‚ его кадровые документы передаются в территориальный отдел труда и социальной защиты (ТОТСЗ) по месту нахождения бывшего работодателя.

Функции ТОТСЗ:

• Приём и хранение трудовых книжек ликвидированных организаций;
• Выдача дубликатов и справок о стаже работы;
• Консультирование граждан по вопросам восстановления утерянных документов.

Государственный архив ЛНР

Для долгосрочного хранения и архивного учёта трудовые книжки (или их копии) могут быть переданы в Государственный архив Луганской Народной Республики. Архив принимает документы:

• После истечения срока хранения в организации (обычно 75 лет после увольнения);
• При ликвидации предприятия без правопреемника;
• По запросу граждан или судебных органов для подтверждения трудового стажа.

Контактные данные:

Архивные фонды‚ связанные с кадровым учётом

Фонд «Личные дела работников»

Содержит:

• Трудовые книжки (оригиналы или заверенные копии);
• Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
• Справки о заработной плате и выплатах;
• Личные анкеты и questionnaires.

Фонд «Кадровые приказы и распоряжения»

Включает:

• Приказы о назначении на должности;
• Распоряжения о премировании и дисциплинарных взысканиях;
• Протоколы аттестационных комиссий.

Электронный кадровый реестр ЛНР

С 2023 г. функционирует единый электронный реестр‚ где хранятся сканированные изображения трудовых книжек и связанных с ними документов. Доступ к реестру предоставляется:

• Уполномоченным сотрудникам отделов кадров;
• Представителям ТОТСЗ;
• Гражданам через личный кабинет на портале «Госуслуги ЛНР» после подтверждения личности.

Как получить информацию о трудовой книжке

1. Обратиться к текущему или бывшему работодателю. Если организация существует‚ запрос направляется в её отдел кадров.
2. Если организация ликвидирована: обратиться в территориальный отдел труда и социальной защиты по месту нахождения бывшего предприятия.
3. Для архивных справок: подать запрос в Государственный архив ЛНР (можно лично‚ через почту или электронный документооборот). В запросе указать:
   • ФИО полностью;
   • Даты рождения и (если известны) периода работы;
   • Наименование организации;
   • Цель запроса (подтверждение стажа‚ получение дубликата и т.д.).
4. Воспользоваться электронным реестром. После авторизации на портале «Госуслуги ЛНР» выбрать раздел «Кадровик» → «Запрос сведений из трудовой книжки».

Полезные советы

• Всегда сохраняйте копии трудовых книжек и связанных с ними документов в личном архиве (лучше в электронном виде).
• При утере книжки немедленно обращайтесь в отдел кадров последнего места работы – восстановление проще‚ пока организация существует.
• При запросе в архив уточняйте‚ нужен ли вам оригинал документа или заверенная копия – это влияет на сроки и стоимость услуги.
• Следите за изменениями в нормативной базе ЛНР: приказы и постановления могут корректировать сроки хранения и порядок выдачи документов.

Кадровый учет и архивное хранение трудовых книжек в ЛНР построены на взаимодействии предприятий‚ территориальных отделов труда и социальной защиты‚ а также Государственного архива. Знание структуры и порядка обращения в эти учреждения значительно упрощает процесс получения подтверждения трудового стажа‚ восстановления утерянных документов и решения связанных с пенсионным обеспечением вопросов. При соблюдении представленных рекомендаций вы сможете оперативно получить необходимые сведения и избежать бюрократических задержек.