Дата актуализации: 28 августа 2026 г.

Данная статья представляет подробный обзор типовой структуры и содержания Инструкции по делопроизводству территориальных органов Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) на территории Луганской Народной Республики (ЛНР).

Правовая основа и нормативные отсылки

Деятельность по делопроизводству в МЧС ЛНР строится на иерархии нормативных правовых актов. Инструкция утверждается приказом руководителя соответствующего территориального органа (ГУ МЧС России по ЛНР) и является обязательной для исполнения всеми структурными подразделениями.

Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон от № 14-ФЗ «О Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части документооборота).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство. Общие требования».
• Приказ МЧС России от № 1120 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в МЧС России» (базовый федеральный документ).
• Закон ЛНР «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Луганской Народной Республики в связи с принятием Конституции Российской Федерации» (вопросы интеграции делопроизводства в единое правовое поле РФ).
• Внутренние приказы и распоряжения ГУ МЧС России по ЛНР.

Цели и задачи Инструкции

Основная цель — обеспечение единообразия, своевременности и надежности документооборота для выполнения возложенных на МЧС функций по защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций.

Основные задачи:

1. Установление единых правил регистрации, учета, хранения и исполнения документов.
2. Определение порядка работы с электронными документами и системами электронного документооборота (СЭД).
3. Регламентация работы с документами ограниченного доступа (Гостайна, ДСП, Для служебного пользования).
4. Обеспечение архивного дела и соблюдения сроков хранения.
5. Контроль за исполнением поручений руководства и вышестоящих инстанций.

Структура Инструкции (типовое содержание)

Документ обычно состоит из следующих разделов (глав):

Глава 1. Общие положения

• Поле применения (кто подчиняеться Инструкции).
• Основные термины и определения (документ, дело, регистрация, исполнитель, СЭД и т;д.).
• Принципы делопроизводства: законность, единство, достоверность, оперативность.

Глава 2. Организация делопроизводства

• Ответственные лица: Рукодитель органа, Начальник канцелярии (делопроизводства), Ответственные секретари, Исполнители.
• График приема и выдачи документов: режим работы канцелярии, прием входящей/исходящей корреспонденции.
• Нумерация документов: единая нумерация входящих/исходящих, внутриведомских актов.

Глава 3. Работа с входящими документами

• Порядок приема (почта, курьерская связь, СЭД, факс, личное обращение).
• Регистрация в журнале учета (электронном/бумажном) с присвоением регистрационного номера и даты.
• Первичная обработка: проверка комплектности, определения плотности, расстановка грифов секретности/доступа.
• Распределение по исполнителям (распоряжение руководителя/начальника отдела).
• Контроль сроков исполнения (стандартные сроки: 15, 30 дней, срочные — до 5 дней).

Глава 4. Работа с исходящими документами

• Подготовка проектов (требования к оформлению по ГОСТ Р 7.0.97-2016, бланки МЧС России).
• Согласование (виза согласующих должностных лиц, юристов, финансовых органов).
• Утверждение и подписание (право подписи у руководителя и уполномоченных лиц).
• Регистрация исходящего документа.
• Способы направления (Почта России, СЭД/СМЭВ, курьер, телеграф, публикация на сайте).

Глава 5. Работа с внутриведомской документацией

• Приказы, распоряжения, письма, служебные записки, акты, протоколы.
• Порядок регистрации приказов и распоряжений (отдельные журналы/реестры).
• Контроль за исполнением приказов и распоряжений руководителя.

Глава 6. Электронный документооборот (СЭД)

Критически важный раздел для 2026 года.

• Используемые информационные системы (ЕСИА, Госуслуги, ведомственная СЭД МЧС, СМЭВ 3).
• Порядок работы с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Правовая сила электронных документов (равносильны бумажным при наличии УКЭП).
• Порядок перевода бумажных документов в электронный вид (сканирование, оцифровка);
• Резервное копирование и защита информации (согласно 149-ФЗ и ФСТЭК).

Глава 7. Работа с документами ограниченного доступа

• Классификация: Гостайна (совершенно секретно, секретно, для служебного пользования), иная охраняемая законом тайна.
• Учет, хранение в сейфах/металлических шкафах, перемещение (перечень лиц, допущенных к работе).
• Уничтожение и списание (акт комиссии).

