Дата актуализации:
Содержание
- Цель и задачи инструкции
- Нормативно-правовая база
- Сфера применения
- Структура типовой инструкции
- Порядок утверждения и внесения изменений
- Порядок применения на местах
- Электронный документооборот (СЭД)
- Ответственность и контроль
- Образец типовой инструкции (приложение)
- Заключительные замечания
Цель и задачи инструкции
Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах власти ЛНР предназначена для:
- установления единого порядка оформления, регистрации, учета, хранения и использования документов;
- обеспечения правовой определённости действий государственных служащих;
- сокращения времени обработки документов за счёт стандартизации процедур;
- внедрения и регулирования единой системы электронного документооборота (СЭД) в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления.
Нормативно-правовая база
Инструкция разработана в полном соответствии со следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об организации деятельности государственных органов» и связанные с ним указы Президента РФ;
- Постановление Правительства РФ от № 477 «О правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Приказ Минкультуры РФ от № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (рег. № 7418 в Минюсте РФ);
- Пункт 1.9 Правил делопроизводства, предусматривающий возможность применения инструкций в органах, использующих СЭД;
- Постановление Совета Министров Луганской Народной Республики (ЛНР) об утверждении «Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учёта и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
- Приказ Министерства юстиции ЛНР об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции и его территориальных органах»;
- Другие нормативные акты, регулирующие архивное дело и электронный документооборот в ЛНР.
Сфера применения
Инструкция обязательна к исполнению в:
- исполнительных органах государственной власти ЛНР;
- органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (СЭД);
- территориальных и муниципальных подразделениях, где ведётся делопроизводство в бумажной или электронной форме.
Структура типовой инструкции
Типовая инструкция состоит из следующих разделов (рекомендовано сохранять нумерацию и названия):
- Общие положения
- Цель, задачи, область применения;
- Терминология и основные понятия;
- Принципы делопроизводства (законность, открытость, эффективность).
- Нормативно-правовая база
- Перечень нормативных актов, регламентирующих делопроизводство;
- Ссылки на федеральные и региональные законы.
- Организационная структура и распределение функций
- Ответственные должностные лица (руководитель органа, заместитель, начальник отдела делопроизводства, архивариус и др.);
- Права и обязанности каждого из участников процесса.
- Порядок регистрации и учета документов
- Входящий, исходящий, внутренний документооборот;
- Регистрационные журналы, электронные реестры;
- Классификация и маркировка документов.
- Составление, оформление и обработка документов
- Шаблоны и формы (приказ, распоряжение, служебная записка, протокол и т.п.);
- Требования к реквизитам (шапка, реквизиты, подпись, печать);
- Сроки рассмотрения и исполнения.
- Электронный документооборот (СЭД)
- Порядок загрузки, подписания и передачи электронных документов;
- Требования к цифровой подписи и шифрованию;
- Контроль версий и архивирование в СЭД.
- Хранение, комплектование и архивирование
- Сроки хранения (рабочие, архивные, постоянные);
- Условия физического и электронного хранения;
- Порядок передачи документов в архив.
- Контроль и аудит
- Внутренний контроль за соблюдением инструкции;
- Периодические проверки (внутренний аудит, проверка со стороны органов надзора);
- Ответственность за нарушения.
- Порядок внесения изменений и дополнений
- Процедура разработки и согласования изменений;
- Утверждение изменений руководителем органа и согласование с профильным федеральным органом (архивное дело, ИТ‑поддержка).
- Приложения
- Образцы форм и журналов;
- Схема документооборота;
- Технические требования к СЭД.
Порядок утверждения и внесения изменений
Для того чтобы типовая инструкция стала обязательной к исполнению, необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовка проекта инструкции в рабочей группе (отдел делопроизводства + юридический отдел + ИТ‑служба);
- Экспертная проверка соответствия проектных положений федеральным законам и постановлениям (в т.ч. согласование с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела).
- Согласование проекта с руководителем органа исполнительной власти ЛНР.
- Утверждение приказом руководителя органа (в тексте приказа указывается номер, дата, подпись).
- Регистрация приказа в системе СЭД и публикация в официальных источниках (внутренний портал, информационный стенд).
- При необходимости – внесение изменений в инструкцию осуществляется тем же порядком, но с указанием «внесены изменения» и указанием даты и номера приказа.
Порядок применения на местах
Ниже описан типичный процесс применения типовой инструкции в органе исполнительной власти ЛНР.
Приём входящих документов
- Документ поступает в бумажной или электронной форме.
- Сотрудник отдела делопроизводства регистрирует документ в журнале входящих (бумажный) или в электронном реестре СЭД.
- Присваивается уникальный регистрационный номер (по шаблону:
ГГГГ/ММ/ДД-№/КодПодразделения). - Документ направляется в соответствующее подразделение в течение установленного срока (не более 2 рабочих дней).
