С переходом компаний на гибридные и полностью удаленные форматы работы вопрос воинского учета сотрудников, проживающих в других регионах (или за границей), стал одним из самых острых для HR-специалистов и руководителей. Ключевой принцип, закрепленный в законодательстве на 2025–2026 годы: воинский учет дистанционных работников ведется по общим правилам, без каких-либо исключений (ст. 315 ТК РФ, Положение о воинском учете, Постановление Правительства РФ № 663).

В этой статье подробно разберем алгоритм действий, распределение обязанностей между работодателем и сотрудником, нюансы вручения повесток и переход на электронный учет в 2026 году.

Фундаментальное правило: место учета — по регистрации сотрудника, а не работодателя

Самая частая ошибка — отправка сведений в военкомат по месту нахождения организации. Согласно разъяснениям КонсультантПлюс, Контур.Экстерна и судебной практике:

• Сведения о приеме на работу, увольнении, изменении данных направляются в военный комиссариат (или администрацию), где гражданин стоит на воинском учете (по месту жительства или пребывания).
• Если сотрудник зарегистрирован в Москве, а работает на компанию в Владивостоке — отчетность идет в московский военкомат.
• Работодатель не имеет права «прикрепить» сотрудника к своему военкомату для удобства.

Обязанности работодателя: пошаговый алгоритм

Независимо от режима работы (полный день, неполный, совместительство, удаленка), работодатель обязан:

1. При приеме на работу (в течение 2 недель): направить в военкомат по месту учета сотрудника сведения о приеме (Форма № 18 или электронный аналог).
2. Вести учетную карточку (Форма № 10): заводить её на каждого военнообязанного/призывника. С 2026 года акцент смещается на электронный вид карточки (через личный кабинет работодателя на Госуслугах/ЕПГУ), параллельно допускается бумажный дубликат.
3. Информировать о изменениях (в течение 2 недель): смена ФИО, образования, семейного положения, состояния здоровья, получения/продления ВУС, смены ВУС, пригодности к службе.
4. При увольнении (в течение 2 недель): направить сведения об исключении с учета.
5. Обеспечивать явку по повестке: выдавать справку о заработке, сохранять место работы (ст. 170 ТК РФ).
6. Вручать повестки: под личную роспись не позднее чем за 3 дня до явки (п. 7 Положения о призыве, Пост. № 663).

Специфика для удаленщиков: вручение повесток

Это самый сложный момент. По общему правилу повестка вручается под роспись лично. Если сотрудник работает удаленно из другого города:

• Работодатель обязан определить способы коммуникации и передачи документов в доп. соглашении о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
• Если вручить повестку лично невозможно (сотрудник в другом регионе), работодатель должен проинформировать об этом военкомат, направивший повестку (ГАРАНТ.РУ, 2025).
• На практике используется: курьерская доставка (ЭМС/Пончта России) с уведомлением о вручении, ЭДО (если сотрудник подтвердил получение ЭЦП), передача через уполномоченное лицо.

Обязанности сотрудника: активная позиция обязательна

Работодатель не может выполнить все обязанности за сотрудника. Гражданин, стоящий на воинском учете, обязан (ФЗ «Воинская обязанность и военная служба»):

• Сообщить в свой военкомат о приеме на работу (даже если работодатель прислал сведения — это страховка от штрафов для самого гражданина).
• Уведомить военкомат о смене места жительства/пребывания в течение 2 недель (Аскон, Контур.Экстерн). Если сотрудник переехал в другой регион, он снимается с учета в старом и встает на учет в новом военкомате.
• Явиться в военкомат по повестке в установленные сроки.
• Сообщить работодателю о получении повестки (если получил лично) или подтвердить получение, если повестка пришла работодателю.

Электронный воинский учет в 2026 году: что изменилось

С 2026 года (согласно информации от ) происходит активный переход на полностью электронный формат:

• Карточка гражданина (Форма № 10) ведется в электронном виде в личном кабинете работодателя на портале Госуслуг / ЕПГУ.
• Обмен данными с военкоматом происходит через Единую систему воинского учета (ЕСВУ) / Реестр воинского учета.
• Сроки подачи сведений (2 недели) остаются прежними, но формат, исключительно структурированные XML/JSON пакеты через API или ЛК.
• Бумажные формы (№ 10, № 18) сохраняются как резерв или для архива, но основной юридический знач приобретает электронная запись.

Важно: Для удаленных сотрудников электронный формат критически важен — он исключает потерю почты и задержки при межрегиональном обмене.