Глава 8. Делообразование и архивное дело

• Формирование дел по номенклатуре дел (утверждается ежегодно).
• Сборка дел: хронологический, систематический, по степени секретности порядок.
• Оформление дел (обложки, внутренние указатели, перечни документов).
• Сроки хранения: временные (до 10 лет), длительные (свыше 10 лет), постоянные.
• Передача в архив МЧС ЛНР / Государственный архив ЛНР.

Глава 9. Контроль за делопроизводством

• Виды контроля: предварительный, текущий, последующий.
• Контроль за исполнением поручений (личного руководителя, вышестоящих органов, обращений граждан).
• Отчетность о состоянии делопроизводства (квартально, ежегодно).

Глава 10. Ответственность за нарушение правил делопроизводства

• Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение).
• Административная (КоАП РФ).
• Уголовная (УК РФ — разглашение гостайны, подделка документов).

Особенности делопроизводства в ГУ МЧС России по ЛНР (актуально на 2026 год)

Интеграция в федеральные системы

С 2022–2023 гг. ведется активная работа по интеграции территориального органа в единую информационную среду МЧС России. Инструкция обязывает использовать:

• АИС «Делопроизводство МЧС» (или аналогичную ведомственную СЭД) как основной инструмент.
• Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) для межведомственного взаимодействия.
• СМЭВ 3 для обмена данными с федеральными реестрами (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, реестры лицензий и т.д.).

Работа с обращениями граждан (РОГ)

Отдельный раздел или приложение регламентирует работу с обращениями по ФЗ № 59-ФЗ и Постановлению Правительства РФ № 1102:

• Регистрация на портале «Госуслуги. Решаем вместе» / региональном портале ЛНР;
• Сроки рассмотрения: 15 дней (простые), 30 дней (сложные), с продлением до 30/45 дней.
• Обязательность мотивированного ответа в электронном или бумажном виде.

Специфика ЧС-режима

для таких документов:

• Регистрация «по факту поступления» (позднее ввод в СЭД).
• Исполнение в режиме 24/7 силами дежурных смен.
• Отчетность в оперативном штабе (ежечасно/ежедневно).

Номенклатура дел и сроки хранения (Приложение к Инструкции)

Номенклатура утверждается ежегодно до 1 февраля текущего года. Примерная структура для подразделений МЧС ЛНР:

Порядок введения в действие и контроля

1. Утверждение: Приказом начальника ГУ МЧС России по ЛНР.
2. Ознакомление: Под роспись в журнале ознакомления (или через СЭД с УКЭП) всеми сотрудниками в течение 3 рабочих дней.
3. Контроль за исполнением: Начальник канцелярии (делопроизводства) ежеквартально докладывает руководителю о состоянии делопроизводства.
4. Внесение изменений: По мере изменения законодательства (не реже 1 раза в год) или выявления пробелов.

Типовые ошибки и рекомендации по их предотвращению

Частые нарушения:

• Нарушение сроков регистрации (документ лежит у секретаря/в почтовом ящике более суток без регистрации).
• Отсутствие виз согласования на проектах приказов/распоряжений (юридическая, финансовая экспертиза).
• Несвоевременное делообразование (дела собираются в конце года хаотично, нарушена хронология).
• Игнорирование СЭД (дублирование бумажного и электронного потоков без синхронизации).
• Нарушение режима секретности (хранение ДСП/Гостайны в открытых шкафах, передача по незащищенным каналам).

Рекомендации:

• Внедрить ежедневный утренний разбор входящей почты в СЭД.
• Настроить автоматические напоминания о сроках исполнения в информационной системе.
• Проводить внутренние аудиты делопроизводства раз в полугодие комиссией.
• Обеспечить обучение кадров (курсы повышения квалификации по делопроизводству и архивному делу не реже 1 раза в 3 года).

Инструкция по делопроизводству МЧС ЛНР — это не просто формальный документ, а основной регламент, обеспечивающий управляемость территориальным органом в условиях повышенной ответственности (граница, ЧС, военное время). Строгое соблюдение ее положений, активное использование электронного документооборота и грамотное архивное дело гарантируют правовую защищенность деятельности ведомства, сохранность документного фонда и оперативность принятия управленческих решений.

Примечание: Текст данной статьи носит справочно-методический характер. Для работы необходимо использовать актуальную редакцию Инструкции, утвержденную приказом Начальника ГУ МЧС России по ЛНР, действующую на текущую дату.