Обработка и рассмотрение
- Получившее подразделение проверяет документ на соответствие требованиям (подпись, реквизиты, срок действия).
- При необходимости готовит служебную записку с предложением решения и направляет её в руководителю через СЭД.
- Руководитель в течение 5 рабочих дней принимает решение (приказ, распоряжение, отказ) и оформляет соответствующий документ.
Исходящие документы
- Исходящий документ регистрируется в журнале исходящих (или в электронном реестре).
- Документ подписываеться уполномоченным лицом (цифровая подпись в СЭД).
- Копия документа помещается в дело (рабочее или архивное) согласно срокам хранения.
Хранение и архивирование
- Документы, подлежащие хранению более 5 лет, передаются в архивный отдел в соответствии с установленными сроками.
- Электронные версии сохраняются в СЭД с резервным копированием на отдельный сервер.
- Физические документы хранятся в архивных шкафах, маркируются согласно схеме комплектования (дело‑номер, срок хранения).
Контроль исполнения
Контроль за выполнением инструкций осуществляет:
- Начальник отдела делопроизводства – ежедневный контроль регистрации и сроков;
- Внутренний аудитор – проверка соответствия фактического процесса установленным требованиям (раз в квартал);
- Контрольный орган (например, Департамент государственного управления) – проверка в рамках плановых проверок.
Электронный документооборот (СЭД)
Согласно пункту 1.9 Правил делопроизводства, в органах, использующих СЭД, инструкция обязана включать отдельный раздел, регламентирующий:
- Требования к формату файлов (PDF/A‑2, DOCX, XML);
- Обязательное применение квалифицированной электронной подписи;
- Порядок регистрации электронных документов (автоматический присвоенный номер, метаданные);
- Процедуру согласования и утверждения документов в режиме онлайн (рабочие группы, маршрутизация);
- Механизмы контроля доступа (роли, уровни доступа, журнал аудита);
- Требования к резервному копированию и восстановлению данных.
Все изменения в электронных документах фиксируются в журнале версий, где указаны дата, пользователь, причина изменения.
Ответственность и контроль
Нарушения требований типовой инструкции могут повлечь за собой дисциплинарную, административную и (при тяжких последствиях) уголовную ответственность. Ключевые положения:
- Сотрудники отдела делопроизводства несут ответственность за своевременную регистрацию и правильное оформление документов.
- Руководители подразделений отвечают за соблюдение сроков рассмотрения и подписи.
- Архивариусы обязаны обеспечить правильное комплектование и хранение архивных дел.
- ИТ‑служба отвечает за техническую поддержку СЭД и защиту информации.
Контроль осуществляется через:
- Ежедневный мониторинг журналов регистрации;
- Квартальные проверки внутреннего аудита;
- Годовые отчёты о состоянии делопроизводства, представляемые в органы надзора.
Образец типовой инструкции (приложение)
Ниже приведён сокращённый шаблон типовой инструкции, который может быть использован в качестве основы для разработки собственного документа.
Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах власти Луганской Народной Республики Общие положения Настоящая инструкция определяет порядок организации делопроизводства... Термины и определения: документ, входящий документ, исходящий документ... Нормативно-правовая база Федеральный закон № ... от ... Постановление Правительства РФ от № 477... Организационная структура Руководитель органа – ответственный за соблюдение инструкции... Начальник отдела делопроизводства – ... Регистрация и учёт документов Входящие документы регистрируются в журнале № ... Присвоение регистрационного номера: ГГГГ/ММ/ДД-№/Код Оформление и обработка Шаблоны приказов (Приложение А)... Сроки рассмотрения: до 5 рабочих дней... Электронный документооборот (СЭД) Все документы в СЭД подписываются квалифицированной ЭП... Журнал версий хранится в системе... Хранение и архивирование Сроки хранения: 5 лет – рабочие, 10 лет – архивные... Перевод в архив осуществляется приказом... Контроль и аудит Ежедневный контроль – начальник отдела... Квартальный аудит – внутренний аудитор... Порядок внесения изменений Проект изменений разрабатывается рабочей группой... Утверждается приказом руководителя... Приложения Приложение А – Образцы форм Приложение Б – Схема документооборота Приложение В – Технические требования к СЭД
Заключительные замечания
Принятие и правильное применение Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах власти ЛНР позволяет:
- Обеспечить законность и прозрачность административных действий;
- Снизить риск потери или искажения информации;
- Увеличить эффективность работы государственных служащих за счёт автоматизации процессов;
- Гарантировать соответствие регионального делопроизводства федеральным требованиям.
Рекомендовано проводить регулярные обучающие семинары для персонала, а также периодически обновлять инструкцию в соответствии с изменениями законодательства и технологических решений.
Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT. Дата публикации: .