С 2024 года в России действует единый государственный портал Вправе.рф, предназначенный для упрощения регистрации трудовых отношений, подачи сведений в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие контролирующие органы. Ниже представлена подробная инструкция, позволяющая оформить нового сотрудника без ошибок, соблюдая требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

Что такое сервис Вправе.рф?

Вправе.рф – это онлайн‑платформа, созданная Министерством труда и социальной защиты РФ совместно с Федеральной налоговой службой. На портале реализованы функции:

• Регистрация юридических лиц (если они ещё не зарегистрированы в системе).
• Создание и хранение электронных трудовых договоров.
• Передача сведений о приёме, переводе и увольнении работников в государственные реестры (ПФР, ФСС, Росстат).
• Получение электронных подписей (ЭП) и формирование печатных копий документов.

Сервис полностью соответствует требованиям статьи 68 ТК РФ, которая обязывает работодателя оформить приём на работу в письменной форме и передать сведения в государственные органы в течение трёх рабочих дней.

Кто может пользоваться Вправе.рф?

Портал доступен для:

1. Юридических лиц (ООО, АО, ИП, некоммерческих организаций).
2. Индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных в налоговой.
3. Государственных и муниципальных органов, которым требуется вести кадровый учёт в электронном виде.

Для доступа необходимо иметь Электронную подпись (ЭП) или Квалифицированный сертификат (КЭП) и учётную запись в Госуслугах.

Список обязательных документов (ст. 65 ТК РФ)

Перед началом работы соберите у будущего сотрудника следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и регистрацией).
• СНИЛС (страница с номером или выписка из СФР).
• ИНН (для ИП и физических лиц, если требуется).
• Трудовая книжка (для работников, подлежащих её ведению).
• Военный билет (для мужчин призывного возраста) – при необходимости.
• Медицинская справка (для работ с вредными/опасными условиями труда).
• Согласие на обработку персональных данных (можно оформить в виде отдельного документа или включить в трудовой договор).

Регистрация в сервисе Вправе.рф

Оформление приёма на работу в системе

Создание карточки сотрудника

1. В личном кабинете перейдите в раздел «Сотрудники» → «Добавить нового сотрудника».
2. Заполните обязательные поля:
   • ФИО (полностью, как в паспорте).
   • Дата рождения.
   • СНИЛС, ИНН.
   • Тип договора (трудовой, ГПХ, подряды – выбираем «Трудовой договор»).
   • Должность и код ОКДП (по классификатору).
   • Дата начала работы (дата подписания договора).
3. При необходимости загрузите сканы документов (паспорт, СНИЛС, медицинская справка) – система принимает PDF/JPG, размер не более 5 МБ.

Формирование трудового договора

В разделе «Документы» → «Создать договор» выберите шаблон «Трудовой договор по ТК РФ». Система автоматически подставит:

• Наименование работодателя.
• Адрес места работы.
• Ставку заработной платы (можно указать «по соглашению сторон»).
• Условия испытательного срока (не более 3 мес., если иное не предусмотрено коллективным договором).
• Ссылку на внутренний трудовой распорядок (если он загружен в системе).

После заполнения нажмите «Сохранить», затем «Подписать электронно». Подпись ставится с помощью вашего КЭП. Сотруднику автоматически отправляется ссылка на документ для подписи (можно подписать в мобильном приложении Госуслуг).

Передача сведений в государственные реестры

После подписания договора система предлагает «Отправить сведения о приёме». Нажмите кнопку «Отправить», и сервис в автоматическом режиме сформирует и передаст:

• Сведения в ПФР (форма 2‑НДФЛ).
• Сведения в ФСС (форма 2‑УТ).
• Сведения в Росстат (если требуется по отрасли).

Важно: перед отправкой проверьте правильность кода ОКТМО и ОКВЭД – ошибки могут привести к отказу в приёме сведений.

Оформление испытательного срока и ввод в должность

Согласно ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан:

• Ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка под роспись (можно загрузить в Вправе.рф и отправить ссылку).
• Предоставить инструкцию по технике безопасности и, при необходимости, выдать СИЗ.
• В течение 5 дней после начала работы оформить запись в трудовой книжке (в электронном виде – в разделе «Трудовая книжка»).

Завершение оформления: печать и хранение

1. Скачайте готовый договор в формате PDF (кнопка «Скачать» рядом с документом).
2. Если требуется бумажный вариант – распечатайте, подпишите (если подпись в электронном виде не приемлема по внутренним правилам) и храните в архиве вместе с оригиналами паспортов.
3. Электронные копии сохраняются в системе не менее 5 лет (требование статьи 68 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать договор дважды (в электронном и бумажном виде)?

Если ваш внутренний регламент допускает полностью электронный документооборот, подпись КЭП считается равнозначной собственноручной подписи. При проверке ФНС и ПФР достаточно предоставить электронный документ.

Как исправить ошибку в данных сотрудника после отправки в ПФР?

В разделе «Сотрудники» → «История изменений» выберите запись, нажмите «Корректировать», внесите исправления и снова отправьте сведения. Система пометит запрос как «корректирующее сообщение».

Можно ли оформить удалённого сотрудника, который работает из другого региона?

Да. При создании карточки укажите адрес места выполнения работы (по факту). В ПФР будет указано «рабочее место – удалённо», а в ФСС – «временная работа за пределами места нахождения работодателя».

Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?

Согласно ст. 65 ТК РФ, СНИЛС обязателен для расчётов в ПФР. В таком случае необходимо оформить запрос в СФР через портал Госуслуги и получить номер СНИЛС в течение 5 дней.

Полезные ссылки

• Официальный портал Вправе.рф
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑68)
• Инструкция ФНС по использованию электронных подписей
• Пенсионный фонд России
• Фонд социального страхования

Сервис Вправе.рф позволяет полностью автоматизировать процесс приёма на работу, минимизировать риск ошибок и обеспечить соответствие требованиям ТК РФ. Следуя приведённой выше инструкции, вы сможете:

• Собрать и проверить все необходимые документы.
• Создать и подписать электронный трудовой договор.
• В течение 3 рабочих дней передать сведения в ПФР, ФСС и другие реестры.
• Сохранить электронные копии в надёжном архиве.

Помните: своевременное и корректное оформление – залог защиты прав как работодателя, так и работника.