Типовые сценарии и решения

Сценарий А: Сотрудник нанят удаленно, живет в другом регионе РФ

1. Заключаете трудовой договор + доп. соглашение о дистанционной работе (прописываете каналы связи: почта, ЭДО, мессенджеры для служебной переписки).
2. Запрашиваете у сотрудника: военный билет/удостоверение призывника, справку с воинского учета (если есть), данные о военкомате учета.
3. В течение 14 дней отправляете сведения о приеме (Форма 18 / электронная) в военкомат по месту учета сотрудника.
4. Создаете электронную карточку Ф.10 в ЛК работодателя.

Сценарий Б: Сотрудник переехал в другой регион (продолжает работать удаленно)

1. Сотрудник обязан: сняться с учета в старом военкомате, встать на учет в новом (по месту пребывания > 3 мес. или жительства).
2. Сотрудник приносит вам справку из нового военкомата (или уведомляет о новом адресе/коде военкомата).
3. Вы вносите изменения в карточку Ф.10 (новый военкомат, новый адрес) и направляете сведения об изменении данных в новый военкомат.
4. Старый военкомат исключает его из списков на основании данных ЕСВУ/сведений от гражданина.

Сценарий В: Сотрудник работает из-за границы

• Воинский учет ведется, если гражданин стоит на учете в РФ (не снят с учета при выезде).
• Сведения в военкомат РФ отправляются по последнему месту учета в РФ.
• Вручение повесток: если гражданин за границей, повестка считается врученной только при личном получении в консульстве или при въезде в РФ. Работодатель информирует военкомат о невозможности вручения.
• Если гражданин снят с воинского учета в связи с выездом на ПМЖ/ВНЖ — учет весть не ведется (нужен документ-основание).

Сценарий Г: Совместители и граждане по ГПХ

• Внутренние совместители: учет ведет основной работодатель (где трудовая книга/СТР).
• Внешние совместители: учет ведет каждый работодатель независимо (оба направляют сведения в военкомат по месту учета гражданина).
• ГПХ / Самозанятые: Воинский учет НЕ ведется (они не в трудовых отношениях). Но если по итогам проверки признаются трудовые отношения — начнут штрафовать за прошлые периоды.

Штрафы и риски в 2025–2026 годах (КоАП РФ ст. 21.5, 21.6, 21.7)

Суммы штрафов регулярно индексируются. На 2026 год ориентировочные размеры для должностных лиц/ИП/юридических лиц:

*Точные суммы уточняйте в актуальной редакции КоАП РФ на момент проверки.

Чек-лист для HR и руководителя: «Не упустить ничего»

• [ ] В трудовом договоре/доп. соглашении зафиксирован формат удаленной работы и официальные каналы доставки повесток/документов (почта РФ с уведомлением, ЭДО оператора, курьер).
• [ ] При найме: запрошен военный билет/призывник, определен военкомат учета (название, код, адрес).
• [ ] В течение 14 дней: отправлены сведения о приеме (Ф.18/электронно) в военкомат сотрудника.
• [ ] Заведена/актуализирована электронная карточка Ф.10 в ЛК работодателя на Госуслугах/ЕПГУ.
• [ ] Настроен мониторинг сроков: призывные кампании (весна/осень), сроки подачи отчетности (квартально/по событиям).
• [ ] Есть регламент действий при получении повестки: кто принимает, как логирует, как передает сотруднику, как информирует военкомат о невозможности вручения.
• [ ] Сотрудники информированы (инструктаж под роспись) об их обязанностях: сообщать о переезде, получении повестки, изменении данных.
• [ ] При переезде сотрудника: получены новые реквизиты военкомата, отправлены сведения об изменении данных в новый военкомат.
• [ ] При увольнении: в течение 14 дней отправлены сведения об исключении с учета.

Резюме

Удаленная работа не освобождает от воинского учета — она лишь усложняет логистику документооборота. Главные пиляры комплаенса в 2026 году:

1. Адресация: Все отчетность — в военкомат по месту учета сотрудника.
2. Цифровизация: Переход на электронную карточку Ф.10 и сдачу отчетности через ЕСВУ/Госуслуги — приоритет.
3. Документирование связи: Доп. соглашение о дистанционной работе должно четко регламентировать, как именно вы будете вручать повестки удаленщику в другом регионе.
4. Взаимодействие: Работодатель делает свою часть (сдает сведения, вручает повестки), сотрудник, свою (стоит на учете по месту жительства, сообщает о переездах).

Настройте процессы один раз с учетом электронного формата, и удаленные сотрудники из любых регионов перестанут быть зоной риска для вашей организации.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (ТК РФ, ФЗ «Воинская обязанность и военная служба», Пост. ПРФ № 663, КоАП РФ) и разъяснений экспертных систем (КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Экстерн, ЭЛКОД). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.